成功有约-高效会计手册-第13节
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为如此。如果这样，你可能愿请他们参加某几次会议，以使他们更好地了解
推销工作的内容。曾这样做的主管人员说，这样做不仅使配偶更加支持，而
且能导致有成效的讨论，因为这些配偶能补充另外的观点。
在第一次通知开会时，要说明配偶是否可以参加。如能参加，要说明欢
迎他们参加哪些集会，还为他们准备哪些其他活动，以及哪些费用由公司负
担。
你选定的开会时间最好是在最能达到预定目的的时候。例如，假若你在
重新组织销售地区，你可能愿意在新机构就绪之前开会，以便人们能与新同
事面对面交谈，并获得对新的工作地点情况的当面解释。但每个公司的情况
不同。你可能有理由愿意等到新的系统就绪，而且有些问题已开始显露之后
再开会，重要的是知道哪些因素对你是决定性的，而且要确保恰当地掌握先
后次序。
许多主管人员认为在商业展览之后召开推销会议效果最好。这对透过厂
商代表或零售商、经销商销售的那些主管人员，是个特别好的主意。这种单
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位的管理人员在为一家供应商亲自动身或派代表参加一个会议之前，不得不
仔细思考。把这个会议和商业展览结合起来，就会使旅行对他们更有价值。
你还能减少旅费预算，并使那些参加者只多费一点时间就能完成多得多的工
作。
只有在考虑所有这些因素之后，你才能开始调查会址。
注意：与时间选择一样重要的是，尽量使计划有一定的机动性。这也许
使你能够得到比较便宜的飞机票价和旅馆租金。
谈到选择会址时，管理人员有广阔的选择余地。首先当然是公司的总部。
如果你的公司有适当的设施，这有若干好处。总部人员的旅行时间以及旅费
和住宿费都可排除。可以请技术人员、工厂职员甚至秘书参加部分会议。从
未见过工厂的推销人员可以参观工厂设施并会见支持活动的工作人员。
即使你的公司有适当的设施，也可能有这样的情况，即你想要更加精心
装饰的会址或改变一下景色，如果是这样，你就要调查一下闹区的旅馆、飞
机场的旅馆、度假胜地和会议中心。
建议：不管你选择什么场所，都要设法把对你公司最合适的时间和当地
最低租金及最佳气候二者安排妥当。要兼有二者的可能方法是在租金上涨前
几天或租金下跌后几天预定开会。这样你既得到低租金的好处，又很可能赶
上好天气。如果你能将会期变动几天，安排在一周中对某种特殊设施的需求
呆滞时，你也能得到较低的费率。
大多数旅馆和航空公司建议提前六个月至一年预定，以便得到最优惠价
格。无论如何，提前三个月准备是有可能的。有些大旅馆的管理部门自夸如
有绝对必要，能在三天内准备一个会议。不过它们的主管人员说这是“极端”
情况。但一般来说，如果你每年举行一次推销会议，那么，你从一次会议归
来之日，也就是你为下次会议开始计划之时。
你在一个不熟悉的场所安排会议以前，自己 （或委派某人代表你）要去
看一下是否能符合你的需要。事实上，即使是你曾使用的场所也可能已经改
变——变好或变坏。为了稳当，要检查考虑中的任何场所。
假如你计划召开大型会议，则视察场所之行所费无几。大多数会议场所
的管理部门对于正在考虑使用其房屋召开会议的人都提供免费膳宿，而大多
数航空公司对视察场地的旅行也提供免费机票，但通常是在该航空公司已被
正式定为会议的运输机构之后才这样做。
会议的一些失误，大多数是因为安排会议的人员与会议服务的人之间的
误会而导致的。
□通报
致：全体推销人员
发函者：全国销售经理艾伦·查尔逊
事由：全国推销会议
我公司全国推销会议定于9月20日王9月23日在芝加哥马里奥特饭店
召开。
计划于星期日下午3时到达，逗留至星期三中午。会议期间将公布若干
令人鼓舞的新方案、相信诸位必与本人同样热情。
伫候芝加哥相见
如上的便函很可能使人厌倦或不快，不仅不能激发热情，甚至会引起憎
恶。会议已经走向不良的开端。
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对出席的人会前通报能够而且应当有助于保证会议的成功，这种通报有
三个目的：激发兴趣和热情，阐明细节，和帮助与会者准备参加。
·激发热情
推销人员对于一个由其他人似乎为其本身的目的而召开的会议是不会热
心的。他们希望感到自己参加会议，而且对会议结果有利害关系。因此，应
该及早把会议目标以及他们参加会议的获益函告他们。
例如：“本次会议将介绍新的数据存储系统具有竞争产品A和B所没有
的若干特征。会议期间，产品经理罗布·科尔将详尽说明这些特征和优点。
负责营销的副总裁唐娜·巴拉丁将概述该新产品的特别报价，此项特别报价
将使我们的数据存储系统对顾客更有吸引力”。
如果你利用厂商的代表，或通过零售商或经销商销售，会前通报的这一
方面就特别重要。除非他们知道对他们的重要性，否则他们就不必也决不会
出席。他们要知道他们是否将更了解一种新产品，或有助于向难对付的顾客
推销的新折扣，或者是否将在他们觉得需要改进的地区举办培训班。给他们，
以及所有有关的其他人尽可能多的讯息，越早越好。如果你能提前寄送会议
的全部议程，结果就更好了。
建议：“含蓄”的邮件可有效地用以引起兴趣，但要留待造成对特别附
加的吸引性的兴奋情绪时用，首先不要使人们猜想为什么要召开会议。
·阐明细节
如果对出席人员的所有疑问都已提供回答，或者他们知道在哪里可以得
到回答，他们就更为安心，觉得更有把握。例如，他们需要穿上衣打领带就
餐吗？全部晚餐都排定了吗？有没有自由活动的晚上？有什么娱乐设施？
建议：为确保人们确实阅读他们收到的全部消息，可附信概述各附件涉
及的不同事项。
帮助与会者准备参加
会前分配任务是使人们参加会议并引起回馈的极好办方法，这种任务分
配还起传达会议重要目的的作用。
任务分配可采取多种形式。你可以寄送准备讨论的材料以供研究，例如，
案例或产品规格资料；或者你可以要求人们准备他们自己的材料以供讨论：
诸如该年度他们突出的销售案例，或者他们未能圆满解决的顾客异议，或者
其他的挑战或机遇：你也可以要求他们在规定日期前送来拟议的讨论题——
指定范围，或完全不受限制。
也可以在开会通知中，要求推销人员准备3O～45分钟的发言。一位销售
经理说：“我让他们发言当年五六个主要指标——问题或机遇。发言者谈他
需要做什么以及需要谁帮助他做。审查这些发言的人包括生产和技术人员以
及较高的管理部门，目的是告诉他们怎样帮助推销人员。”
·外面开会设施的选择
闹市区旅馆：在这里你会看到许多特点和令人愉快的事务：会议室有大
有小；大量的视听器材；会议服务工作人员；文书和影印服务等等。在娱乐
方面，有各种商店和餐馆，或在旅馆之内，或在附近，步行或乘出租车即能
到达。还可能有文化和体育设施。
飞机场旅馆：一说到飞机场旅馆，首先想到的是飞进来开会，再飞出去
的便利——没有往返市内时的交通混乱。但好处还不只于此。即使在闹区旅
馆客满时，飞机场旅馆往往也还有客房。因此，你无须因为那里正好是开会
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季节而取消一个方便的目的地。
飞机场旅馆的管理部门热切希望进军日益增长的会议市场，因而你可能
和他们签订比闹区旅馆更为优惠的合同。许多飞机场旅馆有会议服务工作人
员来帮助你计划会议，而且这些飞机场旅馆决不是简陋的，许多备有精心布
置的公用场地和多种多样的娱乐设施，不亚于闹区旅馆。
度假胜地旅馆：假如你想为你的会议增添一点魅力，而且娱乐已列入日
程，你就可以挑选度假胜地旅馆。不要把思路局限于有沙滩和棕榈树的海岛
胜地，也可以考虑滑雪胜地或划船和垂钓的地方。扩大你的选择范围，除了
有更多的各类活动可供挑选外，还会使你有更大的灵活性，因为不同的地点
在一年的不同时期引人入胜。
会议中心：虽然会议中心已存在30多年，但其数目在最近几年急剧增
加。理由是：企业管理部门越来越重视会议，而会议中心是为小型和中型集
会服务的。
会议中心的特点包括：特制的椅子，坐数小时也觉得舒适；隔音的会议
室；每间卧室都有读书的地方；指定专人负责协调你的服务，在会议期间随
叫随到。许多会议中心都在僻静地方，所以便于进行严肃而辛苦的会议。许
多会议中心备有娱乐设施，诸如网球场、高尔夫球场、健身俱乐部等。
□设施、计划核对清单
一位销售主管人员在会议休息时收到一张七壶咖啡的帐单。她只要了三
壶。问题出在她和会议场所设施的代表人从未讨论重复同样饮料的问题。
不要让这种事情在你那里发生。在起草会议合同时，提出下列问题，并
要求书面回答。
会议室和备用房间：
·哪些房间——有房号或其它名称标志——将实际分配给你单位？
·多少人将参加全体会议和开幕式？
·这些房间预定的日期是哪几天？
·每天的会议何时开始和结束？
·座位按什么形状排列？（如果你不熟悉术语——教室形式、剧场形式
等——就让在会议场所和你联系的人解释，必要时让他画各种形式的草图。
·提供哪些视听器材？讲台？麦克风？屏幕？放映机？卡片簿？
·照明能调节吗？
·对出席人是否供应笔记本和铅笔？
卧室：
·为你单位准备多少房间？（注意：不要为了“以防万一”而多订房间，
也不要在登记报到时要求增加房间。旅馆很难满足这种变动。）
·要单人房还是要双人房？（你或你公司某人应提供订房清单。）
·开会场所是否每订若干房间就提供一间免费房间？
·可以迟办退房手续吗？
·房租多少？附加什么税？
·房间帐单开给个人还是直接开给公司？
·房租何时起算和结算？
·对那些必须在起算前到达或结算后离开的参加者，旅馆能提供什么样
的膳宿？
膳食服务：
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·对集体出席人供应哪些饭菜？哪些饭菜由他们自费？
·什么时间开饭？（尽量不要订在最拥挤时间——午餐12点或12时30
分，晚餐7点或7时30分。上述时间食堂工作人员最忙，服务可能差些。）
·有自助餐形式的饭菜吗？
·在坐着进餐的情况下，人们吃的是定食呢还是可以从菜单点菜？价格
有何不同？
·是不是有些宴会或有精致装饰的宴会，需要特别安排？
·是否需要供应会议休息时间的咖啡？是否上下午都需要？
·休息时间可供哪些饮料及食品？
·休息时间的咖啡和茶是按人还是按壶收费？
□开幕时的社交晚会
与会者到达的当天晚上举行鸡尾酒欢迎会，然后第二天上午开始举行会
议，这是相当标准的作法。但这不是唯一可行的方法。如果与会者能于中午
到达，你可以在下午例如两点举行开幕式，继之以鸡尾酒会和预定的晚餐或
自由参加的晚会。
在到达日就开始可能会更有效利用每个人的时间，甚至能使你提前一天
结束会议�
