成功有约-高效会计手册-第14节

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　　　　　在到达日就开始可能会更有效利用每个人的时间，甚至能使你提前一天　

结束会议而不略去任何一件事情。如果你已　

　　　　　为会议指定正式的航班，你在航空公司的联系人能帮助你协调人们和到　

达时间并相应地计划你的议程。　

　　　　　即使是开幕日的鸡尾酒会也不必是严格社交性的。一位运动衣商在鸡尾　

酒会中间展示了他的新货色。人们已经有时　

　　　　　间喝酒吃东西，所以并不讨厌这种插曲。而且见到新货色使他们热情谈　

论会议期间能够了解这方面的哪些情况。　

　　　　　□第一次全体会　

　　　　　这方面又有对标准做法的变动余地。你是不是想在会议开始前让人们漫　

步进入并坐下，还是愿意他们在会议室外会合，一直到会议开始前几分钟？　

然后你突然打开门，让他们在激动人的音乐伴奏中通过出席的主管人员的欢　

迎行列走进会场。　

　　　　　在会议开始时，往往放映电影或幻灯片。许多这类商业演出适合于适当　

的主题，可以照用。其它的可以按你的需要插入你自己的幻灯片。或者你可　

以进行你自己的演出，用当年或上次会议拍摄的镜头。但如果是严肃的，只　

有工作没有娱乐的会议，开幕时使用视听设备可能不合适。你可能宁愿直接　

讲开场白。　

　　　　　开幕式为整个会议定下基调。你让参加者知道可以抱什么期望，而且你　

或者得到他们的合作，或者得不到。因此，第一个讲话的人——不管是总裁，　

是负责销售的副总裁，是负责市场营销的副总裁，还是其它主管人——应该　

提醒大家为什么召开会议。　

　　　　　　“今后几天内你们学到的新的服务工作，将有助于我们进入一个全新的　

市场。在你们回去以前，你们会有六个不同机会了解其特征和作用，以及你　

们能向顾客奉献的好处。”　

　　　　　如果公司总裁出席会议，但不致开幕词，他的讲话就应包括解释他为什　

么觉得参加会议是重要的。其它的总部人员可以只被介绍，或者简单说几句　

有关他们主管的工作以及他们将如何参加会议。例如，主管新产品的经理可　

能愿意告诉参加者他已审查会前要求他们提交的顾客异议并将于“明天上午　


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十点讨论”。　

　　　　　如果有大家感到疑惑的谣言或棘手问题，就在会上正面提出。例如，告　

诉大家你了解他们想知道新行销方案会如何影响他们的推销和收入，然后立　

即给他们坦率的回答，或告诉他们到会议什么阶段将得到回答。　

　　　　　务必做到有人——谁合适，就找谁——向大家就公司现状及其面对竞争　

者的处境作一诚实的评价。还要告诉推销人员他们在维护和加强公司地位的　

全面战略方面应起的作用：　

　　　　　　“你们能用本次会议上学到的知识使我们的顾客相信我们比过去任何时　

候都更加负责地解决他们的问题。”　

　　　　　注意：即使你设法在开幕词中谈及全部要点，也要使开幕式越短越好，　

并迅速转入研讨会。人们不是来听报告的，他们是来学习的。　

　　　　　□研讨会和培训班　

　　　　　不论你拥有划分为几个小组参加这些活动的大批推销人员，还是始终在　

一起的少数推销人员，会议的中心是各种研讨会和培训班。这是人们获得有　

关推销什么及如何推销的最新　

　　　　　讯息的场所。他们学到产品介绍或更新以及帮助他们推销的　

　　　　　促销广告活动。他们增长推销的专业知识，分析他们或公司　

　　　　　正在承受的困难，并一起寻求解决办法。　

　　　　　在这些方法中进行选择时，要记住两条基本的指导方针：用适合于该问　

题和你单位的方法，并变换方法以保持兴趣。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以下是几种可　

能的方法：　

　　　　　·讲课——这是一种有效的传达讯息的方法，尤其是有关技术问题。某　

化工厂专业公司推销人员在推销会议上受到有　

　　　　　关新产品开发和专门术语的教育，以及有毒物品和安全问题　

　　　　　的最新资料，但他们也花费很多时间做参加实践活动的实验　

　　　　　室工作。　

　　　　　过多的讲课可能使那些本身具有良好联络技能的成人觉得厌烦甚至不　

快。因此只在绝对必要时才讲课。但凡可能，　

　　　　　要使用人们都能参与的方法。　

　　　　　·参加实践演练的做法——让推销人员看得见，摸得着产品，并用产品　

演练。如果切实可行，把竞争者的产品和你自己的产品都拿来。让人们亲眼　

看一看，以增长他们对产品的了　

　　　　　解，因而也增长他们推销的能力。　

　　　　　如果你推销某种服务，可用销售说明、广告等进行竞争对　

　　　　　比。　

　　　　　·角色扮演——这是改进销售技能的特别有效的方法。一般是两人一组，　

一人演推销员，一人演买主。但是有办法变换这种标准方法。每次由一组表　

演情景，其余各组评论扮演推销员的人。也可以组成队，各组则可竞赛。或　

者所有各组　

　　　　　同时表演，然后各“买主”也汇报推销员哪些地方做得好和哪些地方做　

得不好，而推销员可汇报他们认为推销的哪些方面最难处理。　

　　　　　一位郊区报纸的连锁商店的地区广告经理常常在他的会议上使用角色扮　

演以进行推销培训。他说：“我们让人们扮演客户、推销代表和旁观者，并　

由他们轮流扮演角色。”在角色扮演中，较高的管理人员来回走动，进行观　


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察并以一些消息和无关的问题等进行干扰。这种干扰使情景更为逼真。销售　

经理说，管理部门“想看看”在干扰之后，“人们是否能恢复推销方式。”　

　　　　　在角色扮演中你不必总是使用自己的产品。在一次有关谈判的研讨会　

中，一位剃刀商让他的推销员“推销”一所住宅。人们分为两人一组进行—　

—一位不动产的推销员和一位未来　

　　　　　的房主。推销人员都被告知同样的房地说明和开始的要价。在预定的时　

间结束时，每位推销员汇报他所卖得的房价，差距　

　　　　　之大竟然惊人。然后他们必须解释他们如何卖得这样高价，或者买主怎　

样将价钱压得这样低。使用完全不同于他们所推　

　　　　　销的产品或服务可以帮助代表们集中注意力于推销技巧而不　

　　　　　是产品特征。　

　　　　　录像带在角色扮演中可起有效的作用，因为它使推销人员能看见自己的　

行动。但这只有在录像时人们感到自在才可行，因为这样他们才显得真正自　

然。　

　　　　　□推销人员的投入　

　　　　　当问到销售主管人最希望改进推销会议的哪些方面时，列在首位的是得　

到推销人员更多的回馈的愿望。他们想知道推销人员想的是什么或关心的是　

什么。大多数推销人员也愿意让管理部门知道。所以很难相信你还得费力地　

从他们那里得到讯息，可是这是事实。下面是可能有所帮助的一些方法：　

　　　　　　·可以在会前或会议期间使用问卷。会前送出的问卷可以征求对议程项　

目的建议？或者要求对一些具体方面的投入：你必须对付的最粗暴的异议是　

什么？你以为你的推销介绍的最薄弱部分是什么？管理部门能做些什么使你　

的推销工作容易些？有些问题是敏感的，最好在会前用不具名的问卷处理。　

但同样问题可在会议时提出并用作讨论的基础。　

　　　　　　·交流经验是另一种可用方法。推销人员热衷于谈论他们去年最困难的　

推销，访问前行之有效的准备方法，或加强与顾客关系的额外工作。这时候　

部门可以发现推销人员有什么困难，哪些地方他们做得成功：顾客需要什么，　

以及竞争在哪方面造成损害，要充分利用这个方法。　

　　　　　　·测验：会议开始时的一次测验，是会议领导人发现人们短处和他们需　

要学习什么的另一个方法。但如果必须立即把结果列表，则务必尽量简短。　

还要做到会议领导人有充分准备，而且灵活到足以根据测验结果改变方法或　

安排。　

　　　　　　·“餐桌话题”。午餐也可以成为出席人有成效的学习时间。做到这一　

点的方法之一是使对同一问题有兴趣的一群人坐在一起。讨论题可由管理部　

门决定。或者，更好的办法是推销人员在会前的问卷中提出建议。为使这一　

方法可行，可在每张餐桌上摆上标志说明讨论题，或指定每个讨论题的负责　

人，让有兴趣的人和他坐到一起。　（可能有必要让人们事先选好话题，以确　

保某张餐桌足够坐下所有感兴趣的人。）这种非正式讨论往往产生有益的意　

见，并能引发延续到下次会议的热情。　

　　　　　□会议暂停　

　　　　　几乎被认为当然的事实是一个开两天或两天以上的会议，都在中间有休　

息时间，以进行娱乐活动。不仅推销人员希望如此，而且中间的游乐——特　

别是如果会议是紧张的——使人们回来时精神焕发地重新投入工作。要注意　

两点：　


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　　　　　·不要把娱乐活动安排得不必要地拖长会议。有位商人在一个岛上举行　

一个从星期天晚上一直到星期四的会议。星期一下午没有会。而星期四白天　

也没有会，颁奖宴会星期四晚上才举行。既然星期四白天没有安排活动，就　

不如在星期三晚上举行宴会。这样人们才可以享受额外的星期四娱乐时间—　

—公司的开会待遇不变——或者如果他们愿意的话可以回家而不漏掉会议任　

何内容。　

　　　　　·不要把会议安排在度假胜地，那里的会议室都看得见游泳池或网球场，　

而你的日程又是上午八点，下午五点。这样你只会招来憎恨。如果你安排的　

是一个只有工作没有娱乐的会议，那就应该在完全工作的环境举行。　

　　　　　□颁奖宴会　

　　　　　除非你为了酬谢人们的业绩而特别组织鼓励性的旅行并发给饰物、奖章　

等，否则，奖品通常在推销会议期间分发。这是炫耀一番的时候。宴会厅的　

装饰要与会议主题一致，或者与会议场所交相辉映　（会议场所的工作人员对　

此项肯定能提出建议）。　

　　　　　宴会饭菜必须是独特的。不要忘了摄影师。照片应随同新闻稿发出，发　

给恰当的本地的、地区的或全国的报刊上，视你单位公共关系活动范围而定。　

这些照片对于公司传达讯息以及受奖者本人也是重要的，因为这是赞誉业绩　

的又一方式。　

　　　　　颁奖宴会是宣布下年度竞赛条件和奖励的好时机，应予利用。　

　　　　　□闭幕会议　

　　　　　如果在若干次会议之后，你觉得还有必要再开一次全体大会，就不要拖　

长时间。你不必花费很多时间来对每一个人表示感谢他们到会，使他们觉得　

本来两小时前就可离去。要好好利用闭幕会议来评价本次会议或开始下一步　

的工作。　

　　　　　□会议评估　

　　　　　为会议规定是重要的。但是如果没有人检查是否达到规定目标就等于浪　

费时间。有几种在会议进行中或会后评价会议成就的方法，其中包括：　

　　　　　·测验——如果重要的是推销人员精通产品或服务的规格，现场测验就　

有助于跟踪他们的进展。在上午中间的时间进行测验，并在喝咖啡休息时记　

分。如果出现普遍缺点，就在休息后复习。如果只有一两个人有问题，就另　

行安排辅导，以免占用大家的时间。　

　　　　　·现场演习——对某些产品而言，活生生的动作比测验更能显示人们学　

到的东西。例如一家位于印第安纳州的高技术企业的市场营销经理说，在他　

的推销会议上，“我们一般让某人到前面来重新编制计算机系统程序，以便　

考察他是否完全了解。”　

　　　　　·非正式交换意见——在喝咖啡休息时间或鸡尾酒时间的闲谈可能不足　

以表明人们吸收了多少知识，但可能透露他们的态度——他们认为会议很值　

得呢，还是浪费了他们的时间；会议安排得怎样；住宿和膳食是否有问题等。　

人们知道这时候的谈话是不做记录的，因而较易于引出他们的话来。当然，　

你也可以旁听别人的谈话，从中获得讯息，而无须参加他们的交谈。只要你　

不是偷偷摸摸像个间谍似的，采取这种方法是很好的。