财会革命-会计电算化-第17节

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以便即时产生正确而完整的讯息。应用控制可分为输入控制、处理控制、输　

出控制、预防控制、检测控制、更正控制。　

　　　　　兹分述如下：　

　　　　　□输入控制　

　　　　　输入控制的目的在于保证送经电脑处理的信息都经过了严格的审核，并　

且所有的信息资料都未曾被遗失、隐瞒、增加、重复处理，或发生其他不正　

常的变动。输入控制同时也包括原始错误资料的拒绝、更正及再输入。　

　　　　　对输入应做到的几项代表性控制程序有：　

　　　　　1。输入核准的控制　

　　　　　每一笔业务在进入电脑之前，都需经适当的认可与批准，方可被电脑接　

受作进一步的处理。核准的方式，在有原始凭证的系统中，通常是由有权核　

准者在原始凭证上签名或加盖戳记，或由使用部门就整批凭证作一次性的核　

准，在不用原始凭证直接使用终端机输入的系统中，通常以程序来控制输入　

的核准。也就是用程序来查对输入资料者是否有权使用终端机，这时，终端　

机与使用者的名称或代号，成为该输入业务的一部分。　

　　　　　2。代号查对的控制　

　　　　　系统对于记录资料时所使用的重要代码应有验证其正确性的能力。在多　

数情况下，如能使用代号来代表资料，将能使电脑处理的效率提高。要对代　

号的使用加以控制，可使用自动核对数元（self—checking）加于代digit　

号之后，以检测是否有换位（例如89误作98）或其他人为的错误。此外，　

也可利用其他的技术以确保代号的有效性。例如，输入资料中可能包括代号　

及帐户名称的简写，如果两者中有一项与电脑储存的信息不一致，则该业务　

就会被电脑所拒绝。　

　　　　　3。错误更正的控制　

　　　　　当系统发现错误之后，在该项错误被更正，并再输入系统之前，必须严　

加控制，这样才能保证会计资料的正确性。例如，一张有效的销货发票在处　

理过程中因发生错误而暂停处理，则在错误尚未消除，该发票处理未完成前，　

应收帐款和销售收入将应被低估。通常为实现有效的控制，发现错误之后，　

该错误的更正工作应由原先造成错误的人员或部门负责。因此，原始凭证上　

的错误应由电脑使用部门负责更正，而输入资料在转录或处理的过程中发生　

错误，则应由电子资料处理部门负责更正。对于已发现的错误，应依序编号，　

记录于电脑运行手册中，同时注明更正该错误所采取的措施。对已发现的错　

误必须作严密的控制，否则惜误的发现及其控制程序本身可能成为另一项错　

误的来源。　

　　　　　□处理控制　

　　　　　处理控制的目的在于保证电子会计资料依照预定的程序进行处理。也就　

是说，业务必须经核准，电脑才可接受处理，所有经核准的业务均已被电脑　

处理而无遗漏，没有任何未经核准的业务被添加而经电脑处理。　

　　　　　处理控制通常包含于电脑程序之中，以便检测出错误的输入资料，或检　


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测出输入资料在处理过程中的错误。常见的处理控制所能预防或检测出的错　

误类型如下：　

　　　　　　（1）未将所有的输入资料都加以处理，或误将同一输入重复处理一次　

以上。　

　　　　　　（2）所处理或更新的资料入错档案。　

　　　　　　（3）将不合逻辑或不合理的输入加以处理。　

　　　　　　（4）在处理过程中遗漏或损坏资料。　

　　　　　处理控制又可分为校订检查　（edit　　）与程序操作控制两类，校check　

订检查的目的在于将输入资料加以过滤，以检测因遗漏、无效的输入，或其　

他不正确的行动而导致的资料错误。这类控制可用的技术方法很多，现列举　

其中的几种，说明如下：　

　　　　　1。控制合计的调节　

　　　　　为使处理控制与输入控制能互相配合，电脑程序的设计应使其能自动累　

积所处理的资料的某些栏的总数　（如金额合计、数量合计等），以便把每次　

运转输入的控制合计与处理的控制合计互相比较调节。　

　　　　　2。档案辩识标志　（file　　identification）的检查　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　lable　

　　　　　处理控制必须避免处理的资料进错档案，这种控制可由档案标记的检查　

来达到目的。档案标记可分为内标　（internallable）和外标（external　

lable）。外标即为可用肉眼看见的标志，内标则是储存于电脑中，必须依靠　

电脑用程序判别的标志。内标又有首标（head　lable）和尾标（tail　lable）　

之分，首标中至少应包括档案的段数、录点计数、控制合计数及档案完整状　

况等资料。电脑程序的设计应能检查首标的资料以确定所处理的档案确系正　

确的档案。至于尾标的检查，则可确定档案中的资料是否已全部处理完毕。　

　　　　　3。极限及合理性检查　

　　　　　恰当的应用程序中应该包括各种逻辑性检查，以避免在数据处理过程中　

发生类如：存货数量为负、或资产的累积折旧超过其原始成本等不合理的错　

误。这类控制，或多或少与前述的输入控制有重复之处。事实上，资料输入　

的控制，与输入之后，处理过程的控制，本就难以划分。其重复重叠之处，　

究意应如何取舍，纯属主观判断的问题。　

　　　　　□输出控制　

　　　　　输出控制的目的在对于处理的资料的完整性与正确性作最后的检查，确　

定处理结果的正确性，并确保只有特定人员才能从电脑中取读资料。输出控　

制的第一步，通常是由专门人员对输出的内容作初步的过滤，检查有无明显　

的错误（例如文字打错或漏打等），然后再作其他必要的处理。基本上，输　

出控制至少必须做到下列数项：　

　　　　　1。输出内容与原始凭证的核对　

　　　　　有些错误，是其它一些方法无法发现的。比如说电脑内存中的非数字性　

资料的变更出错，就是其中一例。此时，只有采取把输出结果与原始凭证作　

对比，才可以保证输出结果的正确性。一般来说，如果电脑内存的资料或其　

他重要的档案发生变更时，电脑必定会自动产生一份变动报告，将变动前与　

变动后档案的内容打印出来。这份变动报告中的项目必须逐一与变动的原始　

记录与凭证作对比。在某些系统中，电脑内存中各项资料的变动，会直接向　

相关的第三者发出询证函，以验证变动的可靠性。　

　　　　　2。输出转送的控制　


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　　　　　　电脑输出结果必须在输出后立刻由相关的人员转送给有关人员或部　

门。有些结果，比如工资支票及产品成本等，对企业而言具有一定的保密性，　

因此，必须由经批准的独立人员（经常由控制小组充任）负责转送，以确保　

机密资料的安全，并避免在转送途中，有任何错误或不法事情发生。对具有　

高度敏感性的输出内容，应该甚至连电脑中心的人员都不允许接触，直接把　

输出设备　（如打印机）放置于计算机房以外的安全场所。　

　　　　　有了上述保护及控制措施之后，错误仍有可能发生，检测这类错误的关　

键，仍是在输出内容的使用者本身。因此，使用者与控制小组之间必须保持　

密切联系，以便对错误能做及时、正确地纠正。　

　　　　　□预防控制　

　　　　　预防控制的目的在于建立指标，使事情能按照常规进行，避免错误或意　

外发生。正因为这类控制能防止问题的发生，所以，最好是电脑系统的设计　

者把控制的重点就安排在这一点上。这比等到问题产生，再去寻求解决的途　

径要经济得多，并且省时省力，还能减少人际关系的摩擦。　

　　　　　预防控制包括标准的设订、人员的培训、职务划分、业务审核、表格单　

据的设计、文件的记录等等。预防控制应深入到整个会计电算化系统的各个　

环节当中去，而其中大多数的控制措施，必须在资料数据输入电脑之前就被　

贯彻实施。这里，我们要讨论的预防控制包括：　

　　　　　1。原始资料的准备　

　　　　　许多会计电算化系统仍然使用着传统的原始凭证，因此，在原始资料数　

据转化为机器可阅读的形式之前，是不会产生新的控制问题的。但如果能使　

用预先按特殊用途而设计的表格单据，就更能确保原始资料的正确程度。另　

外，如能指派一些具有专门知识、能力的人，对原始凭证作事前的审核，以　

检查有无错别字、不合理地使用代码、金额数目不符等其它不合理的情况发　

生，这样，就更能做到万无一失了。　

　　　　　有些系统可能已经废弃传统的原始凭证了，或者其原始凭证的复核已摆　

脱人工了，这时对于用来记录、处理、转送会计数据资料的设备，就应严格　

保护，防止无关人员擅自使用。　

　　　　　2。原始资料的审核　

　　　　　原始资料经记录后，就应该运用有效的控制手段以保证它们经过了适当　

的审核。诸如价格、折扣、加班时间等，都是必须经过审核的项目。输入凭　

证还应尽可能包括审核的证明，并应由电子会计资料处理部门的控制小组（或　

内部稽核人员）加以复核。如果条件允许的话，还可以利用程序控制的技术，　

尽可能地充分利用计算机来执行原始资料的审核工作。　

　　　　　3。凭证、单据的返回　

　　　　　凭证、单据的返回，主要是想通过取消资料记录来避免错误的发生。例　

如有些帐单包括两联以上，除一联留作收据外，必定至少有一联随所缴的金　

额寄回，以作为现金收入人的凭证，如果缴回寄发单位的那一联本就是预先　

打好资料的卡片，则马上就可以由电脑接受处理，而不需要经过任何转录的　

工作。　

　　　　　4。输入有效性的检查　

　　　　　输入有效性的检查，是整个电脑处理过程中特别重要的一环。检查资料　

有效性的控制技术，决定于电脑本身的校订能力。所谓“校订能力”，是指　

电脑按照输入内存的数量、金额、代号及其他资料的有效性和合理性，以检　


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查并接受（或拒绝）业务的能力。由于各种电脑都具有其自身的特点，因此，　

每一个会计电算化系统检查或校订所处理的能力也不同。电脑所具备的校订　

能力，能用于检测前述其他控制技术所无法发现的输入方面的错误。　

　　　　　通常电脑校订能力，都是经由在程序中设置检核的指令所产生的，因此　

称为程序检核。诸如有效性测试、完整性测试、逻辑测试、极限测试等，都　

是常见的程序检核技术。兹略述如下：　

　　　　　有效性测试的目的在于保证每一笔业务中所包含的代号、栏目的大小等　

都是有效的。例如，在一个应收帐款应用系统中，我们规定，业务代号为PB　

至PL的卡片才是有效的输入卡片，那么业务代号为PN的卡片即为无效的卡　

片，当该卡片输入时，电脑就会拒绝接受。　

　　　　　完整性测试的目的在于保证输入的所有资料栏的资料数与预定的相符　

合。例如，某一工资系统要求每一名新工人，都需要把其一些必要的情况打　

印在按次序排列的两张输入卡片上。实际输入时，任何与原先预定资料数不　

符的卡片，都将不为电脑所接受。完整性测试还可检查一栏中的字元是否全　

为文字，还是全为数字。　

　　　　　逻辑性测试是对内存中各部分或各栏之间有一定逻辑关系的业务，用程　

序来检查其逻辑关系，并且拒绝任何错误的组合。例如：某公司订货系统的　

操作，是由各分公司在接受订单时，电传至总公司，并产生纸带资料，然后　

把纸带上的资料转化在磁盘中而形成订购单档案。在转化过程中，所有订单　

都必须经过程序的校订检查，以确定仓库代号、订单号码、以及销售号代号　

等都完全无误。　

　　　　　极限测试的目的，是在检查内存的资料时，视其是否超出了预先设置的　

极限。一般来说，企业所发生的业务都有其合理的时间、价格及数量。例如，　

电脑将拒绝存货数量为负的情况存在，也拒绝一个人在一天时间里工作了12　

小时以上。　

　　　　　□检测控制　

　　　　　检测控制的目的在于发现潜在的问题，并引起有关人员的注意，以便采　

取适当的措施。例如：把一周之内工作时间