效率第一-第4节

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！



同样的道理，工作效率高低的一方面就是，来自你是否能将资源变成取之不尽的财富。事半功倍或者事倍功半，点石成金或者点金成石，就看你如何选择。


第二部分　转换思维10、不要堆砌你的办公桌

美国管理学者蓝斯登说：我欣赏彻底的和有条理的工作方式……看看彻底和有条理的成功人士的工作方式。向他询问某件事情时，他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。　　　　　

人们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些管理者的公文包和办公桌上，堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志等等。当你需要一份文件或寻找书稿时，是否还要把这些东西翻个底朝天呢？试想，在这样杂乱的环境中工作或者学习，你的效率会提高吗？　　　　　

　　　　

建立一个良好的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。　　　　　

　　办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。有些人似乎把杂乱无章看成了一种生活方式，他们认为这样非常随意和放松。　　　　　

　　可问题是，在大多数情况下，资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗，最后才会在最低端发现你的目标。这样，时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。一个小纪念品、一张画片都有可能突然出现在你的视线里。　　　　　　　

那么，我们下面就来讨论一下怎样解决这一问题吧。　　　　　　　

　　把你办公桌上的所有文件根据内容归类，把重要的、急需处理的放入不同的档案袋中，并在档案袋外面加以简单注明。　　　　　

　　次要的文件，可以稍后处理的可以将它们的相关资料进行归类，然后放入抽屉之中。　　　　　

　　空闲时间的阅读材料，也就是一些自己爱看的书、杂志、报纸等等，这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着，因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。　　　　　

　　对和你的工作相关的或者对你有用的客户，其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等，也一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。　　　　　

　　在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以结束今天的工作，好迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去，养成习惯。　　　　　

　　按照以上的建议，认真的整理你的办公桌。第二天再来上班时，你会发现办公室的空气更清新，工作效率也随之增强，同时，你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。


第二部分　转换思维11、烙饼中的管理

甲乙二人斗智，甲出了一个题目让乙来完成。这个题目看起来是不可能完成的，即在一个同时只能烙两张饼的锅中，3分钟内烙好3张饼，每张必须烙两面，每面烙1分钟。这样算下来，最少需要4分钟才有能把三张饼烙完。可是甲只给了乙三分钟的时间，这怎么办呢？　　　　　

乙想了想，突然想到了在三分钟内烙三张饼的方法：这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼，1分钟后，把一张翻烙，另一张取出，换烙第3张，又过1分钟，把烙好的一张取出，另一张翻烙，并把第一次取出的那张放回锅里翻烙，结果3分钟后3张饼全烙好了。　　　　　

　　　　

效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义，不断改进工作方法，在最短的时间内取得最好的效果。　　　　　

从这个烙饼的故事中，你应该能够体会到效率的重要了吧？在常规下的工作过程中，其实有很多时间是没有取得实际的意义的。你或许根本就没有察觉到它的存在，但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率，要做的就是把它找出来，剔除它。　　　　　

在上面的故事中，那个烙饼的人所从事的正是典型的立体操作行为。在这个操作过程中，每一个环节不是独立的，而是交叉着进行的。它可以最大化地压缩时间，最大化地提高效率。　　　　　

比如说，你不得不去参加一些活动，座谈会、联欢会……可能你很忙，但是这些会你又不能不去，所以在你认为，这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉，就等着赶紧散会，回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几小时的时间，最后却什么也没有得到。　　　　　

可是你却不知道，一些效率意识较强的人不但不会觉得这是在浪费自己的时间，反而会认为这是一次难得的机会，因为，平时根本不可能把这么多人聚集在一起。于是在活动期间，他充分结交朋友、在聊天的过程中寻求商业机会。散会后，他们及时地把会上搜集的资料整理出来，然后经过分析、推理，到最后，很有可能就得出了一个非常好的商业策划。　　　　　

　　不断改进工作方法，使完成同一件工作的时间尽量缩短。坚持这样做，你会发现，管理其实很简单。


第二部分　转换思维12、给“思考”留一个空间

威廉•；杰佛斯是美国太平洋铁路公司的总经理，每天他都有忙不完的事。他为了各种各样的公务从一个城市跑到另一个城市。有一次，他乘火车去纽约，火车到站的时候，他的专门司机来到了他的车厢，向他询问这次行程的时间安排，以便自己能更好地为他服务。　　　　　

当司机问他这些问题的时候，威廉•；杰佛斯正在修改一份合同，他没有听清楚司机的话，就随便应付着说道：“先等一会儿，我现在正忙着呢！”连脸都没有抬起来，然后继续做自己的事。　　　　　

司机对他的这种态度十分不满，他傲然地说：“为什么要让别人等你？你这种态度太让人受不了了！你的时间很宝贵，我的时间也很宝贵，我还要回家和我的妻子还有儿女共度晚餐。何必让自己那么忙呢？不如给自己留一些时间思考。”说完，头也不回地就走了。　　　　　

听完司机的话，威廉•；杰佛斯楞了，自己的下属从来没有这样对他说过话。而今天说这些话的人既然是自己的司机！他觉得司机说得对，不但没有生气，反而对这个司机肃然起敬。　　　　　

他觉得司机的话中浓缩了高效率的精义。回去后，他就把司机的话制成了卡片，镶在像框里，放在办公室里最醒目的位置上。每当他走进办公室，那几个大字就在提醒自己做任何事不要以为忙就可以了，最重要的是办事要有效率。　　　　　

那几个字就是：“人生何必太匆忙，留些时间思考。”　　　　　

　　　　

现代人生活节奏太快，有太多的压力要去承受。每天都在忙忙碌碌地生活，过得十分辛苦。有时候真的应该停下来思考一下，整天忙碌是否取得了和自己设想一样的效果，工作是否有效率，有的时候是否在做无用功。　　　　　

成功的企业是以雄心、想象力、规划为基础的，管理者要创造允许员工思考，规划和试验新的点子。好的主意需要深思熟虑，需要全盘考虑。　　　　　

人的精力是有限的，它不是取之不尽，用之不竭的。在一方面付出的多了，自然就会在另一方面付出的少一些。　　　　　

当你实在是累了的时候，不妨停下来，思考一下，或许你会体会到这其中的道理。　　　　　

每天我们都在重复同样的工作，从同一条路上班，同一条路下班，忙忙碌碌地而没有创新。这样的生活是单调而且没有意义的。　　　　　

因此，可以放慢你的工作节奏，每天计划你的工作进程，给自己留出读书，思考的时间，在每天结束时，计划每天的安排。　　　　　

正如故事中所阐明的道理，“人生何必太匆忙，留些时间思考。”思考是总结教训的过程，是做准备的过程。总结教训，做好准备，以崭新的姿态重新面对生活的时候，你会发现，工作不再像以前那样辛苦了，做起事来，一切都显得那么游刃有余，做每一件事都很有效率。这就是思考的好处。


第三部分　效能管理1、不要犹豫不决

长久地迟疑不决的人，常常找不到最好的答案。——歌德　　　　　

　　　　

　　　　

在山间丛林中，一只老虎前来觅食。茂密的松林遮蔽了老虎的视线，它不知道此时猎人布置的陷阱就在附近。这时，老虎看到前方似有猎物出现，于是奋力追赶，忽然老虎的脚掌被一个铁圈钩住了。老虎想挣脱束缚，但是铁圈把它牢牢地固定在了原地。这时，手拿猎枪的猎人出现了，他一步步向老虎逼近，老虎似乎感觉到了死亡的预兆。眼看着就要端起猎枪的猎人，老虎不再犹豫，它用尽全身的力气，猛地挣脱了铁链。但是，老虎的脚掌却留在了铁圈上。老虎忍痛离开了这个危机四伏的危险地带。　　　　　

老虎断了一只脚自然是很痛苦的，但是因此而保存了性命，就是聪明的选择，所谓“断尾求生”。当领导者面临艰难的抉择时，也应该像求生的老虎一样，果断地做出取舍，不要犹豫不决，才是高效率的执行者。　　　　　

　　　　

在决策上，有这样一个事例，美国奇异公司的前CEO威尔迅曾经把许多业绩不佳，名次排在业界前两名以外的事业部门关闭。同样，某家美国银行把七百多亿元的不良资产出售给资产管理公司。当他们做出选择和放弃时，都是痛苦的，但是为了整体的利益，经营者必须当机立断，拿出勇气和魄力做出果断的决定，才会有机会重新开始，获得新生。　　　　　

但是，在现实生活中具有这种优秀品质的人并不是很多，相反地，只要你认真观察周围的人，有很多人都是在关键时刻左顾右盼，进退两难，就在这种情况下错过了时机。作为一名成功的领导者就一定要雷厉风行，这样才不会陷入左右为难的境地。个人成长过程中面对选择与取舍时，也要学会在思考后当机立断。只有这样才会不拖延时间与机遇，提升企业与个人的效率。　　　　　

先哲曾说过这样一句名言：“犹豫不决是以无知为基础的。”　这是因为这类人对事物、对工作的处理方式，总是缺乏快速、敏捷地分析与判断。对工作缺乏全局地理解和判断，不能审时度势，不能抓住问题目的要害，因而显得非常没有效率。　　　　　

　　所以，英国大文学家莎士比亚说得好：“智虑是勇敢的最大要素。”　　　　　

　　因此，犹豫不决，是效率的敌人。也是成功的障碍。俗话说得好：“机不可失，失不再来。”在患得患失之后你会发现机会已经溜走了，那么。再埋怨和懊恼又有什么用呢？有勇气、有智慧、有胆略的人是不会犹豫不决的，他们懂得把握机会、速战速决，效率是高效能人士的追求目标，只有牢牢把握住效率的先机，才会与成功越来越接近。


第三部分　效能管理2、行动之前，冷静分析

有个人走了很远的山路，终于走到公共汽车站牌那里了，他非常疲倦，心想：“如果上车后能有一个座位坐下来多好呀！”　　　　　

很快，公共汽车就来了。这个人上车后发现还剩下最后一个座位，不巧的是座位上趴着一只狗，它的主人正坐在旁边。　　　　　

这个人很礼貌地问那个妇人：“女士，能否让您的爱犬把这个座位让出来？”　　　　　

那位妇人说：“先生，您能否在那里多站一会儿？我的狗很累了！”　　　　　

“可是这个座位不是用来让狗坐的！”这位先生显然生气了。　　　　　

妇人不再理他，但什么也没有做。　　　　　

那位先生发火了，他抓起那只狗，打开窗户，一把就将那只狗扔出了窗外。就在这个时候，旁边的人说话了：“先生，你不应该那样做，狗并没有错，错的是它的主人。”　　　　　

　　　　

　　　　

是的，正如故事中狗的主人没有受到惩罚，而无辜的小狗成了受害者。有时候犯错误的人没有受到应有得惩罚，反而要无辜的人来承担责任，这正是决策者的失误造成的。或许。决策者还没有认识到自己所做的事是错误的，而且还在义无返顾的坚持。要知道，错误的事做得越多，效率越低。因此，在行动前一定要审时度势，冷静的分析。　　　　　

就像上面故事中的那位先生，他没有认清楚矛盾的根源，卤莽行事，结果，把无辜的小狗抛出了窗外。狗不会知道