财会革命-会计电算化-第13节
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（2）计算工作简单，但要求标准高，不允许出错。
（3）有大量汉字输入。
（4）可靠性要求高，对意外情况应有补救措施。
根据其特点，在硬件配置上应考虑：
（1）内存容量大，外设带有硬盘。
（2）要求打印速度快。
（3）便于联接计算机网络。
（4）要有高的性能价格比。
为此应选择IBM—pC/XT及其兼容机，或1BM—PC/AT机及其兼容机，内
存要在640K以上，硬盘容量10兆及以上，打印机为24针。
软件上选择CCDOS2。13F及以上的汉字系统，支持系统选用DBASEⅢ或
FOXBASE。
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四、帐务处理子系统的系统设计
□帐务处理子系统的数据流程和功能模块的设计
1。数据流程的设计
电算化帐务处理子系统完成手工环境下帐务处理的全部工作，并解决手
工条件下存在的问题。电算化帐务处理的信息流程是：
（1）输入会计凭证信息。
（2）经校验和合法性检查通过后，对信息进行处理。
（3）完成科目汇总。
（4）登记总帐。
（5）登记明细帐等帐务处理业务。
2。帐务处理子系统功能模块的设计
一个信息系统有什么样的功能模块结构，取决于系统本身的目标。特有
的数据流程和程序设计要求，以及计算机系统软件硬件的支撑。
□帐务处理子系统的系统设计
1。代码的设计
中文输入的速度较慢，占用空间大，书写麻烦；计算机处理经常会出现
二异性，例如：手写体“现金”和“现金”没有区别，而计算机则不然，所
以克服以上两点，在计算机输入之前，先要给各会计科目编制代码，以备使
用。
会计科目编码可以达到以下目的：
（1）使科目内容的表达方式系统化，标准化，从而使计算机处理单纯
化。
（2）便于确定科目间统驭和被统驭的关系。
（3）统一代码可以作为数据处理的关键字，便于数据的检索、排序、
分类和合并。
给会计科目编码应遵循以下原则：
（1）唯一性：一个科目的代码只能代表一个会计科目。
（2）适用性：代码含义简单，便于处理和记忆。
（3）统一性：所编代码符合国家统一规定，以便信息汇总、交换和共
享。
（4）扩展性：所编代码既满足当时的需要，也能满足今后的需要，能
进行删增。
（5）简易性：在遵守以上原则基础上，科目代码的位数应尽量减少，
一方面可减少输入量，一方面提高正确率，并能节约存储空间和提高运算速
度。
会计科目的编码方法有以下几种：
（1）顺序编码法：是按照本科目在会计科目体系中的排列顺序，对科
目编码的一种方法。
（2）分组编码法：是按数字顺序组，由某一特定号到另一特定号为一
组，表示某个类别的一种方法。
（3）按位编码法：是将代码的每一位规定一个含义，分别代表编码对
象的不同类别或具体编码对象的一种方法。
科目编码常是以上几种编码混合使用：
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（1）总分类科目的编码。
在实际工作中，总分类科目定为三位数，按顺序编码法和分组编码法将
3位数分为两上组：
100～199固定资产和流动类资产科目100～399
200～299专项资产类科目资金占用类科目
300～399有关利润的科目
400～499固定资金和流动资金来源类科目400～699
500～599专项资金来源类科目资金来源类科目
600～699有关销售和利润的科目
在上列每一小组中，采取顺序编码法和按位编码法，从代码最高位开
始，逐次按位分别表示编码对象的大类、中类、小类。
可见，三位数的总分类科目代码能反映编码对象所属的不同层次的类
别，这就为计算机对编码对象进行排序、分类、合并提供了有利条件。
（2）明细分类科目的编码。
由于明细分类科目详细地反映编码对象，所以应按其详细程度的不同，
分为三级科目和二级科目。由于三级科目从属于二级科目，二级科目从属于
一级科目，所以二、三级科目的编码不能脱离一级科目，独立编码，一般来
讲应在一级科目代码后加缀二级科目代码，再加缀三级科目代码。二级科目
代码和三级科目代码的设计方式与一级代码的设计方式相同。
二级和三级科目代码的位数由企业的具体情况而定。有的企业所需二级
科目或三级科目代码较长，可以在10个阿拉伯数字之外，加26个英文字母，
这样，可以减少编码位数。
若在现实工作中，只有一级科目，例如现金；有的只有一级科目和二级
科目，如待摊费用。这种情况下以0代替。
2。帐务处理子系统的输入设计
帐务处理子系统的输入设计包括记帐凭证的设计和记帐凭证输入的设
计：
（1）记帐凭证的设计。
帐务处理不同于手工处理，它的基础是记帐凭证，所以记帐凭证的准确
性，规范性直接关系到帐务处理的输入。因此，记帐凭证必须认真编制，严
格审核。
记帐凭证分银行存款记帐凭证，现金日记帐记帐凭证。
记帐凭证格式的主要特点是：
①为使计算机能识别不同凭证：第一，对银行存款、现金和转帐的记帐
凭证用不同颜色印刷；第二，有的凭证号是前缀汉语拼音字母作为标志：例
如XSXX或ZZXX、YSXXX，SFXXX、YFXXX分别表示现金收款凭证、转帐凭证、
银行存款收款凭证、现金付款凭证、银行存款付款凭证。
②在银行存款和现金的记帐凭证中有4个对应科目，科目的借贷性质可
根据上述凭证号中汉语拼音字母的标志来判断，在转帐凭证中可填写4个借
方科目和4个贷方科目。
③凭证中需要输入计算机的数据都用双线框标志，以便操作人员输入。
（2）记帐凭证输入的设计。
为提高工作效率，每月的记帐凭证必须当日输入井进行处理。输入之
前，应审核凭证上的有关数据是否正确，并检查各种凭证是否已归好类，序
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时排列，检查是否有错号、重号和漏号。
输入凭证时，应认真负责。若凭证编制与输入操作人员不是同一人，一
般应制定严格的凭证交接制度。
在帐务处理从手工到电算化方式时，要建立三个记帐凭证暂存凭证：银
行存款记帐凭证暂存文件，现金记帐凭证暂存文件和转帐凭证暂存文件。各
凭证暂存文件存储有关的输入凭证，以便机器校验，打出错误信息和人工更
正。经校验的合格文件凭证，用来更新数据主文件，并录入各种记帐凭证主
文件，长期保存，以备日后查询和审计，各凭证暂存文件在当日处理完毕后，
次日输入新凭证前必须删除全部记录。
（3）记帐凭证输入校验的设计。
①输入凭证号的校验。校验的方法是：除第一张凭证外，将后一张凭证
的凭证号与前一张的进行比较，后一张凭证号应大于前一张凭证号，差数应
为 1，否则，则输入的凭证号有错，或排序有错，或输入的张数有遗漏或重
复。
②科目代码的校验。在计算机内存储一个标准科目码代表工作文件，凡
输入的科目代码都应在表内找到相同的代码，若找不到，则说明输入代码有
错。
③金融的校验。可采用各系数相加之和同“合计”的核对方法。
④输入凭证张数的校验。将手工计算的凭证实际总张数事先输入机器，
机器则自动统计凭证的张数，实际张数与机器的总张数应核对相符。
计算机使用以上各种方法校验出数据输入中的错误之后，还应把错误信
息打印出来，以便更正。
□帐务处理子系统的帐务处理过程的设计
1，记帐凭证主文件的更新
记帐凭证主文件包括：①银行存款记帐凭证文件；②现金记帐凭证主文
件；③转帐凭证主文件。这些主文件应每年设置一个，文件名称中含有设置
文件的年份。每月发生经济业务后，及时对该文件进行更新。方法是：将经
过校验无误的各种记帐凭证暂存文件中的各个记录追加到当年相应的记帐凭
证主文件之后。
2。科目汇总
科目汇总数据主文件和明细数据主文件都是根据当日经过校验的各种
记帐凭证暂存文件进行更新，以便及时了解更改后的新数据。为此，应先将
各种记帐凭证上的科目汇集，再按一级科目、二级科目、三级科目及其借贷
方分别汇总。
3。汇总科目数据文件的更新
汇总科目的主文件已按一级科目、二级科目、三级科目设
置了记录，记录中包含：（1）上月金额；（2）截止当日的借方累计发
生额，贷方累计发生额；（3）本月余额。每日经济业务发生后，要根据当日
科目汇总的结果，对本文件更新处理。这样，我们就可以了解各科目的各种
金额增减变化和结余情况，也可打出三栏式总帐、二级帐和三级帐。
4。银行存款主文件的更新
银行存款主文件是按年设置，其记录是按日设置，每个记录包括日期，
本日收入，本日付出和余额四项数据。在每日发生银行付款业务后，对本文
件需要加以更新。
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□帐务处理子系统的数据输出
（1）输出的格式要与现行簿记的要求相符合。例如：在日记帐，明细
帐中都要求月初有“上月余额”字样的金额，每页第一行要有“承上页”字
样的金额，每一页最末一行要有“转下页”字样的金额。
（2）在输出之前，一切不可现的数据文件，代码，均要转换为用户能
够接受的字符、格式；所有的帐，表都要装上表头；所有凭证都要装上凭证
名及责任人字样。
（3）要考虑输出效率。在设计数据文件的字段名和记录时，既要考虑
输入方便，又要考虑输出要求。输出程序应尽量减少对字段、记录、数据的
再处理，这样，就可以提高输出速度。
（4）若数据处理是用数据库语言编的话，为提高打印速度，可以在输
出程序的编写中，用BASIC语言。因为：数据库文件可以分解为数据结构与
数据二部分。当某些数据库文件中的数据需要被BASIC语言调用时，只需将
打印数据库文件转换为文本文件 （。DBF—。 TXT），退出数据库系统，启动
BASIC，即可实现。
帐务处理子系统最终要打印出的文件有以下几种：
（1）记帐凭证清单；
（2）银行存款日记帐；
（3）现金日记帐；
（4）总分类帐；
（5）明细帐分类帐。
记帐凭证清单包括：银行存款记帐凭证清单；现金记帐凭证清单；转帐
凭证清单。这些清单都是由校验无误的各种相应的记帐凭证暂存文件，于当
日打印输出，反映记帐凭证的名称、日期、凭证号、借方科目、贷方科目、
金额。
银行存款日记帐反映的是银行存款的流动及方向。为反映银行存款的增
减变动，有利于资金的使用，保障其安全完整，要求有严格的规定格式输出。
总分类帐通常使用借、贷、余三栏式格式，总分类帐只是提供资金占用
和资金来源及其变动的总括指标，各科目的借方发生额和贷方发生额都是逐
笔累计的当期累计金额、它可以按日或按月打印输出一次。反映每日（月）
的借方累计发生额、贷方累计发生额和余额。
帐务处理子系统中要为未设业务子系统的各种业务进行明细核算。因
此，帐务�
