财会革命-会计电算化-第15节
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1。生成操作员口令
即对操作员的登录，包括操作员名、口令等内容。
2。系统库清零
这一功能模块主要是用来运行会计报表管理子系统的系统管理库置
空，并将数据库数据彻底删除。该功能仅提供给用户在置换全部报表或在其
它必须的或已有备份的条件下运行。系统在进行此项操作以前，要求用户经
过两次判断，直到最后确认方可执行。
3。重新建立系统索引库文件
当索引文件丢失或被破坏时，执行本功能。
4。汇编单位管理
该模块为用户提供了以下功能：
（1）追加记录。
（2）插入记录。
（3）修改记录。
（4）删除记录。
（5）查询记录。
（6）打印记录。
如果定义一个完整的汇编单位，需要设置以下几项参数：
（1）存号。
（2）单位简称。
（3）单位全称。
（4）单位代码。
（5）汇编单位级别。
（6）上属单位代号。
这种定义办法的优点是利用单位码、级别和上属单位代码三项元素来确
定该单位在系统中的地位。既满足了对具体汇编单位的编码要求，又能满足
对特殊汇编单位编码的要求。
5。设置报表格式及报表关系
进入此模块，又有以下功能。
（1）查询功能。此功能既可满足不同要求的查询需要，又能起到报表
定位作用。
（2）报表注册。该功能用以完成在系统中登记新表的任务。如果需要
定义一张整的报表及各种关系，首先必须做注册工作，否则，其它工作无法
进行。
（3）报表复制。本功能提供用户在注册报表时，如果遇到相同或相近
报表格式的情况下，可以采用报表复制的方式再生成，无需重新输入，这一
功能，对于用户在实际工作中的应用极为方便。
（4）报表删除。在进入本操作时，系统将用户所想删除的报表的基本
情况清楚地列示出来，用户细心查看清楚后再作各项操作，以免发生差错。
如果用户要彻底注销报表，系统规定，必须在对所有的表结构、关系进
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行删除完后，才可进行。
在做这项工作时，删除报表的结构参数中任意一个，就意味着当前报表
已经作废了。
（5）定义/修改报表结构。
①定义修改报表结构功能。这一功能主要是提供用户对报表结构作详细
描述，此处操作有两层含义：第一，对新注册的报表描述其具体的结构形式；
第二，对于已做过的报表修改其结构。
②定义修改格式内容功能。这一功能主要提供给用户编辑表头内容，编
辑表尾内容，修改表头行数等操作。
（6）定义/修改报表关系。
该模块供用户根据报表的特点定义本表自身或其它报表的相对关系。由
于对用户来讲，该模块的操作是比较复杂的，工作量很大，要求质量高，因
而此项操作一经完成后，可保持相对稳定，一般不作调整。
报表关系定义了本表数据项之间或与其它报表数据项之间的关系。系统
设计功能的模式是用报表的行次和栏目规定报表的数据项目，再用人们最便
于接受的表达方式来书写各种关系式。利用本模块功能，用户可实现数据的
共享和各种报表的数据转换。
□报处理表
1。输入修改数据
由于数据输入修改的格式及方式一致，系统将数据输入和修改两项功能
合在一起，方便用户操作。
（1）键盘输入修改数据。这种数据输入方式是指通过键盘将所需数据
送入系统数据库，是最普遍的获取数据方式。在输入数据时必须注意如下几
个问题：
①用户在输入数据时，系统约定必须同时确定数据时间、数据应隶属的
单位。
②系统提供了非常全面、方便、灵活的查询功能、供用户顺序确认三要
素，先查找所在的报表。报表选走后，即要确定数据所属单位。系统将所有
单位的简称和代号可列示出来。一次只能确认一组，即一个单位、一个时间、
一张报表。
（2）软盘输入数据。这种输入数据的方式指用户将从下级或其它来源
取得的软盘中存储的数据读入本系统数据库中而获得数据的方法。可输入一
个单位一种时间的一张表或全部表的数据。
（3）表内传递数据。此项功能是“定义报表关系”模块中已定义的报
表表内传递关系的执行端。其工作就是按照已定义的传递方式及方向完成传
递任务。
（4）表间传递数据。此项功能是表间数据传递关系的执行端，完成数
据表间传递任务。其处理方式需选择唯一的报表、单位和时间，然后才进入
传递输入状态。
（5）表外传递数据。该功能是已定义的报表表外数据传递关系的执行
端，用以完成表外数据传递任务。
2。删除报表数据
用户想删除某单位某一时间的某张报表或全部报表的数据时，采用此项
功能。一旦执行此项操作数据即被彻底删除。
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在进行此项操作之前，首先要求用户确定是删除特定一张报表还是全部
报表。如想删除一张报表，则再通过查询功能确定具体是哪张报表。然后，
再进一步确认报表所属的时间和单位。
3。审核报表数据
本功能是报表数据勾稽关系审核的执行端，在此，系统将按照用户指定
的条件完成对数据关系正确性的判断，保证一套或一张报表数据是完全正确
的。包括以下七个子功能：
（1）指定条件。供用户按需要指定执行审核的条件。用户可按照系统
明确的提示，依次选择所要审核的报表的各项条件，如日期、汇编单位、报
表编码、审核内容等。
（2）重定条件。废除用户已指定的条件，重新指定审核条件。
（3）审核。在各种指定条件完成后，用户利用本功能完成对报表数据
进行审核处理的过程。一经执行，系统中有关的审核情况等会反映出来。
（4）显示结果。
（5）打印结果。
（6）形成文本。即将审核结果形成一个文本文件。
（7）显示文本。
4。查询报表数据
有四种数据查询方式：
（1）全表数据查询。即将用户给定的某单位、时间的某张报表的详细
情况显示出来。
（2）单项数据排列。指将某一时间全部或部分单位的报表某项数据逐
一显示出来。
（3）单项数据时间排列。将某一单位不同时间的某项数据全部显示出
来。
（4）浏览。即提供一种可以浏览某种报表所有单位、时间及数据录入、
审核情况的一种查询方式。
5。汇总报表数据
一般是两种汇总方式：按所属单位汇总和按任意单位汇总。对报表数据
的汇总是系统的一项重要工作。
□报表数据输出
1。报表数据备份
这一功能包括如下三种方式：
（1）上报数据备份。指基层报表单位为向上级汇总报表单位提供数据
所作的备份工作。上报数据备份的特点是只备份所选报表的数据库文件。上
报数据备份工作一旦完成，用户不应再对数据库数据进行修改，以保持上报
数据和机内数据的一致性。
（2）日常数据备份。指系统使用单位为保护数据等对有关报表进行参
数的备份工作。
（3）日常数据恢复。当用户运行的系统中的报表数据由于丢失或其他
原因所致，需要将已备份的文件复制到硬盘中时使用这一功能。
2。报表数据输出
本功能提供三种报表打印方式：
（1）全表打印。
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（2）明细表打印。
（3）空白表打印。《财会革命——会计电算化》
会计电算化的会计控制
会计电算化系统的会计控制可大体分为一般控制和应用控制两大类。一
般控制与所有的电子资料处理活动有关，其作用在于为工作执行提供标准和
指导。诸如操作控制、文件控制、硬件控制等，均属于一般控制的范围。应
用控制和电脑在个别应用中所执行的特定工作有关，其功能在于为资料的记
录、处理及报告的适当性提供合理的保证。换言之，一般控制涉及企业的政
策和操作程序，而应用控制主要与个别应用资料的正确性、完整性相关。一
般控制如有缺点，将对整个系统造成普遍性的影响，并使应用控制也难以发
挥作用；而某一应用控制丧失的影响，只及于该应用处，对于其他应用部分
及整个系统，不造成普遍性的影响。同理，任何一个应用控制的优点再多，
再强，也无法弥补其他应用控制或一般控制的缺点。
下面，就一般控制和应用控制分述如下。
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一、一般控制
如前所述，一般控制就是为执行企业既定的政策，对整个会计电算化系
统的操作程序所作的控制。
□组织与操作控制
会计控制程序是否能行之有序，关键取决于执行者的行为。因此，良好
的组织方案和适当的权责划分，是会计控制的重点所在。会计电算化系统的
组织方案中，至少应包括下列基本的一般控制：
（1）电子会计资料处理部门和使用者间职能的划分。
（2）对发生的业务提供一般性的核准，并防止电子会计资料处理部门
擅自更改、审核所发生的业务。
（3）电子会计资料处理部门内职能的划分。
一个有效的组织方案，应能对权责作出适当的划分，即使任何人都不可
能从事“不相宜”的工作。所谓“不相宜”的工作，是指一个人所负责的工
作，使他既有机会产生重大错误及不法行为，又能够掩饰该错误及不法行为。
而使他人不能轻易发现。例如财产保管和财产记录就为不相宜工作。不相宜
的工作如果不能由不同的人员、部门控制，就意味着分工不当，而这个控制
上的弱点，将影响整个会计电算化应用的有效性。
1。电子会计资料处理部门与其使用者间职能的划分
原则上，会计电算化系统应该尽可能维持同记帐分系统相类似的分工组
织。因此，电子会计资料处理部门应与其有关的使用部门相互独立，应有权
完全控制所处理的会计资料、数据，并应将处理的结果直接向有关人员或部
门报告。另外，电子会计资料处理部门还有维护数据、资料的真实性的职责，
除非是在本部门中所发生的错误（如打卡错误等），否则不能对资料作任何
更改。
如果电子会计资料处理部门不能独立于其使用部门，则意味着使用部门
可以按照希望产生的结果来更改会计资料或电脑处理程序，从而掩饰其错误
及不法行为。这就是由于分工不当所造成的。例如，小公司可能没有独立的
会计资料处理部门，而将电脑置于使用部门，供其自行处理。这时，只好利
用管理当局的适当监督，以弥补缺乏分工的损失。
2。对发生的业务提供一般性授权（避免电子会计资料部门擅自更改、审
核业务）
上段所述及的控制，着重于积极的使电子会计资料处理部门有独立维护
原始资料真实性的能力，与此同等重要的是，我们也必须消极地避免电子会
计资料处理部门有擅自更改资料、损害资料真实性的能力，以免产生不真实
的会计报告，损害电脑使用部门的利益。因此，电子会计资料部门不能进行
或核准业务，不能保管或控制电脑设备以外的财产，不能负责系统控制的设
计，也无权进行入档资料的更改。但是，在特�
