成功有约-高效会计手册-第7节
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6。具有耐性
有些与会者在发表意见时往往辞不达意，另一些与会者则可能在群众面
前因感到胆怯而回避发言。面对这一类的与会者，主席应主动提供协助与鼓
励；要做到这一点，主席非具有高度的耐性不可。
7。能灵活地应付“挑刺”人物
与会者之中、难免会有少数“挑刺”人物存在，诸如有高度偏见者、喜
爱垄断发言者、火气特别大者等。主席必须能够在不冒犯他们的前提下，有
效地对付他们。
8。沉着并自我约束
为了激励与会者信心，主席除了应表现热诚与果敢的态度之外，须保持
沉着坚定，并自我约束。他应避免在幕前过度地暴露自己。比如不应放荡不
羁地发表自己的意见、垄断发言或理论说教等等。
9。具有幽默感
幽默感对消除紧张气氛，以及令会议顺利进行具有很大的作用。主席在
运用时应特别注意避免轻浮或浅薄的话语。
□主席在会议中的角色
有人说：“会议的主席有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的
主席固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用，但是担当会议的主席却
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比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角
色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。现将主席在各种会议中
所扮演的角色阐释如下：
1。提供信息
在这一类会议中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令与
会者了解信息的内容，而且要避免使他们对信息产生误解或曲解。为了达到
这个目的，主席应尽量避免 以单向说教的方式垄断整个会议，
而最好是能腾出一些时间 （比方说1O％的时间）解答与会者的
疑问。在这种情况下。主席又扮演了解说者的角色。
2。培育训练
在这一类会议里，主席所扮演的角色是传道、授业、解惑的教师。主席
的参与程度要视课程的性质，以及与会者对课程的熟悉程度而定。例如课程
本身颇为深奥，而且与会者对该课程相当陌生，则主席的参与程度恐怕非高
达总会议时间的75％—9％％不可。但若课程本身很适合采取专案讨论或
角色扮演等方式进行，那么即使与会者对该课程不甚了解，主席的参与
程度大概可以降低到总会议时间的5O％左右。再
如与会者对课程相当熟悉，而且课程本身又适合广泛的讨论，则主席的
参与程度甚至可以减至总会议时间的2O％。
3。宣传政策
在这一类会议中，主席为使与会者接受新政策，他首先必须扮演提供者
的角色，将他所要宣传的政策作一番叙述。其次，他必须扮演媒介的角色，
鼓励与会者对他所提供的政策发生兴趣。再次，他必须扮演解说者的角色，
对与会者的任何疑问提供解答。最后，他必须扮演说服者的角色，设法使与
会者心悦诚服地接受方针政策。在这一类会议中，主席的参与程度，大致以
占总会议时间的50％～7O％较为恰当。
4。解决问题
在这一类会议中，主席最重要的任务在于领导与会者探索问题最佳解决
途径。他通常需要做到下列五件事：第一、阐释问题的内涵、问题发生的背
景、以及解决问题的重要性。第二、借解说者角色，鼓动所有与会者参与问
题解决。第三、借控制者角色，将会议导人实现目标途径，以避免时间浪费
以及无谓的意见冲突。第四、借与会者角色（即脱离主席身份而成为与会者
之一），提出自己的见解。第五、回复主席身份，归结会议的成果及指明未
来方向。在这一类会议里，主席的参与程度，大概介于总会议时间的4o％～
60％较为理想。
5。收集信息
在这一类会议中，主席除了扮演陈述者与媒介两种角色，以阐明会议目
标及鼓动与会者提供信息外，最重要的便是扮演聆听者角色，以搜集与会者
所提供的信息。因此，主席的参与程度，应以不超过总会议时间的2O％较为
理想。
由以上阐释可知，主席在不同的会议中，需要扮演不同的角色，甚至在
同一个会议中，也要扮演多种不同的角色。因此，除非主席能够恰如其分地
扮演各种角色，以及适当地从事角色转换，否则他将难以实现会议目标。任
何一种会议极少为单一目标而召开，它通常是为实现多种目标而召开的。在
这种情况下，主席所需扮演的角色将要更多，角色转换自然更加频繁。
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□会议主持者成功要诀
1。会议主持者的职责
会议能否成功，首先要看会议主持者是否明确自己的职贡。会议主持者
的产生有多种方式，一种是由大家民主推选的执行主席，一种是领导者依据
分工的当然主席。不管哪一种产生办法，会议主持者常常会产生几种想法：
一种是认为倒霉，把主持会议当成沉重的负担；一种是不负责任，无所谓；
一种是沾沾自喜，认为是值得骄傲的事。会议的成败与主持者这种主观想法
关系甚大。因此，选择会议主持者十分重要。不称职的会议主持者常常会产
生以下三种情形：
第一种是“一朝权在手，便把令来行”。他认为既然当上了会议的执行
主席，就有权控制会议，别人应当以他的意志为转移，会场上常常由他滔滔
不绝地发言，别人不能提出任何异议。
第二种是放任自流，认为自己没有必要发挥什么作用，抱着无所谓的态
度对待会议。
第三种情况更差，他情绪不稳定，又懒得思考，避免承担责任，有意使
会议“会而不议，议而不决，决而不行。”
这三种情况中，第二、第三种会议主持者，均属选人不当。至于第一种，
有些荣誉感并非不好，但过分地沾沾自喜，也可能把会议搞垮。事实上，能
使主持者高兴的只有一件事，那就是达到会议的预定目标。要达到会议的预
定目标，主持者最好是扮演“仆人”，不要扮演“主人”的角色。因为只有
主持者本人谦恭，以仆人的角色约束自己，才能使大家畅所欲言，使少数不
赞成决议的人乐意接受既成事实。
2。会议主持者应注意的事项
为了使会议开得成功、有效，会议主持者还应注意以下一些问题：
（1）注意会议议题的先后次序。根据人的心理、生理、精力等特点，与
会者在会议的前半部时间里，富有活力和创造性，因此，需要与会者开动脑
筋、集中献智的议题，应放在会议的前半部分，以便使达成的决议质量高。
（2）会议的议题，有的可能完全一致，有的可能相当分歧。开会时，可
以先分歧，后一致，也可以先一致，后分歧，这要视具体情况而定，但会议
主持者一定要有思想准备。先讨论分歧的问题，精力集中，可能有助于问题
的解决，但如果分歧越来越大，无法收拾，又影响了一致的问题没有机会讨
论了。后讨论有分歧的问题，对散会的气氛要有些影响。不管哪一种，主持
者最好开始就限定每个议题的讨论时间。
（3）避免琐事占据了会议的时间。会议上常有一些人对紧迫而细小的事
一定要纠缠个水落石出；对虽不紧迫但影响重大深远的事却没有给予关心和
注意。会议主持者头脑一定要十分清醒，抓住全局性的和影响长远的议题，
切不要让琐事干扰。
（4）会议必须准时开始。如果有人迟到，会议等上几分钟，渐渐地，不
准时就成为合法了。最好有一个会议记录，记上与会者的考勤情况，这对不
守时的人是有益的。
（5）对会议应实施有力的引导。当会议中有的人言不由衷，唠叨不停时，
会议主持者应暗示他，或利用机会打断他的话。
3。主持会议的要领
主持会议的要领不外乎两条：一是处理好议题，即会议的主题、中心；
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二是应付好与会者。
会议的议题是会议的核心，会议主持者必须在开会之初就把议题说明
白：哪一项议题必须在会上由与会者作出决定；哪一项只需要与会者表明意
见即可；哪一项需要当事人在会上做报告，然后让与会者回去进一步思考；
哪一项有待于客观环境的配合才能解决；哪一项与会者必须赞同；哪一项需
要建立一个专门小组去作进一步研究对策……
另一条要领是应付好与会者。首先，一定要让与会者充分了解如下问题：
议题的内容和为什么要请他来参加讨论，讨论的理由，事情的现状，现有的
解决方案以及对此方案的正反两方面的意见。其次，要适时地终止辩论。有
时辩论已经达成了某种妥协，但主席却没有发现，结果是“夜长梦多”，节
外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式，如，基本一致而及时终止；求同
存异而及时终止等。最后，简明扼要地归纳。每一项议题经过讨论后，主持
者应当简明扼要地将决议的结果报告给与会者，同时留下记录。
4。会议主持者的素质和修养
会议是现代企业家的工具，是互通信息的手段之一。会议能否成功，与
会议主持者的素质和修养关系甚大。为了用好会议，企业领导应具备一定的
素质，要加强素质修养。
（1）企业领导在主持产生思想观念的会议的时候，他的领导水平和艺术
表现在于：切忌一言堂，要发扬民主，提倡百家争鸣，能将其中的精华吸收
到自己的总结中来。千万不要在与会者发表了1O条意见之后，企业领导发表
排斥这1O条意见的第11条意见，这样下去，久而久之，参加会议的人就少
了，会议的气氛也必然窒息。这对企业领导来说，是种很大的危险。
（2）解决问题的会议，应当做到“五个什么”，“一个何”，国外称之
为五个“w”和一个“H”，即what（什么事？）、why（为什么干这件事？）、
Where（哪个单位或什么地方执行？）、 Who（由准来执行？）、 when（什
么时间执行，什么时间完成？）、 How（如何执行？）。这些都是解决问题
的会议所必须遵循的原则，每位会议主持者都必须要有这种素质。
（3）注意发挥各人的个性。企业领导最容易犯的毛病，就是在会议上强
求通过自己的意见，他总是不切实际地希望下属与自己有着同样的个性、看
法和想法。这在客观上是根本办不到的。企业领导不仅应当承认还必须尊重
他的个性，善于设法利用他人的个性去争取工作的成功。
（4）加强引导，批评要有建设性。既然会议是一个群体进行讨论，总难
免会发生某些冲突，有时甚至进行人身攻击。在这种情况下，会议主持人往
往不得不对某个人、或某些人进行批评。但是批评时应当竭力避免同他们发
生冲突，因为会议主持者与他们发生直接冲突，会议就陷入僵局。在批评之
前，主持者最好先对他们作一番鼓励和夸奖，使他成为你的朋友，然后再良
言苦口，善进忠言，并且应当在批评中带有建设性，使被批评者真正明白其
道理。
（5）声音要宏亮，举止要适当。会议主持者宏亮的声音，会立即反映出
他的朝气、信心和魄力，有一种无形的感染力。还应当注意细节，举止要适
当，比如，不必过分地指手划脚，不应咬着烟斗讲话；动作也要注意，如不
时地推推眼镜，把眼镜拿下来擦一擦，玩一玩手上的铅笔，搔搔头，抖抖腿，
等等。这些事情虽然很小，但都会分散与会者的精力，影响领导者的威信。
（6）会议的时间不可太长。据生理学家的研究，参加开会和讨论时，人
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的脑力最佳状态只能保持40～45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是 1
小时。超过这个界限，与会者的注意力就会松懈，会场上就会出现窃窃私语
和轻�
