一生的计划行动手册-第6节

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　　六、每天早晨准点起床，坚持运动；
　　七、凡是有违你的原则的事情，勇敢说出“不”，不要在乎是对谁说；
　　八、尽早使用效率手册来计划你的时间并按计划行事。
　　九、在你的居室、办公室贴上警句，诸如“自律让我充满力量”、“胜人者力，自胜者强”；
　　十、为自己留一点余地。留余地决不是为自己不能自律开脱，而是当你失控后，能够振作起来，而不是自暴自弃。即使是很伟大的人物，都有失控的时候。
　　
　　行动：
　　□　　在朋友亲人眼里，你是个很有自控力的人吗？
　　
　　□　　在你经历中哪件失控的事情让你后悔莫及？
　　
　　□　　在你经历中，哪次自律为你赢得信心和尊严？
　　
　　□　　你一年会有多少次大发雷霆的时候？
　　
　　□　　你会经常说一些过头的话吗？
　　
　　□　　哪一次因为言语伤害了别人？写下教训
　　
　　□　　你有些什么方法控制你的舌头？
　　
　　□　　你坚持洗冷水澡或冬泳吗？
　　
　　□　　你一周坚持运动几天？
　　
　　□　　你是否经常给自己积极暗示：你是个很自律的人？
　　
　　□　　当别人的要求不符合你的原则时，你是否有勇气说出“不”？
　　
　　□　　你最喜欢的一句关于自律的格言：
　　
七、高效率（Efficiency）
　　一个平衡的成功者，他在精神、财政、教育、娱乐四个方面都达到很高程度的平衡，意味着在家庭、事业、朋友、社会等相关领域都要有一个平衡的时间付出。当然，在这里平衡地付出时间并不是说平均地付出时间，而是需要技巧来使生活的各个领域恰到好处地得到照顾。
　　要做到平衡生活，特别需要高效率管理时间的技巧，以下列出时间管理的方法要点：
（一）自我评估　　分析现状
　　如果：
　　你的时间总是排得满满的，而且常常感到时间不够用，被堆积如山的任务所困扰，而经常加班；
　　在诸如接听电话，阅读文件等日常性事务上，往往花费太多的时间，而一些极为重要的事情却常常被耽误了；
　　你感到自己的时间，总是不在自己掌握之中，常常被各种事项任务牵着鼻子跑，却苦于没有好的解决办法……
　　你需要科学的时间管理方法。
　　时间管理就是在日常工作中，始终如一地、有的放矢地使用那些被证明是行之有效的工作方法，以便组织管理好自己生活的方方面面，最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。
　　如何运用时间管理方法来制定符合你工作生活特点的时间管理方案？首先请进行自我时间利用状况分析，并对自己目前时间管理方面进行一个简单评估。
　　现在，请立即将今天你自己安排的状况记录下来，并连续记录一周。
　　从记录结果，第一可以看到自己工作生活方式，第二可以清楚直观发现目前时间利用状况。你很有可能发现，闲聊或无关紧要的电话占用了你如此多的时间。
　　
　　时间管理现状评估
　　
　　1．每个工作日前，我都能为计划中的工作做好准备。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　2．凡是可交派下属去做的我都交派下去。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　3．我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　4．我尽量一次性处理完毕每份文件。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　5．我每天列出一个应办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　6．我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会谈。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　7．我试着按照成绩曲线图来安排我的工作。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　8．我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　9．我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事情。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　10．当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”。
　　　　A。　从未做过
　　　　B。　有时做
　　　　C。　经常做
　　　　D。　总这样做
　　
　　求解：选择A为0分，B为1分，C为2分，D为3分。如果你把得分加起来，你就会取得下列结果：
　　0分～15分：你自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。但是，如果你在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。
　　16分～20分：你试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。
　　21分～25分：你的时间管理良好。
　　26分～30分：你已成为每一位想学习时间管理的人的榜样。让你周围的人都来分享你正确管理时间的好经验！
　　
（二）规划时间　　提高工作效率
　　〈一〉规划时间的基本步骤
　　面对堆积如山或突如其来的任务事项，你会常常一筹莫展。现在请你尝试下面的方法。
　　第一步，罗列出需完成事项的清单
　　第二步，估计各事项需要耗费的时间
　　第三步，按照60：40规划的原则，将计划性与灵活性相结合
　　即：计划安排工作时间不要超过60％，要留出40％的机动时间来处理不期而遇的事情。
　　第四步，决定事项的优先，删减或安排他人。（见艾森豪威尔法则）
　　第五步，事后检视。
　　一般情况下，计划难免不能如期实现，因此，需要及时分析，找出原因，并把没有完成的事项安排到下一计划日。
　　
　　〈二〉时间管理的基本原则
　　在按照上述时间规划步骤制定计划时，请将以下一些时间管理的基本原则应用其中。
　　①　艾森豪威尔原则
　　美国将军艾森豪威尔提出的简单实用原则，可以帮助你有效克服每日或每周的混乱，以便正确区分事项类型，决定事项的优先顺序，是否安排他人或删减。
　　
重要性

不需要立即处理
需要立即处理


B
A
非常重要

D
C
不太重要

时　间　紧　迫　程　度
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　如图示，根据事情的重要性和时间紧要程度，来划分事情类型。
　　　　A。　重要，需尽快处理——优先
　　　　B。　重要，不需尽快处理——可暂缓，但需要加以足够的重视
　　　　C。　不太重要，需尽快处理——是否安排他人
　　　　D。　不太重要，不需要尽快处理——是否删减委派他人，或推迟
　　
　　②　计划性与灵活性原则
　　我们常常感叹“计划赶不上变化”，从而对时间管理产生疑虑。科学求实的时间管理应该是计划性与灵活性的体现。
　　·日常行动计划——60％左右
　　·不期而至的或突发性的等计划外的行动——40％左右
　　在实际工作生活中，请根据你个人活动特点和时间利用状况来对时间分配做出更精确的安排。即可能是“80：20”原则，或“55：45”原则。
　　
　　③　个人生理曲线与工作方式
　　每个人的精力在一天之内有一定的节奏性，决定了每人一天精力的高峰与低谷。有的属“早起型”，有的则是“晚睡型”。因此，有必要根据每人的生理曲线，来确定个人的工作方式特点，从而制定高效率的实践计划。
　　你的水平发挥取决于精力充沛与否，你需要了解自己的工作绩效曲线来制定时间计划。尽量将精力高峰时间安排做重要的事情，并注意在低谷时间安排适当休息。
　　
　　④　日干扰曲线与工作方式
　　在前面个人时间利用记录中，你可能已经意识到了在许多工作时段，存在着被同事、公司、下属或其他人反复打断和中途干扰的情况，从而直接影响到工作效率。
　　除了掌握一些对抗干扰的技巧方法如学会断然拒绝术、适当的身体语言等等外，最现实的一种方法就是反向工作。即尊重同事、公司、下属或其他人的工作习惯，尽量把主要的重要的事项安排在干扰最少的时段。
　　请试着从个人时间记录中，着手绘制你本人的日干扰曲线。根据日干扰曲线来有效地规避干扰的“风险”。
　　
　　⑤　帕雷托时间原则
　　意大利经济学家帕雷托（Pareto　1843—1923），提出在一个团队或一群人中，少部分人较大部分人创造出更多价值。即“80：20”原则。
　　在实践中，我们经常看到：
　　20％　的客户带来80％　的销售额
　　80％　的客户带来20％　的销售额
　　20％　的销售人员产生80％　的业绩
　　80％　的销售人员产生20％　的业绩
　　在时间管理中：
　　20％　的工作时间产生80％　的成效
　　80％　的工作时间产生20％　的成效
　　结论：
　　·优先解决少数重要事项，然后解决占多数的次要事项
　　·尽量安排个人效率高峰时间段来处理少数重点事项
　　·尽量安排日干扰曲线小的时段来处理少数重点事项
　　
（三）用时间管理工具来管理时间
　　到目前为止，仅仅有时间管理观念和时间规划是不够的，你还需要一种工具来帮助你实施规划。
　　许多人用过记事本，或是称作效率手册的带日历的记事本。但是这类记事本仅仅帮助记忆某年某月某日做的事情，没有从时间管理角度设计相应的表格样式，而不能真正成为时间规划的一个载体，一种工具。
　　为了将你的时间管理观念和时间规划真正付诸于行动，建议使用效率手册——重要的必需的管理时间的工具。
　　
　　〈一〉效率手册是什么？
　　真正意义上的效率手册是指集中夹放统一规格纸张，并有意识归类的活页本。也有功能相同的电子版的效率手册。（在这里，以活页本为例）
　　效率手册是集日历、日记、记录、制定目标、规划时间、帮助记忆、记录地址、参考书思维卡片和检查工具为一体的灵活的时间管理体系。它是保证实施高效时间管理的重要的必需工具。
　　借助于效率手册，一切尽在掌握之中。不仅能把握所有短期或长期约会时间，而且始终对各种安排、计划和设想了如指掌。
　　效率手册能有效地把个人各个时期的重要活动、时间安排、信息资料和目标想法等保存下来，形成完整的个人档案。
　　
　　〈二〉效率手册的结构
　　目前国内真正意义上的效率手册还几乎没有。欧美一些专门机构生产的效率手册基本设计理念大致相同，但在具体表格模式等方面各有特色。
　　在这里，以连续七年获得世界时间管理方面权威奖项的时间管理权威机构——德国Tempus公司生产的效率手册来做一些简单介绍。
　　
　　①　时间规划部分
　　除了活页年历以外，有每月、每周和每日计划的格式纸张，它们之间插有索引，可以把它们装订在一起。
　　日历中能找到随后数月或数周的事项提示页，这些提示页使事项安排、目标和约会时间等的设定转移变得容易。
　　配有当日（红色）、优先事项（绿色）、约会（蓝色）三种标签，方便你对这些重要计划安排的快速查阅。
　　
　　②　职业和个人资料部分
　　Tempus的效率手册备有包括工作和生活等方面的各种表格式样供你选择。方便你用简短紧凑的形式，尽可能把重要的职业和个人资料记录在效率手册上，随身携带，并加以保存。
　　例如，工作方面表格样式目录：
　　项目规划、会议安排、内容记录、销售表格、客户资料、商务旅行、费用清单、电话记录、问题解决方案等等。
　　个人生活方面表格样式目录：
　　旅行计划、预算计划、购物、健身、清洁房屋、三餐安排、生日、庆典、个人爱好、付款明细表等。
　　
　　③　通讯地址和电话号码
　　
　　④封皮套
　　各种质地样式的封皮，内有封口袋、透明袋等可以存放有效支票、信用卡、身份证、