成功有约-高效会计手册-第9节
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人的发言：既可以同意某人的发言，也可以就某人的意见提出相反的观点。
会议主持人的责任只是使与会人充分地、自由地发表意见，对各种意见只是
听取，不作结论。自由交流法强调自由发言，创造宽松的会议气氛，使与会
人在没有任何约束的情况下发表意见，尤为适用于一些学术性、征询性和论
证性会议。
“头脑风暴”法简称BS法，是一种会议形式。BS法原来的意思是指精
神病患者，精神错乱时的胡言乱语，这里转用它的意思是无拘无束、自由奔
放地思考问题，会议在非常融洽和轻松的气氛下进行，在搞改进方案方面不
受任务框框限制，他一般不发言，以免影响会议的自由空气。国外经验证明：
采用BS法提出方案的数量要比同样的人单独提方案多7O％。会议有四条原
则：①不互相批判；②自由鸣放；③欢迎提出大量的方案；④每个人都要善
于结合别人的意见提出自己的方案。从上述四条原则中可以看出，其主要特
点是互相启发。会议主持者要对在会议中可能产生的各种方案做到心中有
数。与会者人数以6—1O人为宜，他们应来自各个部门。要注意功能定义的
表现方式。功能定义是指提案的文字表达方式。同样的意思可用不同的文字
来表达。所以，对功能所下的定义是否适当，对提案很有影响，有时甚至得
出完全不同的结果。提方案时，不要谈既有的办法，只需根据功能定义，去
考虑用什么方法和手段可以完成这种功能。可以提各种各样的方案，一次会
议可以提上一二百个，甚至更多。会议结束后，主持者对提出的方案，从技
术上到经济上作评价。例如，对新产品方案的咨询，在技术上要考虑产品的
质量、可靠性、安全性、生产条件、技术水平及生产上一些制约条件：在经
济上要考虑直接劳务费、材料费、设备上的投资以及由于改进和变更所引起
的费用等等。
典型引路法 此种方法的具体使用是：在会议召开之前，会议主持人把会
议的内容及本人的意图向预定参加会议的有关人员作个别介绍，请有关人员
就有关问题提前进行准备，并在会上作重点发言。由于会前通过预约有人提
前做出准备，所以，这样的发言对其他与会人的思考和发言可以起到很好的
引导作用。在使用此方法的过程中，作为会议主持人既要重视预约发言对会
议讨论的引导作用，对即席发言中有价值的内容也能给以敏锐的捕捉和高度
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的重视，并根据会议进行的情况，灵活调整原有的安排，以最大限度地集中
集体的智慧，使会议收到预期的效果。
无主持人开会法所谓无主持人开会法，顾名思义，就是一种不专门设立
会议主持人的会议。无主持人的会议是这样进行的：会议组织者在会议之前
即将有关本次会议的目的、议题、有关文件的讨论稿和辅助性材料分发给计
划参加会议的人员，并附带提出有关的要求，使与会者对会议的内容有充分
的了解，有充分的时间准备意见。会议召开时，会议主办单位并不派出具有
特定身份的领导人员做会议主持人，而只派少量的工作人员做些具体的工
作。在会议进行过程中，与会人员或按照既定的次序，或按照座位的顺序，
或按照自愿的原则进行发言，就实质性问题发表和交换意见。会议工作人员
在这时只做记录或服务，不言其他。由于没有会议主持人，这样便可以消除
与会人可能存在的或多或少的恐慌、拘谨和其他类型的心理障碍，可以便与
会人的精神变得很放松，使每个人的意见的表达和交换能够变得更加充分和
彻底。
列宁开会法指列宁在主持人民委员会会议时所使用的方法。列宁开会法
包括以下八个方面的内容：（1）只请与讨论问题有关的人员参加会议。（2）
在向会议提交议题时，必须同时附带有以下材料：A。对议题的简要说明；B。
拟好的人民委员会决议的草案；C。与议题相关的部门的反映和提出的反对意
见。（3）不许迟到。无故迟到半小时罚款5卢布；半小时以上罚款1O卢布。
（4）在会议进行当中，与会人员有事只许递纸条，禁止说小话。（5）给报
告人的时间是1O分钟。 （6）给发言人的时间第一次是5分钟，第二次是3
分钟。 （7）发言不得多于两次。（8）对议题赞成或反对的每次表决，只占
1分钟。列宁在主持会议时，一律严格按照以上方法进行，使会议表现出了
很快的节奏和很高的效率。每次开会，如遇报告人或发言人请求有所例外时，
列宁总是摇摇头，对他们说：“这不符合我们的会议规则，是违反纪律的。”
日本人开会法日本人开会法指日本效率协会对各界成功的会议进行广泛
的调查和归纳后所提出的会议方法。日本效率协会指出：作为一个会议主持
人，要想成功地主持一个会议，必须注意并遵守以下12点：（1）会前要使
自己和每一个与会人对会议的目的及讨论方式心中有数；（2）不可随意无目
的地开会，即使会议是有目的的，在会议进行过程中，也不要开得漫不经心；
（3）控制参加会议的人数，无关者一律不要参加；（4）严格遵守时间，一
次会议不超过两个小时为宜；（5）主持人有维持讨论秩序和作出明确决定的
责任；（6）在会议进行过程当中，要避免插入与会议无关的议题；（7）要
尽可能把会开得生动活泼；（8）主持人每隔3～5次对发言作一次小结；（9）
发言要简明扼要，每次不超过一分钟： （1O）一次谈一件事：（11）会议结
束时，主持人要与全体与会者确认会议的结论；（12）必要时，主持人应在
会后写出简明的会议报告发给每一位与会者。
改变会议沉默的技巧在会议进行讨论的过程中，常常会出现有一部分人
总不发言或在某一段时间内没有人发言的现象。这种现象被称作会议沉默现
象。会议沉默现象出现是任何一个会议组织者都不希望看到的，因此需设法
予以改变。在实际的会议活动中，造成会议沉默的原因不同，所以，解决的
方法也不同。（1）顾虑重重的沉默。这种人平时不经常参加会议，不习惯或
害怕当众讲话。解决的办法是：会议主持人可抓住机会或主动引出话题对其
给予鼓励，并表示对他 （她）的讲话很感兴趣，使其增加自信和勇气。（2）
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话不投机的沉默。这种与会者在许多的情况下常常感到自己和别人的思路不
同，又觉得自己人微言轻，不得已便只好以沉默相对待。解决的办法是：会
议主持人要尽量创造出一种宽松的、平等讨论问题的气氛，使人放下思想包
袱，增强参与意识，以积极的态度投入到会议讨论中来。（3）胸有成竹的沉
默。持有这种沉默的人通常处世老到，或涉世艰深，或屡经磨难，不肯对人
讲出自己的心里话，因而缄口不言。对这样的与会者，会议主持人可适当采
取诚恳请教，主动提问的办法，促其发表意见。（4）事不关已的沉默。在这
种与会者眼里，会议与已无关，因而对会议的一切内容和会议的进行都抱无
所谓的态度。对此种情况，解决的办法是：一方面，会议主持人主动提问；
另一方面，反省自己，对沉默思考一会儿。在这短暂的沉默当中，不许任何
人马上发言，保持会议室的安静，并不可随意搞出其他声响。这个办法的使
用，保证了在短暂沉默之后的第一个发言的人是经过一番慎重考虑的。这种
会议主持技巧的使用，减少了离题的发言和脱口而出的品头论足。它提醒和
迫使所有的与会人员对会议的议题都要深思熟虑，而千万不要随意发言。
减少会议中空话废话的技巧（1）作为会议主持人对本次会议的目标必须
十分清楚，由此还必须十分清楚对于本次会议和正在进行的议题来讲什么是
空话、废话。（2）会议主持人自己首先不要讲空话、废话，这一点非常重要。
（3）以明确的语言及时制止其他与会人的一切于事无补的空话、废话，而不
管该讲话多么富丽堂皇。
这里介绍一下哈罗德·吉宁为减少会议中的空话、废话所采取的一个办
法：吉宁规定，凡开会之前，公司就会议所讨论决定的事项必须事先送来详
细的报告。会议上任何人不得重复报告的内容。即使有能说会道之士，也极
难在会上施展他口若悬河的才能。吉宁有办法结束他的长篇大论，他的口头
禅是：“别再演说了，只需要谈谈实际情况。”
控制会议节奏的技巧在会议活动当中，作为会议主持人，要合理地控制
会议节奏，提高会议效率，就要对以下三个方面给予特别的关注和实践：第
一，要为会议规定节奏。即在每次会议之前，根据会议议题，做出本次会议
的进行计划表，对会议讨论每个议题所占用的时间作出计划和规定。这样，
只要会议的进行计划表制定得合理，并在会议进行过程中严格按照为每个议
题所规定的时间进行会议，不为某一个议题而随意拖延时间，以避免打乱会
议进行的计划。这样便可以使会议表现出一种比较合理的节奏。第二，要为
会议创造节奏。除了对会议的进行做出计划以外，在会议进行当中，会议
主持人还要以自己敏捷的思维，言简意赅的发言，为会议创造一种快速
和适度紧张的节奏，不容许会议有任何拖沓和离题的时间。第三，要灵活和
合理地调整会议节奏。在对会议的进行做出计划和使会议保持在较快节奏的
前提下，作为会议主持人还要对会议的进行做出一些随机的调整：一方面，
立即结束已有结果的讨论，而不管是否已到所计划的对该问题讨论结束的时
间；另一方面，当讨论出现一些有价值的意见时，亦可对原有计划做适当的
“有计划的拖延”，以使会议取得更大的成果。
总而言之，尽管在控制会议节奏方面有许多的技巧，但其中最基本和最
不容忽视的一条就是：一定要有一份有关本次会议的进行计划表。
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八、领导小组讨论
如果说，成功的会议有什么秘决的话，那就是自由而公开的讨论。训斥
或指责对现代的员工都是没用的。几乎每个下属人员都希望有机会自由提问
和讨论组织内部的重大事件的决策内容，相互交流切磋彼此的思想。
有成效的小组讨论和“漫谈”的区别，可以归结为会议主持人的统驭能
力的大小。圆桌会议的成功或失败完全取决于会议主持人本身。
□对领导人的提示
一般都认为领导人的工作就是在会议中组织、激发和引导会议的思考和
进程。在某些方面，非正式的圆桌讨论把最大的责任放在会议主持人肩上。
由于讨论的质量取决于与会者态度的相互影响，所以会议领导人必须既敏感
又灵活。他必须能适应讨论问题多变的要求以及各人的性格。虽然没有可以
做为模式的实际做法，但领导讨论的能力一般可以应用以下原则和技巧得到
改进：
1。做好准备——会议主持人应对付论主题的背景有完全充分的了解。
2。事先思考，以便发现常见的可能出现的问题和反对者可能采取的论
点。
3。通过事先计划来防止干扰。假如打进来的电话必须接，就要考虑在另
外的地方开会；要检查材料和视听设备，以保证一切顺利。
4。评估你的听众——不可低估他们的才智，也不可高估他们知识的丰富
程度。
5。了解与会者中的每一个人，充分考虑与每个具有特殊个性的与会者的
交流方式。
6。为了让与会者感觉轻松，你应表现为小组的一员，而不是做有威胁性
的局外人。幽默和插话能起作用，但当这种情况达到一定程度时，会议领导
人要向小组及时提醒会议的目的。
7。和听众一起平等合作，避免操纵人们。
8。用一般�
