效率第一-第8节

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好处，你丧失的将是那些可能给你带来巨大好处的潜在价值。　　　　　

商店的工作人员以维护顾客的利益和珍惜顾客的时间为出发点，不仅维护了顾客的利益，同时也没有浪费自己的时间，这是一个双赢的策略。　　　　　

这种策略在今天的商业活动中其实非常普及。其实归根到底就是一句话：“真诚可以感动每一个人。”要知道，为别人考虑，别人也会为你考虑，这是相辅相成的。　　　　　

学会应用双赢的策略，它可以使事情在你的设计中按时完成，即使有些出入，也能从容应付，而且是名利双收。　　　　　

明天的事虽然不可预料，但是你可以让它尽可能地向你想象中的方向发展。　　　　　

人生最宝贵的还是今天，富兰克林说：“一个今天”胜于两个“明天”。　　　　　

如果憧憬着美好的明天，那么就请你从今天开始制定一个双赢策略。这种策略不仅会让你赢得好处，同时也会提高你的声誉，从而形成一种良性循环，让你最有效地利用时间，在最短的时间里做出最有效率的事。


第三部分　效能管理16、一页报告的效力

从意见中择出事实的一页报告，正是宝洁公司　　　　　

作出决策的基础。——宝洁公司总裁爱德华　　　　　

　　　　

宝洁公司的标语是“一页备忘录”，该公司的前任总经理理查德是一个做事情雷厉风行的人，他有一个习惯，就是从来不接受超过一页的备忘录，他常在一页退回去的备忘录上面写道：“把它精简成我想要的东西。”如果备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的，只理解简单的，我工作的一部分就是教会如何把复杂的简单化，只有这样，我们才会更好地进行下一步工作。”　　　　　

传统的报告一般是由经理或者经理助理起草拟定的，报告大约15页左右。因此，有人置疑，如果说报告只有一页长，宝洁公司是如何将其处理的如此切中要害，一目了然的呢？研究人员的调查揭露了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上，不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减，目的是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需时间。这种处理问题的方法非常精细，并且趋于完美。宝洁公司的总裁经常鼓励他的员工及时与自己沟通，并对提交报告的员工说：“公司的大部分效益建立在这一页报告上。”这也是宝洁公司高效率的工作水准，高效益的营业收入之秘密所在。　　　　　

　　　　

一页报告的威力在于，它的要点鲜明集中，比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时，一页报告也解决了很多问题。　　　　　

首先，因有少量的问题有待讨论，审核的速度加快了，工作效率也提高了。　　　　　

其次，节省了大量的、不必要的时间上的浪费；　　　　　

最后，这种精练的文章形式，使报告的含金量大大提高。　　　　　

一份冗长的报告也许写的时候不会太难，但是如果让你把这份冗长的报告缩节成一页纸，那么难度就很大了。　　　　　

是的，一份简洁明了的报告要求有更高的含金量，而含金量越高那么报告的价值与可行性则越高。我们缩减报告的目的，就是要求报告的内容告别那些繁琐的一味重复性语言。一份报告没有清晰的结构与观点，就没有可读之处与可行性。一份精简的报告不仅是在节约阅读者与执行者的宝贵时间，而且是在无形中提高了企业的效率。　　　　　

为了提高效率，管理者应该采用最简单可行的方法节约时间。一页报告就是一种行之有效的良好方法，它可以让领导更好地了解企业的运行现状，可以使领导者与员工及时沟通，了解员工对企业的期望值，接受员工对企业的建设性意见。同理，在企业的管理制度上也可以做好管理结构的简化，使上下级之间达到高质量、快速地沟通。


第三部分　效能管理17、经验提升效率

在一家小印刷厂里，工人们正在进行紧张的工作。这一阶段的工作任务繁重，这就不得不要求工人们高速度的工作，因为一旦一个环节耽误时间，下一个环节就会被延误，进而影响到整个印刷流程。负责切版的工人熟练的将需要的石板进行切割。速度很快，但随之而来的是满地的废料。一次切割十块，就会出现三块废品。　　　　　

废品增多，无疑会增加成本。这让负责生产的业务经理十分头疼。如果让他们放慢速度，产生的废料一定可以少很多。但这无疑会影响到其他的生产环节，效率就会降低。　　　　　

一天，业务经理有机会去参观一个规模更大的印刷厂的生产车间。正巧这里正在紧张地赶制一批印刷品。当他走进去的时候，这里正是一片忙碌的景象。印刷机器正在轰隆隆地开着，工人们都在井然有序地工作着。他特别注意了一下切版的环节，那里没有他预想中的满地废料。经过仔细观察，他发现这里工人切割石板产生的废品少而且速度并不慢。唯一存在不同的，就是他们每一次都是按5块，而不是十块切割。　　　　　

经过询问，工人们告诉他，经过他们长时间的摸索，发现按5块切割不但方便，而且省料省时。因为一块大板按两次切割后，刚好能余出一块板的材料，而且不容易出废品。茅塞顿开的他回去以后立即将这一经验推广实行。很快，困扰他的废料问题就被解决了。　　　　　

　　　　

　　　　

采用的切割方法只是十块与五块的细微不同，所产生的结果却完全不同。小块切割所产生的效率远远高于大块切割方法，而这些都来源于丰富的工作经验。因此用最少的时间积累最多的工作经验，将会帮助你解决许多书本上看不到的问题，会是你提高工作效率的捷径之一。　　　　　

如果你有丰富的工作经验，你可以在最短的时间内，准确地判断出问题的所在；你可以在此基础上，想出许多小办法来解决可能出现的大问题；你可以轻松面对工作，而不会为工作头疼不已。　　　　　

不是所有的知识都来自书本，实际的经验有的时候更有效。对于工作中遇到的问题，必须要学会面对问题，主动地解决问题。而经验不是等靠就能得到的，是在不断的发现问题，解决问题过程中积累起来的。这是一个耐心等待，细心观察，灵活思考的过程，也是你将工作做好的必经之路。　　　　　

“熟能生巧”，丰富的实际经验会使你的工作进入到一个良性的轨道之中，而这会让你的工作效率不断提高，工作质量不断改善。所以请时刻注意工作中的点滴积累，它会在关键时刻显示出独特的作用，帮助你提高工作效率，真正实现“省事，省时，省力。”


第三部分　效能管理18、“太阳下山”规则

在2001年的全球富豪排行榜上，美国百货连锁店“沃尔玛”负责人罗伯森排在首位，而且总资产比微软公司的总裁比尔•；盖茨多出80亿英镑。　　　　　

为什么沃尔玛会创造这样的销售业绩呢？在沃尔玛公司里有一条员工须遵循的原则——“太阳下山”原则，它是沃尔玛公司文化的重要组成部分。沃尔玛连锁店的工作繁多、时间有限。所以公司规定每天在太阳下山之前，每个员工必须完成规定的标准，不管是总公司还是子公司，只要是顾客提出的要求，店员必须在当天完成任务，满足顾客。　　　　　

有这样一个事例，阿肯色州一家沃尔玛连锁店的药剂师在家里度周末，忽然接到公司的电话，说是一位糖尿病患者刚买回家的瓶装胰岛素，在路上不小心打破了，现在病人在家里，病情紧急，需要胰岛素。药剂师立刻穿上衣服，奔到连锁店，把胰岛素送到了病人的家里。这种高度的负责精神体现了沃尔玛公司的工作准则，那就是“在当天满足客户的所有要求”。　　　　　

　　　　

沃尔玛的这种工作精神正是遵循了“太阳下山”原则。今日事，今日毕。不要推托工作，当你一旦掌握了一切必要的前提条件就要全力以赴的去完成它。这才是高水准的公司、高素质的员工所必须具备的工作准则。提升公司效率的前提，就是提升完成任务指标的能力。在规定的时间里完成自己的任务，才是高效率的最终体现。沃尔玛正是以这样的高标准在严格要求自己，高效的运作方式给企业带来了滚滚财源。　　　　　

因此，我们在处理自己的事情时，也可以借鉴一下沃尔玛的“太阳下山”原则，养成不推迟工作的好习惯，克服造成拖沓现象的各种负面因素，把大任务分成许多小任务去做，规定最后完成期限。作为一名管理者一定要把你的期限告诉员工，让他们开始工作。　　　　　

提升你的办公效率，从今日事，今日毕做起。一定要记住，要节约时间和精力，就不要把事情放下不做，而要把事情处理完。在太阳下山之前问问你自己，是不是还有什么事情需要在今天完成但是被搁置到了明天，那么马上开始行动吧，养成不拖延工作的好习惯，才会真正的把效率转化为效益。


第三部分　效能管理19、体制　——高效率的保障

古时候有7个人住在一起，由于食物有限，他们只有一桶粥，很显然粥每天都不够吃。为了更好地分食这桶粥，他们抓阄，然后决定谁来分粥，每天轮一个。这样一周过来，只有一天，轮到某一个人分粥的时候，他才会吃饱。后来他们实在忍受不了这种方式。开始推选出一个道德高尚的人，由这个人来分粥。但是，强权难免产生一些不好的后果，这7个人开始想尽一切办法去讨好他，接近他，这样的后果可想而知，最后他们又决定选用新的办法。于是，这7个人组成三个人的分粥委员会与四个人的评选委员会。委员会成立后，每一次分粥，由于意见不统一，相互之间不断攻击，等到粥吃到嘴里的时候，已经凉了。所以，这个方法又被否决了。他们最后日思夜想，终于得出一个方法：轮流分粥，但分粥的人要等其它人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了使剩下的那碗粥不是最少的，因此分粥的人尽量使每一碗粥都分得非常平均。就这样7个人从此和平共处，相安无事了。　　　　　

　　　　

　　管理者企业的管理制度健全上应该做到，象“轮流分粥，分者后取”那样合理的游戏规则，让每个员工按照游戏规则自我管理。游戏规则要兼顾公司利益和个人利益，并且在处理公司个人之间的事务时，尽量做到公平公正，更重要的是要让个人利益与公司整体利益统一起来。这样才会最大化地提高企业员工的工作效率。管理制度的核心在“理”不在“管”。管理者的主要职责就是建立一个责任、权利和利益这三个管理平台的支柱，并且缺一不可。如果管理者没有责任感，公司就会衰退；丧失权利，管理者的命令就会变成一纸空文；没有利益分配，员工就会失去积极性和工作热情。只有管理者把“责、权、利”的这三个支柱建好，员工才能团结合作，全力以赴，使工作效率达到最大化。　　　　　

正如上文中的故事一样，同样是七个人，不同的分配制度，会产生不同的结果。如果一个企业效率低下，就要考虑是否是机制不健全的问题，或者是利益分配没有公平公正公开，对员工没有严格的奖勤罚懒的约束。每个领导都要对机制的建立与健全给予足够的重视。　　　　　

　　那么，针对自己的企业，什么才是最好的制度？回答是，适合的就是最好的。微软的制度好不好？但是针对于你的企业而言，就很难说好。最重要的是看这一制度能否借鉴到你的企业管理中去。借鉴是可以的，但是这种制度最好是从你的企业土壤里生长出来的，而不是从管理理论中生搬硬套的。制度是需要培育的，是有生命力的。而不是单纯的，一成不变的对他人的理论或管理模式照办照抄。　　　　　

　　　由此得出，好的制度浑然天成，是在实际操作中得出的既简洁又高效的实用方法。一个企业若想真正高效运转起来，是需要管理者在“制度”两个字上下一番功夫的。同时切记，制度是在实践中生长起来的，不是引进与制造出来的。