给企业主管101条忠告-第28节

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　　演讲的意义并不局限于演讲本身，演讲可以改善口头表达能力、增强自信、提高反应能力。这些素质会使你在对外交往和管理下属时游刃有余。

　　人的演讲能力主要与他的演讲次数成正比。也就是说，即便一个口才很笨拙的人，只要不断地去演讲，也会成为演讲高手。

　　培养自己演讲能力的惟一可行办法就是去演讲，如果你比较胆怯，可以在人少的场合演讲。实际上，演讲最难的就是第一次，只要克服了心理障碍，演讲并没有什么难度。

　　6．倾听能力

　　很多主管都有这样的体会，一位因感到待遇不公而愤愤不平的下属找你评理，你只需认真地听他倾诉，当他倾诉完时，心情就会平静许多，甚至不需你做出什么决定来解决此事。

　　这只是倾听的一大好处，善于倾听还有其他两大好处：一是让别人感觉你很谦虚，二是你会了解更多的事情。

　　每个人都认为自己的声音是最重要的，并且许多人都想迫不及待表达自己的愿望。在这种情况下，友善的倾听者自然成为最受欢迎的人。如果主管能够成为下属的倾听者，他就能满足下属的需要。

　　如果没有这方面的能力，就应该立即去培养。培养的方法很简单，只要牢记一条：当他人停止谈话前，绝不开口。　


74．有效见习，技高一筹
　　年薪百万美元的经理已经比比皆是。不论你是普通工薪族，还是经理一族，你都得“努力干才行”，因为你是上班族的一员。你该怎样登上你人生的制高点？上班族的赢家风范是什么？上班族拼搏的智慧和秘诀是什么？

　　对白领阶层来说，提高技术是一切的希望。

　　在白领阶层要提高生产效率全靠每一个职员技术的提高。可是很遗憾，白领阶层职员的技术观念和工厂员工相比要差很多，甚至可以说他们对这方面很不重视。

　　不过我要先澄清一点，我并不是说他们办公的技术很差，而是指如果他们有这种技术观念而且努力工作的话，在技术方面会有更大的进步。

　　在经营者的集会上，常常谈到日本的公司还可能有很大的发展，理由是它们已经发展到目前的高水准，白领阶层的技术观念还相当低。而日本的企业即使在资源方面不太充裕，还会有较大发展，这正是我们该学习的。

　　那么技术观念较低是什么意思呢？比如有人问你“你的技术较强和较弱的是哪些方面”时，你未能立刻回答出来就是技术观念差，换句话说就是对自己的技术状况没有正确的估计与认识。具有技术观念的人和不重视技术的人在提高技术方面当然会有差距。这一点是我最关心的问题。

　　不过我也要说明，并不是所有的日本人都没有这种技术观念。看看打高尔夫球的人就知道，他们都很注意打球的技巧，一大早起来就进行挥杆练习，中午休息时间也在谈高尔夫球，晚上也到高尔夫球练习场去练球，一到休假时还是到球场去打球，以磨炼打球的技巧，在此，他们都有强烈的技术观念。虽然这是属于趣味性的活动，不过我认为这种观念应该适用于工作方面。

　　无论你为之工作的公司是什么类型，规模有多大，你都应该尽力掌握该公司的各种基本业务技能，尽管目前你还不需要使用。一直到确信你的这些技能在类似办公领域里是一流的。例如最具体的键盘输入、管理档案、收发邮件以及安排会晤、回接电话、记录口授和使用办公器材等等。并且力争在通信、调查研究、为顾客服务、采购、预算、簿记、开具发票、培训新雇员以及监督职员等方面都做到精益求精。同时，学会文笔流畅，语言简洁，善于合理安排自己的工作。这些看似很小，不足为道的事务，往往是影响你效率的重要原因。

　　对于那些致力于工作，并注意工作质量和工作效率的办公室人员，升职的机会是很多的。

　　但你必须提高你的基本技术和专业技术，那么你就照着此书有效见习，我们以简单易懂的方式，使你技高一筹。

　　白领阶层的办事能力至少有两方面，一方面是共同的基本技术，另一方面是包括企业管理在内的专门技术。前者是所有办公室人员都该有的技术，其中并没有事务系列和技术系列的差别，所指的是起草文件、整理资料、准确的语言表达能力、运用电话的方法、协调及交涉的能力等等，换句话说是一种能够快速处理工作的能力。一般的白领阶层、尤其主管人员和高级干部都有些轻视这种共同基本技术，其实这些技术的好坏对效率的影响是很大的。

　　在日常的每一项工作上，常会因为本身没有具备这些共同的基本技术而多花很多时间和劳力，这么一来怎么有可能发挥专业方面的技能呢？

　　第二方面的技术是属于专业或专家的技术。在公司里负责企业管理的主管人员专业技术水平不一，其他不同技能专家专业技术水平不一，所以常会因工作的失误，引起很大的负面效果。

　　如果想要在专业方面有所发展，就必须在自己心中经常具有技术观念，而且要有该向哪一技术方面发展的目标。换句话说就是要张开天线，这些天线要有两种，一种是针对目前工作需要的天线，另一种是针对将来发展方向所需要的天线。如果能够张开天线，那么你在看报纸、听别人说话或在上下班的电车里都可以凭借你的天线接收到各种各样的信息。

　　此外还有一件很重要的事，那就是对于每一种工作都要有想吸收其有关技术的进取心。如果上级指示你做某种工作，而你漫不经心地完成它，那就没有一点进取心可言了。

　　对于提高技术方面，上司所要培育的方向必须和本人的志向一致才可以，不过本人的进取心最重要。　


75．学会在工作时保持高效
　　许多管理人员手头总有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，一定要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。

　　用以下几种方法，就可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。

　　1．每天都以计划结束

　　每天下班前的最后15分钟，用于写下第二天的任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内要完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。

　　2．分派任务

　　在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。

　　3．依靠高科技，但要控制干扰

　　充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。

　　许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。

　　但需要注意的是，不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开。

　　4．早工作早离开

　　加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。

　　5．不要让自己或员工在工作时间干私事

　　一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的，因此要对付账单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。

　　6．今日事，今日毕

　　许多人由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今日毕”。

　　记住你不是超人，公司雇你也不是为了解决所有的问题。做好你职责范围内的重要工作就可以了，不要忙着给其他部门提建议，搞策划。如果手上有太多的额外的事情，你自己的本职工作往往会得不到很好地完成。　


76．换工作前先换一下心情
　　每一份工作都会给你带来一些宝贵的经验，都是你人生成长过程中最重要的资源。因此，当您萌生另起炉灶、转换门庭的念头时，不妨先转换一下自己的心情，以新的角度审视自己的公司、自己的工作和自己的老板，或许离职的想法会就此打消。

　　职场生涯换几份工作是正常的，但是每一次转换是否为你带来正面的效应，是否对你的人生价值有所提升（并不仅仅是薪酬的提高），这是辞职前必须深思熟虑的问题。许多人盲目地跟着潮流走，只看到新工作、新公司、新老板表面的优点，却没有反思自己的工作态度和心情，轻易地放弃原本熟悉的工作，结果陷入更为恶劣的工作环境中。

　　一般人在事业不如意时，常常不知追根究底，找出自己真正问题所在，总是期待环境或者他人能根据自己的意愿而改变。一旦过高的期望值落空，失望与无助便涌上心头，自己的情绪就会变得十分低落，进而产生转换门庭的想法。对此，我的看法是，跳槽前自我反省一下，也许你会发现，转换对工作的态度与认知，可能才是解决问题的最根本的方法。

　　研究人员发现，转换门庭想法的原因不外乎以下几种，看看自己属于哪一种情况，并且对症下药，消除不良心态。

　　（1）薪资过低。要知道你的薪资待遇往往和你做出的贡献成正比，如果你能长期付出，忠诚自己的事业，老板或主管绝对不会视而不见。此外，薪资收入除有形的货币以外，也应算算隐形的收入，譬如良好的人际关系、技能训练和丰富的工作经验等。

　　（2）才能无法得到充分的发挥。你对自己的专长和兴趣了解吗？在现在的公司究竟还有没有发展空间？对于这些问题，你不仅要认真反省自己，也要和老板多多沟通。“天生我才必有用”这句话的确不错，但是要做到适才适用必须和老板共同努力才能实现。人有多方面的天赋，做一行爱一行，用心做好每一件事，才能找到更多发展的机会。

　　（3）与老板的经营方针有分歧。仔细想一想，这种分歧多半并非老板的原因，也可能是自己太固执己见，也可能是自己没有充分表达自己的想法。站在老板的角度，更全面思考公司的发展问题，也许视野会更开阔些，也许能看到许多现实的问题。如果还不能说服自己，那么试着去适应公司的发展规划，适应公司的文化和老板的作风，等待更好的时机来表达自己的意见。

　　（4）工作时间过长。先问问自己，究竟是工作效率太低，还是业务量过重？如果是前者，那么正确的态度是努力提高自己的技能，更加投入地学习和自我提升。如果是后者，则应该主动地寻求老板的支持，并且能提出具体的解决方法，而不是逃避。

　　（5）对公司的职场气氛不满。想一想，究竟是自己太褊狭，还是整个公司的工作氛围太差？如果不从心理上解决问题，到任何公司都会感觉到压抑。遇到与老板和同事之间关系紧张时，不要总是站在自己的角度去思考，凡事换个角度想一想，就能看到另一片海阔天空。试一试用自己的宽容大度和幽默来改善工作气氛吧！

　　（6）教育训练不足。一个充满挑战性的工作，压力必然很大。在工作中是否能获得长进，培训和教育并非必要，往往取决于你的态度。一个优秀的老板、一群和睦相处的同事，可能比死板的教育训练让你