成功有约-高效会计手册-第8节
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小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语
和轻微的骚动。在这种情况下，主持者如果坚持继续开会，多数发言者就只
能重复别人的发言，而显现不出创见。生理学家们给这种状态专门取个名称，
叫做“反面活动阶段”。在这个阶段，主持者对与会者变得很难驾驭，这一
阶段通过的“决议”，容易带上“激进”的色彩。如果会议开得再长，许多
与会者一心想快点散会、将会对通过的决议采取无所谓的态度。因此，最紧
凑最有效的会议，一般不应超过1小时。多数与会者需要3O～40分钟才能恢
复良好的自我感觉，这样才能保持良好的会议效果。
（7）要避免炫耀自己的业绩。会议主持者在会上吹嘘自己的业绩，以此
想抬高自己的威望，其结果必然适得其反。一般情况下，与会者对他所崇敬
的人的心理状态是，希望从他的谈吐中，得到如何把工作搞好的启发，而不
是想听他过去的“丰功伟绩”。
□主持会议的原则
1。主持执行性协调会的原则
政策性研究会和执行性协调会，是性质不同的两种会议，有着不同的主
持会议的原则。对执行性协调会议，又称之为解决问题的会议，主持会议者
应当遵循的原则是：
（1）严格控制会议的进行。因为会议有着必须达到的明确目的，所以，
会议主持者就只能允许围绕与目的直接有关的事来讨论，防止会议“走题”。
（2）保持言简意明的会风。要使与会者在发言中言简意明。主持者首先
要做出表率，否则，在客观上就不能造成会议的紧迫感，不能使与会者的精
神处于高度集中、紧张状态，会议效果就必须会出现两种情况：一是使会议
松松垮垮、拖拖拉拉；一是使会议的议题不集中，精力分散。
（3）主持者应只考虑可执行的实际解决方案。既然这个会是为了急需解
决某一问题而召开的，那么，在众多的发言中，对于那些实际上不能执行，
或者暂时不能执行的方案，不管他多么有创见，均应放弃。
2。主持政策性研究会的原则
这种会议又被称为产生思想观念的会议。应注意下述原则：
（1）主持者和与会者要建立平等的关系。由于这种会议上没有上、下级
之间的命令服从关系，与会者应当不称官衔，一律平等。主持者不应限制讨
论的问题范围，而应使与会者充分地表达他们的思想。当与会者的发言与客
观规律和与现实不符时，主持者应当耐心地引导他们，使他们的观念慢慢地
形成。还应当对与会者的发言进行巧妙的综合，用发言者的一个建议去加强
另一个建议，使方案逐步趋于成熟、系统化。
（2）在对某个问题进行可行性研究时，论证一定要充分，这就可能导致
某些与会者之间产生分歧。这时，会议主持者要善于发现新问题，补充新资
料，使新观点脱颖而出，并运用心理学的办法，让他们公开论战、对质、论
证，以便当场定夺。例如，国际电话电报公司一名参谋人员在一个会议上打
断了一名产品部经理的汇报，他质问为什么这个子公司不购买其他国际电话
电报公司的零件，反而向别的企业去购买，尽管这些话十分生硬，但都集中
在争论问题的实质上，具有专业技术人员的风度，而不是进行人身攻击。吉
宁稳坐在他的蓝色转椅上听双方的对话，突然他找到了头绪，就打断了对话，
并指派一个人去研究这个问题，然后让汇报继续下去。这种会议正像一名高
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级管理人员所说的，“就像一场网球比赛，你可以和对手打一场激烈的球赛，
但比赛之后，你们的交情仍在。”
（3）注意会议的开放性。会议的结果也应是开放的。因为这种会议没有
紧迫的问题急需解决，与会者的注意范围自然会比较广泛，这对主持者往往
都是有益的。主持者切忌简单地肯定一些，否定一些，从而封闭了会议的大
门。他应当使大门开放，尽量让大家施展自己的想象力。如果与会者的发言
非常有创造性，但一时构思不成熟，则应鼓励他在会后继续完善自己的想法，
提出书面建议。
（4）应注意取长补短，团结协作。产生观念的会议，虽然不一定在会议
上当场拍板，立即决断问题，但这依然有明确的目的。主持者在会议开始时，
应反复强调会议欲达到目的有赖于与会者的意志，使他们有一个共同的愿望
和基础，可以避免一些不必要的互相讥讽，恶语伤人、明争暗斗，这样做，
也就有了一个共同的衡量准则，“会议开得如何？”，“是否成功？”，与
会者将会有一个共同的基础来判断。
（5）会议即将结束时，主持会议者还应充分地归纳大家的见解，强调会
议的成效乃是大家共同努力的结果。这可以增强与会者的团结气氛，一旦以
后决定或采纳其中的某些意见时，也有助于推动执行。
3。注意沉默者的反应
有些人在会议上喜欢保持沉默，这也可能是表示赞同，也可能是准备在
多听旁人的意见之后再讲。这些情况都是正常的，可以不必在意。但主持会
议者一定要弄清楚以下一些沉默的情况：
（1）顾虑、害羞的沉默。有的人或许有很好的意见，但又觉得讲出来别
人不一定能接受，或者害羞，怕别人讥笑，因此想讲又不敢讲。主持者要及
时发现这些人的心理，鼓励他们发言。
（2）话不投机的沉默。如果会议形成一边倒的气氛，有的人明知孤立，
也就不发言了。主持者这时应着重考虑出席会议的成员是否恰当，是否有助
于目标的确立。譬如要开一个研究改革的会议，而出席会议的人绝大多数都
是比较保守的，那么少数人即使再有好的改革见解、也不会很快地讲出来。
（3）言多必失的沉默。会议不民主，使一些人不敢讲真话，担心言多必
失，因而缄口不言。
（4）自由主义的沉默。有的与会者认为会议议题与己无关，抱无所谓态
度，故不动脑筋。主持者应注意减少这种人与会。
（5）敌对的沉默。如果有人自始至终表示出一副爱理不理的样子，这可
能是“以沉默表示反抗”，这样的人，也可能是反对会议议题，也可能反对
会议主持人。
在上述五种情况下，主持人应对真诚献计献策的人表示格外的亲切；对
于讽刺、挖苦、嘲笑的人，应予制止；对沉默者，要相宜行事。
4。会议“八戒”
不管是哪种会议，主持者欲用好会议这个工具，提高会议的效率，就必
须做到会议“八戒”：
（1）每会必须有一个会议的明确目标，不开无目标的会议；
（2）每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议；
（3）会前必须作充分的准备，不开无准备的会议；
（4）只能召开非开不可的会议，不开可开可不开的会议；
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（5）会议参加者必须与会议直接有关，不要无关的人参加会议；
（6）开会时，必须围绕会议议题中心发言，不要作离题的讨论；
（7）表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经讲过的论点；
（8）会而有议，议而有决，不开议而不决的会议。多次会议才能解决的
问题，应当明确宣布是暂时休会，并应宣布下次 会议的进一步
要求，关照大家提前准备。
5。会议成本
在努力提高经济效益的今天，每个企业家都仔细地盘算本企业的生产成
本。同样道理，开会也是要计成本的。有的
企业每开一次会，就计算一次成本。计算的公式是这样的：每小时会议
成本＝每人每小时平均工资的3倍×2×开会的人
数平均工资×3，是因为劳动生产率高于工资。又因为开会要中断经常性
的工作，故再乘以2。
假设每小时平均工资为0。5元，开会人数为3O人，那么每小时会议成本
为90元，一天会议的成本为720元。这是会议的直接成本。如果会议无效，
会而不议，议而不决，互相扯皮，互相拆台，其间接成本就更高昂了。因为
大型会议往往会导致工厂停工减料，其损失是很大的。如果会议作出错误的
决策，使整个企业在一个错误的方向上走，致使大量人力、物力、财力、付
诸东流，损失就更不堪设想。
日本有个太阳工业公司，这个公司每次开经营会议时，总是把一个醒目
的会议成本分析帐贴在黑板上，还有会议程序表，每一程序也都有明确规定
的内容与时间。
在深圳，时间就是金钱，效益就是生命。“深圳速度”促使深圳人开会
必须计算会议成本。共青团深圳市第一次代表大会只用3个小时，就圆满胜
利闭幕。为了缩短会议时间，团市委在会前做了大量工作。他们把工作报告
拿下去广泛征求意见，反复修改，向基层的293名代表分送了大会提案表，
征询建议等。发给大会代表的文字材料在会上不宣读，连开、闭幕词也都省
掉不读。会议的议程安排是：市委领导讲话，选举第一届团委会，利用验票
的空间作工作报告，宣布选举结果，通过工作报告和决议。由于会议开得十
分紧凑，内容实际，代表们始终精神饱满。
日本著名经营管理学家土光敏夫提倡开会时要各抒己
见，全体发言，不发言者，就没有参加会议的资格，并号召开会
不超过一小时，提倡站着开。
□会议主持的技巧
会议主持技巧是指会议主持人在主持会议的过程当中，为使会议尽快地
达到预期的目的，更迅速地取得成果而使用的一些特定的方法，其中包括如
何优化会议时间和会议议题的技巧、如何合理控制会议节奏的技巧、如何使
与会人充分发表意见的技巧、如何激发与会人创造性思维的技巧、如何制止
离题发言和无原则争执的技巧、如何改变会议沉默现象的技巧和如何向与会
人作出提问的技巧等等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议
活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，
它的全部意义和价值，就是通过会议主持人对会议过程的有效控制，使会议
的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在最短的时
间内取得最好的成果，使主持会议也成为一门艺术。
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反向讨论法反向讨论法是发动与会人员以逆向思维的方式，取得对特定
讨论对象的进一步完善的会议讨论方法。对此种方法的使用是以这种形式进
行的：会议开始时，会议主持人对此次会议的背景、目的及希望取得的成果
等清楚地向与会人做出说明，并就解决某个问题较完整地谈出自己的想法或
拿出一个已基本成形的方案（也可以是该组织就某个问题所作出的决定等）。
之后，要求与会人员对主持人的意见和方案充分发表意见，“横挑鼻子竖挑
眼”，以分析和指出原方案的不足之处为主，对方案赞同的意见则可以不谈。
由于反向讨论法表现的是与会人员对会议主持人提出的意见和方案的逆向思
维，是以提不同意见为主，所以，该方法的使用需要具备必要的条件，即在
组织内部要有良好的群体关系 （特别是领导和下属的关系），否则此法则难
以使用和被人接受。
自由交流法使用此法的会议，一般不安排具有较高职位或德高望重的人
参加会议，而只是有关部门委托有关人员代行主持。会议开始时，会议主持
人根据本次会议的主题提出一个没有严格限制的议题。然后，与会人则可各
抒己见，自由发言。发言既可以是直接针对会议议题，也可以是针对某一个
人的发言：既可以同意某人的发言，也可以就某人的意见提出相反的观点。
会议主持�
