[励志]最佳员工生存手册-第2节

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　　该类员工长于分析强势和弱势，对自己和他人都有充分的了解，有大智若愚的风范，又有运筹帷幄的处事能力。　
　　上班时间别让办公桌太干净　
　　想让你的老板也认为你是一个勤奋、有效率并且有团队精神的员工吗？也许，在办公桌上做点改变，就能有这样的效果。有时候，你可以让你的办公桌“乱”一点，“杂”一点，千万不能太“干净”。　
　　●外观有点“乱”但“乱中有序”的模式。虽然东西很多，却不可思议地很整齐。各种文档分门别类，排列的非常合理而且具有逻辑性。这种办公桌完全是工作式的，没有任何个人痕迹，这样的办公桌让你看不出它是张三还是李四的。而且，它被安排得井井有条，任何机器、文档，即使是一支笔，都放在它们应该放的地方。　
　　如果你的办公桌就是这样的，很显然，说明你精力充沛、有生气，一切以工作为中心。你不太可能花很多时间在社交上，或让自己休息一下。你经常出差，所以时间对于你来说非常重要；而且你也的确杂务缠身，所以你不需要故意做出很繁忙样子；你对别人的观点并不在乎，因为你对自己的能力足够自信。你很有可能从事的是创造性的工作：如记者。　
　　●外观给人感觉很繁忙的办公桌。　
　　这种办公桌你肯定也不会太陌生，它总是被掩盖在各种各样的档案之下，而且这些档案还有向周围领域（如架子和地板）扩张的倾向。这样的桌子虽然也没有什么个人物品（因为根本没有放的位置），却非常有个性：因为能那样乱、那样满的桌子也不会多见。　
　　如果你的办公桌是这样的，它就替你向公司每一个人叫嚣着，“我的主人是多么忙碌啊！”即使你并没有比别人有更多的活。可是，看看这样的桌子，它早就在公司里为你建立了忠诚、努力工作的形象。然而，另一方面，可能也会有人认为你效率低下、总是浪费时间，因为在那堆档案里找到想要的档案会多么困难！　
　　●外观上展示成绩的桌子。这一张桌子简直就是你的“战利品”展示桌。在这里，摆满了各种你能够得以骄傲的各种凭证：如公司给你的奖励、你某时某次赢得了某种猜谜才艺大赛。总之，桌子在为你宣称：知道我是谁吗？一个不平凡的人。　
　　如果你就是这张桌子的主人，那么，就说明你生性活泼、精力充沛、充满野心。你爱好挑战，对于任何自己想要的东西，会直接地去争取，“退让”并不是你的生活哲学。不过，你总是太繁忙了，所以，你不容易注意到细节问题：这可能是你向目标前进的阻碍之一。　
　　也别放任办公桌一团糟　
　　●该丢掉的就丢掉　
　　堆积如山的文件资料，回不完的传真和留言条，加上杯子、电话、装饰品、日历……你是否终日淹没在办公桌的混乱中理不出头绪？该是清场让工作条理分明的时候了！　
　　或许混乱的办公桌不代表混乱的工作，但杂乱无章的桌子却比较容易让人脑袋乱糟糟！但你可能会说，我也不想让自己这么乱，只是资料真的太多，工作真的太忙！试着丢掉或整理一下这些东西，你将拥有一个让你效率大增的工作空间。有哪些东西是需要扔掉的呢？　
　　◇没用的餐具　
　　在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然事情被耽搁，也记得礼貌地请同事代劳。客气的请求易于被他人接受。　
　　◇还没看的报章杂志　
　　养成随手把你想看的文章剪下来贴到剪贴簿的习惯，不然干脆将杂志丢掉，因为摆得过久你也不可能再看它了。　
　　◇过多而无用的笔　
　　你可能在桌上、抽屉放了一堆铅笔、原子笔、荧光笔……去芜存菁留下几支你常用的，办公桌看起来会清爽一点！　
　　◇不断暴增的名片　
　　把用得到的名片资料键入电脑或电子记事本，然后扔掉这些占空间的纸卡，以后你只要指尖轻轻一点，就可以马上找到你要联络的人，这会省下你不少宝贵时间。　
　　◇眼花缭乱的装饰品　
　　满桌子的相框、玩偶、摆饰，不只制造混乱景象，还会分散你的注意力，让你无法专心工作。留下一两样具有纪念价值的东西就好，你会发现你不再老觉得眼花缭乱！　
　　●做好文件分类　
　　开会在即，老板等着看你精彩的企划案，你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，面对桌上一片凌乱的局面，你感到焦急万分，就连电子文档也不知存到哪里去了，最后你只能硬着头皮用口头报告。原本精彩的企划内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。　
　　这个时候你应该觉悟了吧？好好对待你的办公桌，运用一些方法归纳用品，把你的创意与重要讯息，归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方，从此让你的工作更加有效率。　
　　在公司分配的有限空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得要把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。　
　　电脑进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1。3，可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。　
　　把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。　
　　初步救急的方式只适用于少量文件，大量的文件还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分？e用L型透明夹收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。　
　　除了用产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。　
　　除了纸张文件外，期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的人如果把所有的期刊堆叠成一座小山，不仅不利调阅，占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。可以将期刊有秩序地归档。首先分成周刊、月刊，周刊下又可以再分细一点。每一种刊物按期？e顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅资料非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。　
　　至于分类到底要分到多细呢？千万不要分太复杂，复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说，100个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成20个档案，每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的了　
　　办公室智慧重视名片的作用　
　　在职场中，他人对你的印象往往起源于你递上的那张表明你身份的名片。所以，千万别小看了名片，在现代职业场上，一张小小的名片往往能起到你无法估量的作用。名片的制作　
　　名片，是当代社会私人交往和公务交往中一种最为经济实用的介绍性工具。由于它印制规范、文字简洁、使用方便、便于携带、易于保存，而且不讲尊卑、不分职业、不论男女老幼均可使用，因此它用途广泛，颇受社会各界的欢迎。　
　　眼下国内最通用的名片规格为9cm×5。5cm。如无特殊需要，不应将名片制作过大，甚至有意搞折叠式，免得给人以标新立异、虚张声势、有意摆谱之感。印制名片的纸张，宜选庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色，并且以一张名片一色为好。最好不要印制杂色名片，令人看得眼花缭乱。也不要用黑色、红色、粉色、紫色、绿色印制名片，它们均会给人以失之于庄重的感觉。不提倡在名片上印人像、漫画、花卉、宠物。这些东西并无实用价值，却会给人以华而不实的印象。　
　　在国内使用的名片，宜用汉语简体字，不要故弄玄虚，使用繁体汉字。切勿在一枚名片上采用两种以上的文字，也不要将两种文字交错印在同一面。制作名片，最好不要手书自制，也不要以复印、油印、影印的方法制作名片，它们均不够正规。名片上的文字同其他应用文一样，首先要合乎规范，否则就会引起误解，影响交际效果。在合乎规范的前提下，可以讲究自己的风格，表现自己的个性。名片的风格、个性，主要表现在片面布局与字体的选择设计方面。就字体而言，行、草、篆、隶及各种美术字体均可。　
　　随着名片使用日益广泛，除所用纸张越来越好外，名片的片面设计也越来越新颖。如可以在片头上印一些装饰图案，还可以将单位徽记印在名片上，以树立企业形象。　
　　名片的使用　
　　名片的使用决不是个简单的动作，该在什么时候、什么地点、向什么人怎样递上名片是一门学问。名片是一个人身份的象征，当前已成为人们社交活动的重要工具。因此，名片的递送、接受、存放也要讲究社交礼仪。　
　　名片必须是经过精心设计的作品，它的功用是要让别人能想起世上还有你这号人物。　
　　当别人想动用人际关系去搬救兵时，你这张名片就是一份很重要的线索，因此在设计上千万不要草率。　
　　●交换名片　
　　向对方递名片时，应面带微笑，注视对方，将名片正面对着对方，用双手的拇指和食指分别持握名片上端的两角送给对方。如果是坐着的，应当起立或欠身递送，递送时说一些“我叫×××，这是我的名片，请笑纳”“我的名片，请你收下”之类的客套话。递送名片时要注意：地位低的人先向地位高的人递名片，男性先向女性递名片，当面对许多人时，应先将名片递给职务较高或年龄较大者，如分不清职务高低和年龄大小时，则可先和自己对面左侧方的人交换名片。　
　　在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。　
　　在与他人交换名片时，要养成记住对方姓名的习惯。名片是表达自我的“作品”。如果你不重视别人的名字，又有谁来重视你的名字呢！此外，在交换名片时，要保持名片的整洁，不要轻易地在自己的名片或他人的名片上随意涂改或做笔记，因为这样会造成他人心理上的不快感。　
　　其实要记住名字，也是有方法的，我们常在一些场合中交换名片时，不要拿到名片就往口袋塞，最好还是看一下名片，默念一下对方的名字及名片上的内容。然后当天回去之后，稍微记录一下，再将名片作分类整理。在职场上要记住人家的名字，名片的整理真的很重要。记住了的名字，赶快打电话给他。当你做了整理之后，你还是要做好联络的工作；这是建立人际网络很重要的一点。　
　　刚刚讲到名片的交换，其实这也是有技巧的。首先在人多的场合，一定要带足够的名片。其次要注意发名片的时机。有些时候人家并没有要跟你拿名片，你却猛塞给人家，这是不好的。还有你要发名片时，你要看人家有没有手拿、方不方便拿，也许在酒会时，人家手上正拿着食物，没有手可以空出来拿你的名片，你却发给他，他当然是不好意思不拿，但却会造成？e人对你的反感！甚至名片一拿就？G到垃圾桶去了。或者是当人家正在谈话时，也不要打断谈话去发名片。　
　　接收他人递过来的名片时，应尽快起身，面带微笑，用双手拇指和食指接住名片下方的两角，并说“谢谢”、“能得到您的名片，深感荣幸”等等。随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职衔念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受重视的满足感。名片接到后不能随便乱放，如果是初次见面，最好是将名片上的重要内容读出来，当对方递给你名片之后，如果自己没有名片或没带名片，就当首先向对方表示歉意，再如实说明理由。在