职道-赢在起步的60个细节-第18节
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没有计划就没有效率
倩倩的身材实际上很不错，但她总觉得自己有些胖，所以，她老是跟着广告走，电视里有什么减肥的方法和药物，她都要试一试，结果，不仅没有减什么肥，反而弄出一些怪毛病来。
如果要真正减肥，你必须先找到肥胖的原因，再做一个有针对性的减肥计划。即使有了一个好的计划，还得坚持，经常检查。
减肥的原理跟你的工作原理是一样的；在做每项工作之前，首先做个详细而又周密的计划，把工作的步骤和程序确定好，以保证工作的顺利和效率。
“临渴掘井”这个成语，就是指做工作没有计划，事倍功半。在你做每一项工作之前，你先要确定工作的顺序和程序。确定工作的顺序就是“计划”，即对未来的工作进行安排。有不少职场新人都常这么感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有一个完整的计划，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。
为了使工作的程序明白无误，你最好养成画工作示意图的习惯，把工作前后左右的关系、附带的工作等关联问题清楚地到出来；有了这个图，你就能做到胸有成竹。在很多时候，这个示意图又相当于一个备忘录。
你的每一项工作，都有一个完成的最后期限，即必须在什么期间内完成；如果没有期限，工作可能永远完不成。所以，你做计划，就是为了在最后期限之前完成。制定工作计划表，就是把在最后期限内各项工作之间的关系用图表表示出来，直接明了。计划是管理——计划——调整中的第一步，是工作行动的前提。
在制定工作计划时，你要注意这么些问题：首先，你要明白自己工作的目的是什么；其次，你工作的期限、预算、人员以及其他还有哪些制约因素；也就是说，制定工作计划，主要考虑做什么、什么时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这几个问题。特别是对于职场新人来说，更应该学习做好自己的日常工作计划。由于职场新人经验还不多，工作还不是太重，所以，基本上只要做好“一天的计划”以及“一周的计划”就行。
所谓“一天的计划”，就是当你早上出门上班的时候，仔细想想今天要完成哪些工作，哪些工作是今天的重点，如果有必要的话，你要将它们记下来。至于每周的工作计划，最好是在周末放假之前，拟个下个星期主要工作的提纲，星期一上班之后再确认。如果你希望你的工作有条理和有创造性，最好慢慢学会做全年工作计划的方法。你不妨买一个笔记本，记下全年关于自己工作的一些设想，有空的时候翻翻，前后对照，到时收获肯定不少。
作为职场新人，你最好养成这么个习惯，每日上班的路上，对当天要做的工作想几分钟，哪怕是几十秒钟也行；每天下班的路上，对当天的工作进行回顾一下，是否都做了，做得如何，有没有可以改进和提高的地方……
很多职场新人工作效率不高，不是因为没有计划，而是没有经常去检查执行计划的情况，找到问题的症结，老是给自己制造借口。所以，你光有计划不行，你还要养成检查计划落习的习惯。通过检查，发现自己的问题，从而改进方法。
作为职场新人，每过一段时间，你要检查自己的工作：当初的目标是否实现、实现目标的手段或方法是否正确、是否还有要改进的地方、如果目标没有实现，是客观原因还是自身努力不够、为了提高工作目标，需要做哪些方面的改进，等等。
通过检查，你可能会发现当初制订计划时的不完善的地方，也发现自己在实施过程中的毛病，分清责任和原因。作为职场新人，最怕的是你总是从客观上找原因，推卸自己的责任；职场新人应更多的是从自己的工作态度上找毛病。无论是预期完成还是没有完成，都要分析具体原因，从而改进和提高自己的工作。
公司是台利润机器，它要求所有的员工工作必须有效率，它绝对不会允许员工的工作像倩倩减肥一样，反反复复，既浪费时间，又浪费金钱，没有一点效率。
工作需要分类处理
小田是公司的文秘；由于进公司才半年，说是文秘，实际上就是打杂；她是个性格开朗的女孩，不怕打杂，觉得在这种公司打杂是一种难得的历练。但是，每天她不仅事情多，而且头绪也多，稍不注意就乱套，捡了芝麻丢了西瓜；自己费了力，还是惹老板不高兴，所以，她最近非常苦恼。
比如，这天一上班，老板就让她起草一份市场分析报告，星期五下班之前交给他；刚交待完，老板又来电话，让她给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话，请他们今下午从1点半来公司一起商量落实展览会的筹备工作；刚记录完老板的电话，传真机又发信号，有几封传真，都是英国托尼公司史密斯先生来的，让老板帮他预订酒店，他星期四下午到京；小田正在看传真时，电话铃响了，《数码》杂志社广告部的人来电话，问下季度广告做不做，向老板请示，老板让她起草一份传真，说下季度起不再在他们杂志上做广告了；刚放下老板的电话，人力资源部的人来电话问她参不参加“磁盘存档法”讲座，如果参加，就填写参加“磁盘存档法”讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
面对这么多杂事，作为职场新人，小田有些头痛，不知从什么地方下手。
不管事情再多，只要能找到一套分清工作轻重缓急的方法，你心里就不会发慌。
在日常工作中，经常同时要做好几件事，但哪些工作要优先处理，必须根据事情的紧急程度来定，所以你要具备临机应变的能力，在合适的时间里做合适的事，这就是现代白领具备综合判断能力的表现。
日常工作一般分为三类，第一类是现在必须马上处理的工作，它用new表示，这类工作简称N；第二类是应该今天完成的工作，它用today表示，这类工作简称T；最后就是不太急的工作，即使明天完成也可以，它用later表示，这类工作简称L。比如面对上面这一大堆事，你就可以作个简单的分类：通知公司行政部借用会议室和给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话，请他们今下午过来商量工作。这两项是N类工类，必须马上处理；把传真转给具体负责对外联络的部门，顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下；争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来；这几项工作不急，只要在今天下班之前完成就行，所以它们属于T类工作。存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急，明天去办也行，所以属于L类工作。
把工作的轻重缓急搞清楚后，处理起来就游刃有余了：首先跟公司行政部打电话，通知他们今下午要借用一个小会议室，请他们作好安排，之后与泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话；把传真转给具体负责外面联络的部门，顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下；争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来；存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急，有空的时间再处理，但先把它们记在笔记本上，别最后把这事给忘了。
作为职场新人，你最好养成一种对自己工作进行分类的习惯。有了这种分类的习惯，你工作效率会大大提高，把看似一团乱麻的杂事理顺，做到层次分明；这样，你就会看到自己工作能力的提高，从而自信心大增，开始享受工作本身给自己带来的乐趣。
为了提高自己的工作效率，你不妨给自己制作一个“当天必做工作表”：把每天要做的事填到表里，并按轻重缓急对它们进行排序；如果再出现临时性的工作或突发事件，再填进去。每处理完一件事，就把它从表上擦掉；做这个表，就像去超市之前做一个购物清单一样，先买什么，后买什么，写得清清楚楚，省得在超市里来回转，不仅节省时间，而且也不会丢三落四。
与这种“当天必做工作表”配套使用的是“工作效率夹”。这种夹子能帮助你提高记忆和工作效率，非常实用。你把每天的工作，如预定的会议、电话、起草信函等每项做成卡片，插在这个夹子的对应的位置，每天早晨上班时，先看一下效率夹，知道自己今天有哪些工作要做；某项工作完成之后，就把对应的卡片扔掉；每天下班之前，把第二天要做的工作写成卡片，插到第二天的对应位置上；如果当天某项工作没完成，就把它挪到第二天去，这样，第二天应做哪些工作，头一天心中就有数，可以提前做些准备。譬如今天是6月18日，今天的卡片就插到6月18日口袋里，如果有几项工作今天完不了，就把它们插到明天19日的口袋里去。
许多职场新人对待自己的工作总是兵来将挡，水来土挡，别人叫你干什么你就干什么，有什么事干什么事，没有一点计划性；所以，尽管有时工作不是满负荷，但总感到自己很忙，白天忙不完，有时还要把工作带回家去加班，这是名副其实的“事倍功半”；如果你工作比较有条理了，那下班后你就有时间看书学习了。
办公桌是面镜子
上班才三个月，在市场部工作的小亮的办公桌就己堆得像座小山了，跟读书时男生寝室一样凌乱。这天上午老板找他要份材料，他找了半天才找出来。当他把出来材料送到老板那里去的时候，老板自己早就找到了而且看完了。尽管老板当时没批评他，但他当时真恨办公室没有老鼠洞让自己钻进去。
小亮也知道，办公桌上堆那么多东西，既不雅观，又影响工作效率。但是，这么多资料，哪些资料要保存，哪些文件可以废弃，小亮把握不了；他怕自己一旦把什么重要文件弄丢了，到时候自己吃不了兜着走。
作为白领都应该具备一些文件存档方面的基本知识。作为部门共用的文件资料当然有专门的人管理，但你个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料，你就得妥善保存，要用的时候能很快找到；哪些文件必须保存，如果要保存又该如何保存；哪类资料看完就可以毁弃，等等，这里面大有学问；你应该学点存档知识，改变大学时代那种“随意”和彰显个性的习惯。
作为一般的员工，常用的资料大致可以分为两种，一种是整个部门共用的；一种是个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式与整个部门共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。
归整个部门共用的资料包括这些：政府法律和公司内的各种规章制度、业务参考资料；业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文文集等。
归员工个人专用的资料，主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就及早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。
作为职场新人，有时东西究竟是要还是不要，你一时难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义；如果毁掉，万一将来要用一次二次的，那又怎么办呢？遇到这种情况，你最保险的办法是请示上司，如果上司说要，就存起来：如果上司说不要，就毁掉。如果经常遇到这种情况，你也不能老是去打扰上司，所以，在这方面主要是靠向老同事学习，靠自己积累经验。
在很多情况下，你的上司自己也不一定说得很清楚哪些资料要保存，哪些资料要毁弃，所以，主要还还得靠你自己掌握。像推销广告这类与公司业务没有任何关系的东西，收到后，就可以直接毁掉；另外，对于本公司的文件资料，为了节省文件柜，自己看过之后，也可以毁掉，因为将来即使需要，核�
