管理者必读决胜红海-第11节
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内部的所有书面沟通（邮件）及文件处理均通过协同OA的平台来实现，员工在发出邮件或流程申请后，不必顾及下一环节的岗位是否在办公现场，无论他何时登陆协同OA平台，均会有相应的窗口弹出提醒。
这一点对管理者尤为重要，它真正使人的工作时间被“见缝插针”地充分利用。如果没有这个平台，员工的有限工作时间就会因为“恰好不在现场”而被浪费掉。虽然每次被浪费的时间有可能看上去都微不足道，但如果把一个稍长的时段（比如1个季度或年度）内被如此浪费的时间汇总起来，就会发现那是一个非常惊人的数字。
第四方面，把人从“面对面”的尴尬中解脱出来。
在企业内部的沟通活动中，“面对面”的方式虽然有许许多多的优点，其中最突出的优点是各个沟通主体之间可以实现高度的互动性。
但这个优点恰恰并不适合所有的沟通内容。比如，员工就一项复杂而重大的方案向上级请示。上级需要相当长的时间进行思考，甚至需要自行收集相关的参考资料后才能做出相应的指示或意见。但如果是面对面的沟通，上级就没有足够的时间去完成这样的前期准备。更重要的是，在面对面的沟通中，上级不可能准确地回顾汇报者的全部内容并进行反复的斟酌，他通常必须在短时间内当面做出回应。而这样的回应显然不可能是足够审慎的。
面对面沟通过程中，对“面子”问题的微妙顾虑也是不容小觑的一个缺点，尤其对中国人来说，“当面驳斥”总是不被接受的。相反，如果采取不见面的方式，反而要方便得多。其中的意味，是每一位有过工作经历的人都不难理解的。
第五方面，信息系统还可以把人从一些定式化的繁琐计算中解脱出来。
比如本书第四章提出的绩效考核机制和能力素质评价机制，其中涉及大量的量化统计及数字计算，尤其是基于加权平均分的“分差”计算。如果没有信息系统支撑，就只能通过手工的方式来进行这些看似简单的计算，不但将会产生巨大的工作量，计算的精准程度也很难得到保证。
在信息系统的平台之上，员工只需要对相应的选项做出简单的点击，而繁琐的量化统计及数字计算则由系统本身去完成。
使组织透明
如果没有信息系统的支持，企业在管理和运行过程中就难免存在大量的“暗箱操作”空间。这正是官僚主义和职务腐败得以滋生的温床。
一方面，在企业运行的过程中，真正起决定性作用的意见或建议，往往通过“口头”表达的方式存在。而这些口头的表达，却可以在事后就被遗忘，甚至被“赖账”。由于重大事项的审批过程没有清晰地留下各位审批人的意见（即使通过纸面批注形式留下，也非常不便于查阅），时过境迁之后，如果出现问题，通常很难进行回顾总结或者进行责任追究。
另一方面，由于没有通畅的“物化”沟通平台，使企业内部的情况收集，甚至对员工的评价，都必须通过具体的“执行人”来实现；于是便为这些执行人的操作留下很大的弹性空间，他们甚至可以轻易“操纵民意”。如本书第三章所言。
信息化管理的工具把企业的运行放在了一个透明的“鱼缸”中。
基于协同OA平台的信息系统对增强组织透明度的贡献主要表现在如下方面：
第一方面，使所有通过书面形式表达的意见（邮件或审批意见）得以保留，甚至可以把收件人对邮件的阅读时间也显示出来。这便为事后查阅提供了方便，从而杜绝了“事后不认账”的现象发生。
如下图所示，在这项申请流程中，所有环节的审批意见均清晰可见。
图5－2审批流程示例
第二方面，多维度的沟通模式使员工能够无所顾忌地发表自己的意见。
图5－1所示的H区便是企业内部论坛所在的位置。在这个论坛中，每位员工都可以发起一个论坛。更重要的是，这样的论坛可以是署名的，也可以是匿名的。通过匿名形式对特定主题发表自己的意见更能接近员工真实意图的表达。
第三方面，在网上进行“问卷调查”或对特定人物的评价（比如本书第四章所述的对他人的综合评价），不但可以使覆盖面达到100％，而且还会使答卷人的意见在不通过人为的中间环节的情况下直接生成为相应的结果，从而确保了结果的全面性、完整性、客观性和公正性。
如下图所示为某企业内部的问卷调查结果：
（续上图）
图5－3问卷调查结果示例
下图为某企业在进行半年度“能力素质测评”时，下级员工针对上级员工的评价时看到的个性化界面。本书第四章所述的评价体系看上去虽然非常复杂，在这个界面下则是另一种异乎寻常的简洁。
图5－4能力素质测评示例
协同OA给企业带来的组织透明度是惊人的，它直接破解了本书第四章所述四种“失衡”（动机失衡、正负失衡、影响失衡、机会失衡）所致的不公正评价。
某企业集团在实施全面组织变革的过程中，由于变革受到个别高管人员的抵触，他们便本能地利用自己的特殊角色（比如负责人力资源的管理者进行“民意调查”），通过访谈过程中的引导和对访谈素材的“处理”等惯用手法，歪曲企业变革的真实状态。他们曾经向董事会汇报，根据他们组织的“面对面访谈”结果，绝大多数员工对变革持反对态度。
事后，该企业通过网上问卷调查的方式，居然发现员工对此次变革的支持率在93％以上！
这就是协同OA的力量，它使企业回归了本来的真实面目，有效地杜绝了“指鹿为马”式的传统“弄权”行为的发生。
使空间无界
协同OA平台的技术是以互联网为基础的，因此可以实现真正意义上的随时随地“移动办公”。无论员工身处何处，只要在具备上网条件的地方都可以随时进入工作状态。无论走到哪里，只需要通过当地网络登陆企业特定的IP地址，即可进入本企业的协同OA平台处理公务，与在办公室无异。
因此，在协同OA的平台上，“空间”问题已经不可能成为一种制约企业活动的硬约束因素。
在协同OA的办公环境下，企业几乎所有的信息（尤其是核心商业机密）都会面临被第三方恶性入侵而产生的“泄密”风险，这曾经是管理信息化面临的最大挑战。所幸的是，随着IT加密技术的发展，这个问题已经迎刃而解。
通常来说，一个成熟的系统加密技术包含三个层次：
第一个层次是通过网关屏蔽“流氓软件”入侵或者诸如“某某快照”之类对个别界面（尤其是含有企业核心机密的界面）的不正当摄取。比如著名的基于VPN构架的网关就能够有效规避此类泄密事件的发生。
通常来说，在企业总部局域网中装置这样的网关系统，便可使通过局域网登陆的所有电脑免受其害；即使是通过外部网络登陆，也可以在登陆企业协同OA前先登陆网关系统来实现。
第二个层次是“密钥”（即所谓的“KEY”，俗称“加密狗”）。每位拥有登录企业协同OA权的员工均配置一个密钥。员工在登陆企业协同OA前必须把自己的密钥插入电脑的USB接口，否则根本无法进入本企业的特定IP地址。
第三个层次是个人密码。员工在通过网关和密钥登陆本企业特定的IP地址后，还必须输入正确的密码才能真正进入到办公系统中去。即便进入了办公系统，在每次处理相关流程时，还必须再次输入密码。
层层保护之下，企业的“机密”可保无忧。
当然，除非是当事人故意泄密，或者遭遇天才般的“黑客”袭击。但这已经是另一个话题。
所有的组织变革都可以遵循“循序渐进”的原则，唯独实施管理信息化（一种特殊的组织变革）例外。
在实施基于协同OA办公平台的信息系统时，必须采取“一刀切”的方式，因为信息化给企业带来的是全新的工作方式。
比如以前的一项报告或一笔费用的报销，通常需要当事人直接拿着纸质的文件向上级口头汇报并当场签字核准；但在信息化办公平台之下，他必须通过系统的审批流程申报，把原本用于口头汇报的内容以书面形式简明扼要地阐述清楚。
这个过程看似简单，但初次操作时还是会有诸多的不习惯。比如在起草流程时对流程类别的选择就会令人无从下手。
一切都是陌生的。因为陌生，所以繁琐而艰难。在这个时候，员工们通常会非常怀念从前习以为常的传统手工操作方式。习惯的改变往往会产生焦虑、烦躁，甚至是抵触的情绪。在这种情绪之下，他们会本能地排斥给自己带来诸多不便的新方式。
许多管理者因此想到采取“循序渐进”的策略来让员工逐步适应。实际上，这是不可能的。因为管理信息化带来的是习惯的改变，如果旧方式还能够发挥作用，没有人会去努力适应新方式。
唯一的办法是彻底斩断他们的“退路”，清除其“路径依赖”，逼着他们走到新路上来。如果没有这种“置之死地而后生”的勇气，他们将永远不可能摆脱对传统方式的依赖。
这种对旧方式的“路径依赖”心理与外语学习的心理颇为相似。为什么成年人学习外语的能力不如儿童呢？因为母语已经在成年人的心智模式中形成了足够支撑其思考问题、表达思想和摄入信息的完整的“路径体系”，用以应对日常生活或工作的所有需要，因此，他便对这个“路径体系”产生了顽强的依赖。儿童则不然，他们还没有形成这样的“路径体系”，更不存在所谓的“依赖”，于是更容易接受新的“路径体系”（外语）。因此，与其说成年人学外语是因为学习能力的障碍，还不如说是无法摆脱对母语的严重依赖。
关键在于，基于协同OA的办公方式远远没有想象中那么高深和艰难。一切畏惧情绪的发生都是源自“陌生感”。如果对新方式的初次尝试遇到挫折，人们往往会不由自主地把困难夸大。正如人在黑夜中，因为未知而产生某种离奇的恐惧（比如对鬼神的幻想）。
“辩护式生存”是人的本性。在面对一项挑战（比如一项新任务或新思路）时，更多的人会遵循这样的逻辑：因为自己做不到，所以此事不可行。他们会努力质疑或否定这项挑战的合理性。在实施管理信息化时也是如此，员工的不习惯通常会直接派生出他们对信息化办公平台本身的否定。
坚决清除对传统工作方式的“路径依赖”是实施信息化办公平台的唯一选择。虽然这样做会在短期内造成阵痛或混乱，但这个阶段会很快过去，人们一旦习惯了信息化的办公平台（如果清除其退路，是很容易实现的），就会对这种全新的办公方式产生新的“依赖感”。
要做到这一点，需要企业最高管理层下很大的决心，甚至不惜宣布从某个时点起，不再接受任何传统方式的请示或申请。通常来说，在这样的决心之下，不到3个月的时间，人们就会被新的办公系统牢牢“粘住”，反而不能再适应传统的方式。
由此可见，实施管理信息化其实是一种特殊的组织变革，核心的挑战在于传统工作习惯的改变。
组织变革有一个基本的原则，就是最大限度地避免多个矛盾焦点聚焦在一起，应该分阶段进行各个击破。
为了最大限度地减轻员工在习惯改变过程中的压力和焦虑，企业对协同OA的产品选型，应采取“先简单后复杂”的原则，切忌一步到位。也就是说，管理信息化的实施能否成功，取决于能否彻底改变员工的工作习惯。因此，必须把“工作习惯”的改变作为首要的目标。为了改变工作习惯，需要一刀切；同样，为了改变工作习惯，需要在信息系统的功能选择上做到“先简单后复杂”。二者并不矛盾。
如果一开始就选择功能完备、操作复杂的协同OA系统，反而会让员工淹没在更大的陌生感和焦虑感中。
理性的做法是，在初级阶段，协同OA的功能要足够简洁，只需能够满足企业运行的基本要求即可。并且，在这个阶段，尽量使流程和权限的设置遵循企业的现状，尽量不要在实施信息化的同时触及企业其他方面的组织变革。因为实施信息化本身就会给员工带来习惯改变的焦虑感，组织变革也会如此，二者交织在一起，很可能突�
