半小时教你成为excel高手-第2节

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、　“铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之

　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。

　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。

　　需要说明的是：　显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。


谈谈Excel输入的技巧

　　　在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常
数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它
特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

　　一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格
中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你
是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分
子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输
入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0　1/2”。如果在单元格中输
入“8　1/2”，则在单元格中显示“8　1/2”，而在编辑栏中显示“8。5”。

三、输入负数


　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在（）括号
内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为
“…88”。


　　四、输入小数


　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万
位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，
可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编
辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为
要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88
000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3
位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影
响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入
数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民
币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期
　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”
来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001…12…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上
的Ctrl＋；组合键。
七、输入时间


　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两
种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：
2：30：38，而用12小时制输入时间格式为：2：30：38　p，注意字母“p”和时间之间有一
个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl＋Shift＋；键。



了解Excel公式的错误值



　　经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：#　N/A！、#VALUE
！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，
Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的
单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方
法。

1．#####！

原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产
生了一个负值，就会产生#####！错误。

解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的
宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为
正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如
果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

2．#VALUE！

当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产
生错误值#VALUE！。

原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类
型。

解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有
效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本〃学籍〃，则公式
〃=A1＋A2〃将返回错误值#VALUE！。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略
文本）：=SUM（A1：A2）。

原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或
列。
3．#DIV/O！

当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！。

原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在
Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。

解决方法：将零改为非零值。

4．#NAME？

在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME？。

原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。

解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需
名称没有被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。

原因二：名称的拼写错误。

解决方法：修改拼写错误的名称。

原因三：在公式中使用标志。

解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃
标签，在〃工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选框。

原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。

解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中
的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本〃总计：〃和单元格B50中的数值合
并在一起：=〃总计：〃&B50

原因五：在区域的引用中缺少冒号。

解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2：B34）。

5．#N/A

原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公
式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。
6．#REF！

当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。

原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元
格中。

解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击〃撤消〃按钮，以恢复工作
表中的单元格。

7．#NUM！

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM！。

原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的
结果。

解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。

原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。

解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。

8．#NULL！

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL！。

原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（，）。公式要对两
个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM（A1：A13，D12：D23）。
如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1：A13
和D12：D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。


在Excel中快速查看所有工作表公式

　　　只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用
来存放日期的序列值。
　　要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL＋‘（位于TAB键上
方）。


EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel文件的加密与隐藏

　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的
密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方
法为：

　　A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或
者（另存为）”的对话框中输入文件名；

Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的
对话框中输入自己的密码；




　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文
件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确
认”，最后点“保存”　完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如
果密码不正确，文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

　　单元格是Excel执行其强大的