第三单元哈佛经理的能力-第18节

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要找出一家收藏丰富、使用方便的图书馆并不是一件容易的事，真正有用的图书馆并不多。如何选择图书馆呢？应着重考虑七个条件：　
　（1）历史悠久。图书馆设立的时间愈久，收藏古版书、绝版书的可能性愈大，尤其连出版社都已经没有库存的书，很可能老图书馆都有。　
　（2）藏书丰富。一个图书馆的藏书量如果没有7——12万册的话，可利用率会很低。信　　
息工作，就是要在许多好资料中找到自己的目标信息。如果原资料量不够，就谈不上筛选了。　
　（3）封架书表示贵重图书很多。图书馆特别封架处理的一定是贵重图书，这是市面上找不到的。　
　（4）拥有良好环境的参考室。参考室中存放的大多是统计、年鉴、缩版、人名录、年报、地图等书籍、资料，这些是个人难以负担或买回收藏的书，所以好的图书馆一定要有好的参考环境，尤其要有称职的图书管理员提供咨询。　
　（5）聘用优良的图书管理员。一个好的管理员，其实就是找书专家，他总是用正经、重视的态度来看待读者不经意、不明确提到的问题。一个好的管理员就象一座图书馆，他不但拥有丰富的书籍知识，而且一定要有绝佳的耐性。　
　（6）能让读者大量借书的图书馆。一个好的图书馆，起码一次能让读者借五本书。　
　（7）开馆时间。理想的开馆时间至少要到晚上八时以后，而且假日一定要开放，这对上班族或个人来说，都是福音。　
大学附设的图书馆也是一个重要的信息源。有些图书馆只对校友、在校生开放，有些则会对社区开放；会利用大学图书馆的人，大多都是精于资料收集的人。如果要收集特定行业的资料，不妨向社会团体的图书馆和资料中心寻找；有些企业甚至有自己的小图书馆，也是一个方便的资料来源。专门的博物馆也具有图书馆的功能，博物馆的工作人员和图书管理员一样，都有释疑的能力，是不可忽视的信息源。　

3。　有效利用图书馆的方法　
为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息，管理者应在行前做好准备工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法，并不能全部囊括增加的新领域的书种，许多人在图书馆里找不到书，有时候不是个人的错，而是图书馆分类的问题。　
一般图书馆的书卡形式大约是：　
　（1）依图书分类；　
　（2）作者名（笔划序）；　
　（3）书名（笔划序）。　
4。　收集资料的注意事项　
在图书馆里找资料，大多数能让读者复印，不过要大量复印，尤其是碰到很难在市面上买到的书时，总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通常会把复印机固定在某个规格以便统一收费；如果复印规格和收集资料的规格不同，会增加整理上的难度；如果需要大量复印时，不妨把书借出来自己动手复印后再还书，可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸，比规定尺寸小还好整理，要是尺寸太大，就得折叠，以后翻阅起来很不方便。　

四、信息整理技巧　
袋式挡案整理技巧　　
资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时间、手续繁琐。　许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸，自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章的文件也跟垃圾一样，不好存放。　
大约在20年前，王先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60　
公分、长2公尺、宽40公分的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，王先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。　
他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则；即在什么条件下，可以轻松处理资料。这些条件主要有五项：　
　（1）能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的；　
　（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响自己的“私房钱”；　
　（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；　
　（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；　
　（5）这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。　
脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都可“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型2号”袋，这种纸袋到处都能买到，连A4型的资料都放得进去。这是一种复杂而吃力的处理方法，方便、省时又不浪费财力。　
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两公分，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。　

□　文件资料整理技巧　
1。　当机立断的勇气　
各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两种选择：　
　（1）是否有保存整理的必要；　
　（2）是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。　
取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着“暂时保留”的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。　
2。　“边读边丢”法　
　“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”，心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则：　
将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。　
对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。　
拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此，才不会在“垃圾”中工作。　
3。　舍弃多余的复印资料　
复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是“垃圾资料”愈多。人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。　
不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。　
4。　注明出处　
任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看日志就可以查出与会人。　
5．复印文件的原始名称　
一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标识，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1公分宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印，印上自己的名条。　
6。　制作规格化的表格　
使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时，也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。　
7．　“文件资料的整理”注意事项？　
文件资料的整理有七个注意事项：　
　（1）信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；　
　（2）文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；　
　（3）统一规格是资料整理的基础，任何资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；　
　（4）要统一不同规格的资料时，可借重复印机，但要节省纸资源；　
　（5）在任何文件资料上，都要注明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；　
　（6）不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；　
　（7）复印机是个人工作上最重要的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。　

□　电子资料整理技巧　
文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的纸资料相比，各有优缺点。　
1。　电子资料的特征　
电子资料的优点包括四项：　
　（1）小型记录媒体却能收集大量资料；　
　（2）易于资料的加工与重复利用；　
　（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；　
　（4）使用电话即能快捷传递资料。　

不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：　
　（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；　
　（2）无法从外表查知资料内容；　
　（3）资料的互换性比一般文件低；　
　（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；　
　（5）成本比纸资料贵。　
因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。

2。　电子资料的危险性　
大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。　
事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子资料的安全性。　
以随身型的文字处理机为例，它是采用IC卡为记忆媒体，一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。　

3。　电子资料的整理重点　
从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：　
　（1）资料视觉化。记录电子资料不象一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就象是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。　
　（2）预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机，还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。　

4。　用适当的索引整理电子资料　
　（1）录音带的整理。工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，“声音”并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛