第八单元哈佛经理时间管理-第3节
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5．控制得当者获胜
探讨有关时间和空间问题的同时，还有一件绝不可遗漏的事情，这就是“间”的问题。间就是“空白、间隔、休止、距离的任何一个或全部”。在此列举的每一个都是含有时间性和空间性的概念。
例如，书中的某一页，是由文字图片和白纸构成的，而这个底纸，就是空间性的空白。另外，管理者想正确地回忆起过去体验的时候，常常会发生细节记忆缺漏的现象，这就是意识（思考）中的时间性空白。对于休止、空间性来说，就好比是楼梯的出入口、或车站月台或置于道旁的长椅一般的东西；就时间性来说，文字，就是音乐的休止符。“间隔”一词，也被用来分开空间和时间两种情形而使用的（英语的interval是时间概念），相对近在眼前“间隙”这一词，语意虽近似，但明显地倾向空间这一方面，很少用于时间方面。就“距离”来说，除了物理学空间的距离以外，也可以用在时间的距离，即存在心理的距离。即使近在眼前，但心里却有咫尺天涯相隔遥远的感觉。相反，也有相隔遥远，却心有灵犀一点通的朋友。
6．明白“间”的本质和价值
管理者做应进一步的分析，把它的功用明确化。
第一，管理者使用在空间和时间上，管理者就是结合时间和空间的“通路”。
这种功用是不可否定的。例如，历史性事件，若没有经过一定的时间，要正确地认清本质是困难的。如此可知，空间和时间之间的交通、传达，变成可能，这就是间的作用。
第二，间是空间和时间的变换装置。尽管空间和时间之间有魔术一般的变换关系。但是，间是这个变换装置之一，这是一点也不含糊的。例如，无论多么好的朋友，如果相隔得太远，感觉就会开始疏远。物理性的距离，会由空间性的间，转换成心理性、时间性的距离。相反地，时间变换成空间，可以由铀和雷等放射性物质的半衰期为例。镭的放射半衰期是1622年。半衰期就是时间性的间。镭便是根据时间性的间，每1622年就将放射能量减半。也就是它变换成空间性的特征。
第三，间也有虚无和否定以及消极性的情形，但是，相反的积极性意义和实际效用也有。就价值论来说，间是没价值性的，但它可以产生出很大的价值。和对方谈话或工作上的交涉，间是不允许存在的，要赶紧消除才好。这时候，管理者就有负面的价值了。相对地，无论怎样的言词都能制止的沉默也有，此时，沉默就是间，是有千金难买。间隔和休止的价值，在音乐上，格外地大。即使相同的音符，在音变长后随时插入休止符，曲调就会全然不同。间隔和休止符会改变将曲调的旋律，甚至创作出新曲。关于间的本质探讨，要视人类的智慧和应用方法而定，换一句话说，就是由“实际的战略”来决定间的价值。
时间的管理
因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以在各种经济资源中，时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。
所谓时间的浪费，指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是，“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理，以便克服时间的浪费呢？管理者认为可以从以下两个途径入手：
（1）建立正确的时间观念；
（2）培养克服时间误区的技能。
有碍时间管理的四种观念
一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下，对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时，管理者总是感到“时间不够支配”，但是当管理者无所事事时，管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中，有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是：
（1）视时间为主宰；
（2）视时间为敌人；
（3）视时间为神秘物；
（4）视时间为奴隶。
视时间为主宰的人：重形式而不重实质
视时间为主宰的人，将一切责任交托在时间手中。对这种人来说，它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“ 岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中，时间犹如驾驶员，而他们则好象乘客！
视时间为主宰的人的一个主要行为特征，便是重形式而不重实质。下面是一些具体实例：
尽管他们有时需要更多的休息，但有些人每天总是在同一时间起床，尽管他们有时在那个时间并不感到饥饿。但是有些人每天总是在同一时间进餐。
有些人总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动。例如管理者在下班时，虽然次一班6∶05分的班车不愁没有座位，但是他们总是超5∶45分那趟拥挤不堪的班车。
有些管理者总是以时间为行为准则而忽视其它一切。例如长途电话的通话时间一超过三分钟，则令管理者感到极度不安，虽然增加的通话时间可以节省几天的旅途奔波或是代替冗长的会议。
视时间为主宰的人虽然重形式而不重实质，但这并不意味他们一定喜爱形式。管理者有时也会违背形式的要求，但管理者不敢公然违背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常听某些人说“偷得浮生半日闲”。言下之意为：
（1）他们不应当在忙忙碌碌的工作中偷闲；
（2）他们想偷闲，而且无论如何都要偷闲；
（3）他们期望能避免罪恶感或良心的谴责。
视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰，他们生活得颇为潇洒，因为他们只需听从时间的指挥而无需费脑筋。他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服，以致不能善用时间，发掘生命过程中无穷的机会更无从谈起。
视时间为敌人的人：重效率而不重效能
视时间为敌人的人，经常将时间当作超越与打击的对象。这种人的行为特征为：
（1）自管理者设定难以完成的时限，以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如这种人开车上班， 喜欢寻找捷径，以便创造纪录；对这种人来说，节省下来的一点时间好象能积蓄下来似的。
（2）在任何约定时间的场合，因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉，是针对时间的早晚而产生，并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到，则令早到的便是等候其他与会者的来临。仍有一些人因约会时迟到一、两分钟而感到沮丧，他们却是因自己与时间打输了一场仗而感到沮丧。
视时间为敌人的人一个最大的长处，便是洋溢着突破障碍的竞争精神。但与时间竞赛的人，是终究注定要失败的。其次，当一个人的心理经常处于竞争状态，他将难以充分体会经验、成就或喜乐。管理者也将难以生活在现在，因为他的心摆在了下一场的战斗上。管理者视时间为敌人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入——产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”，或是以同等的“投入”获得较多的“产出”，甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时，则被视为富有效率。
自从泰勒于上世纪前倡导“科学管理”以来，效率的概念不但已经家喻户晓，而且逐渐成为鉴定好坏与判别对错的价值尺度，甚至在若干场合中还被当作一种追求的目标！效率之所以受到如此重视，恐怕应归功于管理学界对它不遗余力的研究与追求。从早期的“动作研究”、“时间研究”与“工作设计”到近期的“作业研究”、“计划审核术”等技术性探索，无一不是致力于提高效率。在可支配的资源（包括时间）极度匮乏的情况下，讲求效率是明智和必要的，因为效率的提高足以减轻资源（包括时间）的浪费。可是，为了将“效率的提高足以减轻资源的浪费”变成事实，管理者仍要讲求“效能”。所谓效能，是指适合目标的设定，以及为完成特定目标所需的适合手段的选择。有效能的管理者不但能够制定适合的目标，而且能够选择适合的手段以完成既定目标。譬如当黑白电视机已处身于“生命循环”的成熟期，而彩色电视机正方兴未艾时，若管理者仍选定黑白电视机为目标产品，且不论其生产效率有多高，这种产品肯定要滞销。这样的管理者是无效能可言的。再如管理者为了推销女性化妆品，而在某一电视节目内从事产品广告。倘若该节目（此即完成目标的手段）不受女性欢迎，则不论其收视率有多高，或广告费有多便宜，这种广告肯定无法实现促销的目的。这样的管理者也是无效能可言的。上述实例显示，倘若管理者只讲求效率而不讲求效能，则将因为目标无法实现而导致严重的资源浪费。这对讲求效率以避免浪费的管理者来说，真是一种莫大的讽刺！而令人遗憾的是，只讲求效率而忽视效能的管理者却比比皆是。当代著名管理学者彼得·杜拉克有鉴于此，在1966年撰写了《有效的主管》一书，以呼吁管理者重视效能。在这一本书上，他很简明扼要地指出：效率是“以正确的方式做事”，而效能则是“做正确的事”。这两句名言，颇值得管理者三思。
尽管有许多管理者只强调效率而忽视效能，但仍有一些管理者却只强调效能而忽视效率。如为了提高士气，有些管理者会不惜代价地要求冗员提前退休。这在短期内很容易收到预期效果，但在长期内则极可能演变成员工人人自危，致使士气反而较前低落。一旦管理者只讲求效能而不讲求效率，则势必无法长期确保所获得的效能。
由此可知，效率与效能不应偏废，但这并不意味效率与效能具有同样的重要性。管理者固然期望能同时发挥效率与效能，但在效率与效能无法兼得时，管理者首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。难怪彼得·杜拉克会斩钉截铁地说：“对企业不可缺少的是效能，而非效率。”
视时间为神秘物的人：囿于时间所加以的限制
视时间为神秘物的人通常都对时间高深莫测。他们对待时间的态度，与他们对待自己身体的态度极为相似。除非等到他们的肠胃出毛病，否则他们不会意识到肠胃的存在或是肠胃的重要性。同样，除非等到他们对时间的使用受到限制，否则他们不会意识到时间的存在或是时间的重要性。
视时间为神秘物的人因为忽视时间所加以的各种限制，所以能够专心致志地工作。这未尝不是一种长处。但是，时间对绝大多数人特别是管理者来说都是吝啬的。除非他们真正了解到这种吝啬，否则他们将无法适当地从事时间的调配。
视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作
视时间为奴隶的人最关切的，是如何管理时间。“视时间为奴隶”的这种观念转化成管理者的一种行为，便是长时间地沉迷于工作，成为所谓的“工作狂”。
在各种各类的机构中，许多管理者的工作时间都很长，而且职位愈高者工作时间愈长。管理者时时可以听到这一类的话：“一位基层的管理者如能在八小时内做好一天的事，他已算是一位能干的人物。但是一位高层的管理者如能在十小时、甚至十二小时内做好一天的事，则他应被视为特别杰出的俊才。
难道职位越高的管理者，他的工作时间将无可避免地延长？许多人对这个问题都给予了肯定的答复。理由是：当一个人在组织中职位上升得愈高，工作愈加紧要，其责任愈加重大，所以工作时间自然延长。可是，对这个问题的否定答复，或许更加令人信服：当一个人在组织中职位升得愈高，上级授予他的权力愈大，供他
