财会革命-会计电算化-第16节

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计，也无权进行入档资料的更改。但是，在特殊情况下，原始业务可能经由　

电脑处理而产生，例如电脑处理购货订单，自动产生购货业务。这种电脑产　

生的业务如果金额巨大，必须依照管理当局所订的授权范围及审核程序，作　

事后的复核与批准。大多数业务，都不是电脑系统的产物，这些业务在送交　

电脑处理之前，均应经有关人员的复核。业务处理完之后，电脑应能产生一　

张显示业务处理前与处理后，入档资料变动情况的清单，送回原发生业务的　

部门，或送交独立的有关人员复核，以确定电脑所处理的业务全部经过适当　


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地核准，同时经核准的业务已全部送经电脑而无遗漏。　

　　　　　3。电子会计资料部门内部职能的划分　

　　　　　为避免电子会计资料处理部门人员从事不相宜工作，而有发生并掩饰其　

错误及不法行为的机会，该部门内部的职务及各职务间的权责，都应作出明　

确划分。　

　　　　　下图所示为电子会计资料处理部门至少应做到的分工。　



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　上图所列示的各职务的主要　

任务分别如下：　

　　　　　　电子会计资料处理部门经理：①从事整体控制；②制定长、短期计划；　

③系统的最终审核与批准的参与者。　

　　　　　系统分析员：①评估原有系统；②设计新系统；③就系统的特性向程序　

设计员提供指导。　

　　　　　程序设计员：①绘制流程图；②设计并测试程序；③将程序的内容作成　

书面说明。　

　　　　　　电脑操作员：①从事硬件操作；②按照操作规则执行程序。　

　　　　　资料输入员：将待处理的资料转录到计算机所能辩识的各种媒体之上，　

如卡片、软盘等。　

　　　　　文件档案管理员：保管有关系统的各种手册、程序、及档案等。　

　　　　　控制小组：①联络本部门与电脑使用部门；②监督资料的输入处理和输　

出。　

　　　　　□系统的开发与文件控制　

　　　　　系统的开发与文件控制涉及新系统的复核、测试与批准，程序的变动，　

以及文件处理程序等三方面。如能对系统开发与文件控制作适当地设计，将　

能避免下列类型的错误：　

　　　　　　（1）系统尚未有足够的应用控制即付诸施行。　

　　　　　　（2）所开发的系统与管理目标不符，或未能按原设计运行。　

　　　　　　（3）系统未经充分测试即付诸施行。　

　　　　　　（4）所施行的系统很容易发生未经批准地更改。　

　　　　　所谓文件，这里是指包括一切为说明其会计电算系统所保留的资料与记　

录。足够的文件记录将有助于管理者与审计人员对一企业电子会计资料处理　

活动的了解。缺乏有效的文件记录，可能意味着电子会计资料处理活动的管　

理控制欠佳。　

　　　　　主要的文件包括：　

　　　　　　（1）系统与程序的说明及流程图。　

　　　　　　（2）供电脑操作员参考的电脑操作手册。　

　　　　　　（3）电脑操作员及使用者必须遵守的控制程序。　

　　　　　　（4）资料输入、输出的详细说明。　

　　　　　　（5）各种表格、单据的样本。　


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　　　　　就某一会计电算化系统而言，在系统开发与文件处理上常见的一般控制　

有：　

　　　　　1。系统设计的控制　

　　　　　　电脑的使用部门、会计部门，甚至内部稽核人员，或独立的审计人员，　

在系统设计阶段都应积极参与。具体操作上，应由管理者组织一研究小组，　

集合有关人员，负责系统设计的工作。内部稽核人员必须随时了解系统设计　

的发展情况。这样才能使其稽核工作顺利进行，尤其是计划使用电脑作为稽　

核工具时更应如此。至于独立的审计人员，他们所关心的是现行系统中的会　

计控制，因此，如果在其审核的会计年度中，有新的系统投入使用，将会引　

起其充分的注意。　

　　　　　2。系统的书面说明及其初步复核与批准　

　　　　　将整个系统作成书面说明，可使管理当局及电脑使用者明了系统发展的　

状况、控制系统实行的情况，同时也是检验现行系统适当性的一个出发点。　

借助系统的书面说明，持续不断地检验现行系统，发展适合当时新环境的新　

系统，并使之投入运行，这样才能把系统的质量维系在既定的水准之上。　

　　　　　3。系统测试的控制　

　　　　　系统测试的目的，在确定整个系统是否符合设计构想，其处理逻辑能符　

合使用者的需要，并保证正确的输入能产生正确的输出，而错误的输入、处　

理、及输出，也能迅速地被发现。系统测试应就人工处理与电脑处理两方面　

同时进行，最后测试时并且应该避免系统分析人员与程序设计人员直接参　

与，以决定系统是否不必依赖上述人员而独立工作。　

　　　　　4。正式操作之前的最后批准　

　　　　　一个新系统在测试成功之后，于正式操作运行之前，还需经过适当管理　

阶层的最后复核与批准。通常，这个阶段的工作　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　包括最后测试结果　

的检查、书面说明、设计的变动，及系统运行操作的预计程序等的复核。　

　　　　　5。档案转录的控制　

　　　　　所有档案记录的转录，都必须有恰当的控制，以避免未经批准的变更，　

并保证转录之后的档案能够正确而完整。为及早发现转录过程中的错误，应　

由有关人员负责设计控制的程序。　

　　　　　6。程序变动的控制　

　　　　　新系统开始实际运行之后，仍需设法维护其公正性，也就是说，任何程　

序的变动，都要经过正式的申请、批准、测试、将变动过程作成书面说明，　

及最后的批准等程序，以防止未经批准的篡改原程序的事发生。　

　　　　　另外，为避免程序错误的发生，变动后的程序必须经过彻底的测试，测　

试时使用的资料最好是当初开发本系统时所用的资料，或其中的一部分，以　

便将测试结果同原来的结果作比较、对照。测试后的结果应交另一不参与程　

序变更的监督人员进行复核与批准。　

　　　　　7。文件控制　

　　　　　会计电算化系统是一个复杂的综合体，因此，如果没有适当的文件对整　

个系统作书面的详细描述，将无法使系统中不同的要素作有效的结合。文件　

记录可协助会计人员、审计人员、电子会计资料处理人员、及管理当局对系　

统的效率作出适当评价。此外，文件还扮演连结组织中各子系统的角色，使　

各个子系统能更有效地结合在一起，从而达到其设计任务。　

　　　　　□硬件与系统软件的控制　


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　　　　　现代电脑技术的发展，使电脑设备具有高度的可靠性。其主要原因是多　

数电脑厂商均为电脑提供了自动控制的装置，以检测因机器操作失常所导致　

的处理上的错误。有些电脑操作失调会导致整个系统的停顿，这种“停顿”　

即是指示电脑操作失调的一种控制。但有时由于电脑使用者未能明了电脑厂　

商所提供的自动控制的功能，无法有效地利用并且导致处理上的错误。而许　

多细小的错误如未能即时发现而加以矫正，则其累积影响可能导致系统的完　

全失灵。　

　　　　　1。有效地利用硬件和系统软件所提供的控制　

　　　　　对于任何新的电脑系统，首先必须了解的是其硬件操作系统，及附随的　

软件，是否本身即有自动检测错误的功能，如有，则应该有效地使用此功能，　

以便控制电脑操作并检测出硬件操作的失误。如果未能对此功能加以利用，　

作为补偿，就必须在电脑程序中纳入其他控制技术，以避免因系统失调而导　

致的错误。　

　　　　　2。系统软件使用与变动的控制　

　　　　　系统软件的设计、修改、完成、测试、与正式使用等的审核程序，必须　

与系统的开发及文件控制互相配合。在一个操作系统或系统软件设计完成，　

投入使用之后，仍须继续维护其公正性。也就是说，任何系统软件的变更均　

须经过正式的申请、批准、审核等程序。系统软件本身就十分复杂，即使对　

非常微小的变动也会产生极显著的反应，因此，系统软件的变动必须谨慎为　

之。通常是电脑操作员发现问题，把需变更之处向电子会计资料部门经理提　

出申请，申请经核准后，由程序设计员完成程序的修改。有些规模小的电脑，　

其系统软件由电脑厂商提供，在这种情况下，系统软件的变更也应由厂商的　

系统程序设计员来完成。修改完之后，正式使用之前，还必须经过彻底的测　

试，同时系统文件对于系统软件的变更必须按时间顺序作出如实的记录，其　

中应包括每次变更之后测试的结果。　

　　　　　其实，由于电脑的硬件及系统软件本身即附有检测错误的装置，因此，　

只要能了解控制的设计，并积极有效地加以利用即可。而错误一旦被检测出　

来之后，如何处理这些错误，反倒很容易被忽视。因此，对硬件或系统软件　

控制已检测出的错误，确实应该制定出正式的追踪处理程序，这样，硬件与　

系统软件的控制才算完成。　

　　　　　□其他资料与程序控制　

　　　　　当一个新的系统正式开始运作之后，应立即对其加以控制，以确保处理　

的迅捷与正确。资料处理与程序控制的目的，在于控制日常操作，尽量减少　

处理错误发生的可能性。　

　　　　　主要的资料与程序控制包括：　

　　　　　1。控制或平衡功能的具备　

　　　　　通常资料处理的控制与平衡功能多是由附属于电子会计资料处理部门　

的控制小组来负责，也有由电脑使用部门派员担任的。不论由谁负责，重要　

的是其控制功能在组织上必须独立于电脑操作、系统分析、及程序设计人员　

或部门，其作用在于协调电脑使用部门与电子会计资料处理部门的活动，而　

其工作则包括：　

　　　　　　（1）接收所有将被处理的资料。　

　　　　　　（2）确定所有接收的资料都已输入电脑。　

　　　　　　（3）追踪在处理过程中已检测出的错误，经更正，重新输入电脑。　


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　　　　　　（4）验证电脑输出分送的适当性。　

　　　　　2。支持系统与程序的书面手册的备置　

　　　　　任何电脑操作都需有书面的系统与程序说明或手册，并需要有管理者对　

业务处理的一般性或个别的核准。操作手册中应列出电脑操作员应遵守的操　

作步骤，说明当电脑停顿或出现错误讯息时应如何操作等等。　

　　　　　3。内部稽核人员对系统的复核与评估　

　　　　　通常依照管理层作出的一般性或个别性的批准，电脑使用部门与系统分　

析人员对设计一个有效，留有审计线索，且包含了足够控制程序的系统，及　

该系统的彻底测试，并使之投入使用，负有主要责任。而内部稽核人员或组　

织内其他独立的第三者，则负责复核及评估他们的工作成果，并向管理层汇　

报。通常系统的控制必须在系统设计时即予考虑，系统开发完成之后要想再　

加入任何的控制，实际上是非常困难的。因此，内部稽核人员或组织内其他　

独立的第三者，在系统开发的每一个重要阶段，都应加以复核与评估，以确　

保系统的开发能提供适当而足够的控制。　

　　　　　4。内部稽核人员对电子会计资料处理活动的持续复核与抽查　

　　　　　系统开发完成，实际开始运行以后，内部稽核人员或组织内其他独立的　

人员或部门，仍然应对控制程序的有效性作持续性的验证。具体地说，有观　

察实际操作情况、检查控制记录、使用电脑查帐软件等方法来达到上述目的。　

此外，上述人员对于电脑的输入与处理，也应执行抽查，以确定电子会计资　

料处理活动按原订的程序有效地运行。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二、应用控制　



　　　　　电子会计资料的每一个应用，均有其特征，适应各不同的应用而设计的　

特殊控制程序即为应用控制。其有别于一般控制的针对整个资料处理环境的　

整体控制。应用控制的目的在于保证电脑对业务的核准、记录、分类、汇总，　

以便即时产生正确而完整的讯息。应用控制可分为输入控制、处理控制、输　

出控制、预防控制、检测控制、更