成功有约-高效会计手册-第15节
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不是偷偷摸摸像个间谍似的，采取这种方法是很好的。
·评估表格——这方面有两派。一派主张在会议闭幕时——或每次重要
会议结束时——分发评估表格，并要求人们在离去以前填好。他们的理由是：
现场的印象比较新鲜和准确，而且可以得到较多的反应，因为人们不会把表
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格带走而忘记交回。另一派认为人们在会上填写表格可能匆忙而不仔细，填
写的是最表面的印象。给他们一点思考时间，他们会反应得更准确。一位报
纸广告经理说“我们要求两周内的市场报告”。如果人们离开会场且不受他
人影响，他们的真实感受就会显露。两种意见各有其正确之处。你可以两种
方法都试试，看哪一种更适合于你单位。
□严峻的考验
对推销会议的真正考验是人们回到工作岗位后怎样执行。例如，他们现
在是全面推销呢，还是仍然集中于他们认为最容易推销的那些品种？他们是
否了解新的折扣条件并正当地把这些条件向买主提出？他们是否正在走访管
理部门想要渗入的新的销售渠道？访问报告是否填写得更为完全并且更迅速
地提出？
这里，现场销售的管理是关键。重要的是实地找出和克服困难。听其自
然直到最高管理部门有所察觉，问题就不可收拾了。
·外勤工作报告——如果你有外勤管理人员，在他们返回他们的地区之
前，和他们单独开个会是个好办法。要明确告诉他们，他们在花费时间和推
销人员一起走访以观察推销人员的推销方法，以及他们对审查方针与程序方
面负有哪些责任。你还可以准备一张简短的核对清单给他们作为备忘和指
南。如果你自己对外勤推销人员负有全部责任，就给你自己也准备一张核对
清单，这会使你更便于确保会议的讯息和程序传到外地。
一位制造商有五个地区，每个地区有20个分店。一位分店经理说，地区
经理走访各分店，“我们还得到一份我们在会议上讨论的全部内容的抄件。
通过地区经理的走访和我们处理文件的方式，他们能很快了解我们是否学到
了我们应该学到的东西。”
·数量——外勤工作报告有助于衡量会议的质量效果。至于数量评价，
就看数字。“盈亏一览结算线——纯销售业绩”是许多销售经理评价推销会
议有效性的方法：
——销售量上升了吗？
——销售量的上升是你希望推销人员强调的产品种类吗？
——会上介绍的新产品是否完成指标？
——是否正在发展新客户？
——推销人员是否完成个人定额？
——推销人员的周转是否放慢？要对你希望实现的目的心中有数，然后
进行查核以弄清你是否成功。
□寻求帮助
为地区性的或全国性的推销会议制定计划是一件巨大而令人生畏的任
务。无论是一年制定一两次会议计划的个人还是会议的专业者，都是如此。
不管是哪种情况都没有必要由一个人单独进行。帮助是可以找到的，而且往
往不花钱。
·会议场所的制定计划者
许多旅馆和度假胜地以及所有的会议中心都有会议服务人员或部门。把
你要召开的会议的情况尽多可能地告诉他们。不要只限于到会人数、到达时
间、卧室间数及用餐次数，还要说明会议的目的。这样，制定计划者就可以
根据你的需要分配适当的会议室，并安排用餐时间和菜单——或许甚至建议
一次推动目标实现的围绕会议主题的活动。
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·航空公司
航空公司的制定会议计划的服务机构常被忽视。可是航线上的工作人员
能做的事情远不止预定机票和办理折扣率。各航空公司的服务项目不同，但
多数包括各客户的预定总记录（以确保个人得到商定的特别标价）；会议出
席人员名单，按姓名或到达时间先后排列；提前挑选座位和办理登机证；有
关目的地说明的印刷品等。有些航空公司还为你的会议准备宣传品，或协助
安排租用车辆。多数航空公司对展品提供打折扣的航空货运费率。
能得到这些服务的集体人数通常最少为1O人或25人。有关某一航空公
司更详尽的服务情况，可询问其会议计划或会议服务处。
·专业的制定会议计划者
小型例会通常可由公司本身制定计划。但如果会议是大型的，需要复杂
的安排，或必须是无懈可击的，而你（像大多数销售主管人一样）又没有一
位专门制定计划的职员，你就可能需要得到外部的帮助。一位专业的制定计
划者可以办理场所视察，谈判旅馆费率和飞机票价，并协助安排议程、印刷
材料。视听业务、娱乐及宣传。专业的制定计划者是独立的商人，因此要收
取服务费。可是，他们的专业知识有助于客户节约时间和费用，从长远来看
是合算的。
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《成功有约——高效会议手册》高效会议要点
会议是否富于效率，解决之道不在于少开会，而是开高效率的会议。
会议是否富于效率，解决之道不是少开会，而是开高效率的会议。
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一、会议发言要点
既然会议是一种面对面沟通的场合，因此主席必须掌握面对面沟通的技
巧——陈述技巧、发问技巧、倾听技巧与答复技巧。
主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必
须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望；
第二、使听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻
采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。
假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意他讲求陈
述技巧、视听器材的使用技巧以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难
获得。
□陈述前的准备工作
主席在陈述前必须做好准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经
验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述
之前至少必须做好下列各项准备工作：
1。了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对
陈述的主题拥有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题
抱什么态度。
2。熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。
唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
3。设定希望实现的具体目标。主席应先确定，他到底希望听众从他的陈
述中得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到
的观念充作什么样的作用。
4。将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般
性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。
5。根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要
者与最切题者。
6。考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，若能
同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
7。准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。该份纲要可划分为引言、本
体与结语等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目
的传递给他们。例如在会议刚
开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的
期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分
旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓逻
辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已
知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并
且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道
家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的
是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们
的是什么。”（Tell’em what you are’em，goingand to tell
tell’emwhat you’em）这种陈述方式颇值得我们参考采用。told
8。备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲
议等。
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9。用录音机及录像机作陈述演练，或是在一、两位假想听众面前进行陈
述演练。
□陈述技巧
陈述成败，主要取决于陈述者本人是否拥有自信心与热忱。周全的准备
与丰富的陈述经验，可为陈述者带来高度的
自信心。基于此，陈述者应尽量把握陈述的机会，以便培植这
一方面的自信心。至于热忱有无，则除了受陈述者本人天生
资质所决定外，仍然要看陈述者对陈述的信息是否具有高度评价而定。
倘若陈述者认为他所陈述的信息不但是正确的，而且值得听众听取，则他的
热忱将油然而生。基于此，为使自己对陈述产生热忱，陈述者应慎选自认有
益于听众的信息，作为陈述的内容。除了自信心与热耽，陈述者仍须讲求下
列九种技巧：
1。要与听众保持视线接触。这即是说，陈述者应尽量减少念读文稿。
2。灵活运用“停顿”技巧，以便让听众得以深思及判断所听到的信息，
并作出反应。
3。尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。
4。适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷
感觉，而且还可使陈述本身显得更加生动。
5。善用幽默性话语。有些人善于运用既诙谐又不失庄重的话语；这些人
在陈述时可尽量发挥这方面的所长。欠缺这方面才华的人，则不必勉强自己。
值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与
浅薄的话语应绝对避免。
6。要克制让听众分心的各种举止。这是一项很难界定的个人行为特征。
有些人一边在陈述，一边在听众面前随意走动并挥舞双手，他们不但不会让
听众分心，反而足以唤起听众注意并维持其兴趣；但另一些人在陈述时只要
稍微走动，听众即无法集中精神听讲。有些人在陈述时手中不停地玩弄物品，
听众并不以为然；但另一些人的类似动作，却足以引起听众的不快。回避足
以让听众分心的举止的最佳方法，便是向听众探寻实情，并设法改正。其次，
便是设法让自己的陈述变得极度精彩有趣，以便让听众因全神贯注聆听，而
意识不到自己的举止。
7。注意措辞，并述说符合听众的程度与听众要求的层次的语言。
8。以投影片、幻灯片、挂图，或派发讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一
边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易让听众丧失兴趣与耐性。
9。设法用发问让听众介入，避免从头到尾都唱独脚戏。
□视听器材的配合作用
当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事
情的理解程度将大为提高。基于此，陈述者——特别是口才不佳的陈述者，
在陈述的时候，应尽量多利用视听器材。在芸芸众多的视听器材当中，最被
普遍使用以及效果最好的恐怕是投影机。现将使用投影机的要领简介如下：
1。用投影机时应该站立。站立不仅便于操作，而且可使陈述者掌握全局
而不致沦为投影机的配角。
2。使用投影机时不应熄灭全部灯光，因为一旦熄灭全部灯光，则身为主
角的陈述者将从听众的视野内消失，并使投影机成为听众注视的焦点。
3。可当场在空白的投影片上书写或绘制简单的文字或图形，复杂的则应
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事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以使�
