1126-管理就这么简单-第24节
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∶髦堑男卸！豹ァ �
办公室设备不但没有使我们实现无纸办公，相反，它增强了我们使用纸张的能力：我们见得多的是用订书器订起来的文件，却很少见到让我们看了不打瞌睡的文件。如果你长达40页的工作报告其中的39页都可以删去的话，那么请只留下那一页。
◆你能做什么
我总该做点什么来改变吧
数字化的文件很难阅读。你如何能够喜欢一连阅读数页这样格式的文件呢？例如：
“关于与第五项选择相关的先前会议之决策，是否已经收集到不足的数据，以决定能否产生有利未收账款问题的解决之道呢？”
管理阶层有一个奇特的信念，那就是：文字越抽象，越晦涩难懂，就表示这份文件越可信、越重要。客观性和专业程度或多或少等同于抽象语言。当抽象文字是谈及某些具体事物时，它们或许会非常实用。在商业领域中，经常会出现许多抽象的词汇，然而其意义却毫不明确。在我所举的上述例子中，根本未谈及任何特定的事物。
如果仔细地研究语言的效应，我们能够肯定地表示：这个例子所用的就是会使人迷惑、恍惚的文字。我想这应该不是作者的原意吧。
什么让你的文件令人感到乏味？
下面所述的都是管理人员在写文件时很容易犯的错误：
尽可能多利用名词化词语（抽象名词），并且避用感官化的文字和词汇。
使用具有非人物主语的被动语态，例如说“这件事被完成了”，而不是说“某人完成了这件事”。
利用具有无数附属子句的冗长句子，这样的结果就是：假如严密地遵守，它将会逐渐降低阅读者的兴趣和对句意的了解。
“然而这也可能会很重要。假如在最初，其句中曾经出现任何相关重点的话，也会引起阅读者遗忘任何相关的重点。”看过这样的句子，我想你应该能够理解我的说法了吧！
以冗长的段落来架构文章，并且采用难以阅读的小字体。
不利用有助于了解的标题来为文章分段。
不使用简单的本国文字，而使用外国文字以及由两个以上单字所组成的词汇。
避免提供特定的细节。
◆是什么让你的简报变得索然无味
语调少有变化。
利用由非人物主语构成的被动语态来演讲，例如说“这件事被完成了”而不说“某人完成了这件事”。
从不看听众，而且很少留意他们的反应。
依据讲稿照本宣科。
利用许多名词化的词汇（抽象名词）。
在第一次休息时间之前，已经连续讲述超过一个小时。
静止不动。
不使用投影片或录影带，并且将视觉输入降至最低。这时，你会发现大多数的听众突然对天
花板或地板产生了兴趣。
没有任何可以让人活动一下的互动性活动。
经常使用这些表达方式的个人会让人觉得他带有疏离他人的嫌疑。
语言专家会告诉你如何对状况进行改变。
如何写出引人注目的文件
利用感官化的文字和词汇。感官化的语言与我们的感官有关，最常见的有视觉、听 觉。视觉化的语言可以是这样的：我能看到我们未来的前景。“我将倾听员工的意见。”就是听觉化的语言。
以具有主语、动词、宾语的主动语态来写作。
利用断句。
让每一个段落简短，并且使用容易阅读的字体。
利用切题的标题。
利用简单的本国文字，而不要卖弄外国的文字。
适合的话，就提供特定的细节。
如何使你的简报吸引听众
清楚地变化音调。
以具有主语、动词的主动语态来演讲，例如说“A先生做了Y事”，而不说“Y事被A先生做了”。
全心全意地留意听众。
利用感官化的语言——要生动、能告知，以及带有冲击性。
每小时至少一次适当的休息时间。
利用诸如投影片或录影带之类的视觉辅助用品。
利用互助性的活动来让人站立或移动身体。
第三部分第九章 有效沟通
“沟通通常是无底洞，”管理大师汤姆·彼得斯大声说，“非常简单，人类的天性就是这样……为了使沟通稍合礼节一点，时间稍短一些……你必须努力和别人沟通。”然而，在很多情况下，尽管最高领导者有这样强烈的意识，企业中信息的自由交流、双向沟通依然存在很多障碍。
第三部分第1节 沟通是一个无底洞
◆认清沟通的意义
沟通一向是、现在是、将来也依然是企业中的重要问题，作为管理者，你必须清楚地表达你对未来的要求和对结果的看法。
——松下幸之助
在我所遇到的组织中，沟通不畅是其面临的一个基本问题。从人际误解到财政、运营和生产问题，无不与沟通低效有关。沟通不良是组织低效的一个基本原因。有这样一个有趣的例子。老板告诉其秘书：“你帮我查一查我们有多少人在华盛顿工作，星期四的会议上董事长将会问到这一情况，我希望准备得详细一点。”于是，这位秘书打电话告诉华盛顿分公司的秘书：“董事长需要一份你们公司所有工作人员的名单和档案，请准备一下，我们在两天内需要。”分公司的秘书又告诉其经理：“董事长需要一份我们公司所有工作人员的名单和档案，可能还有其他材料，需要尽快送到。”结果第二天早晨，四大箱航空邮件到了公司大楼。
我举这个例子只是想说明企业的沟通经常会有多大的误差。企业的沟通误差存在着潜在的破坏因素，它像一张无形的大网，有时甚至会引发极端事件。
《商业周刊》、《华尔街日报》报道过一份传播委员会的研究报告，调查70家公司共705位员工，对该公司的沟通有何感想。他们发现：
64％的人不相信管理阶层所说的话；
61％的人觉得未被充分告知公司的计划；
54％的人觉得公司的决策未作充分的说明。
你也会发现，尽管你在公司里进行每周一次的全公司范围内的沟通以及每周两次的上下级沟通，可是依然无济于事。
沟通问题还不仅仅限于组织之内。除了组织内部的沟通外，你还得面对与外部的沟通。在这个时代的企业中，信息将横向溢出，打破部门界限，而不是往上回流。工厂连接成一张信息网。你必须面对供应商、顾客、政府等等，最为令人头痛的是新闻媒介。你对它们不得不小心翼翼。
美国民意调查公司从1950年即开始对200家企业的雇员调查关于沟通方面的意见。1983年的调查结果表明，有23％～43％的员工希望企业能够倾听他们的意见，即希望加强企业内的双向的沟通；多数员工对所在企业的双向沟通评价比较低。调查者总结说：“最高管理者在员工需要他们的时候，反而离他们越来越远了。”员工们还反映说，他们现在所得到的有关企业的大部分信息几乎都来自“小道消息”，他们更希望从管理者、管理工作会议或发行的出版物中得到这些有用的信息。
由托马斯、佩里斯、福斯等咨询公司发起的对26家美国和加拿大企业的调查得出大致相同的结论。员工们从“小道消息”获得的信息量仅次于顶头上司，90％的人都希望顶头上司成为“优先信息来源”。研究还指出，如果顶头上司和经理等正式沟通网络不能完全满足员工的信息需要，则不受控制的、非正式的沟通网络将会成为企业经营方针与发展方向的基本信息源。
在今天这个信息时代，虽然计算机科学、网络技术的发展对信息沟通产生了促进作用，但是，我们不要忘记，它们的发展同时产生了一大堆混乱的信息，谣言将传播得更快。环境的变化、虚拟组织的出现使信任危机不断显现，因此，在信息时代，沟通的障碍不是变得少，而是变得更为棘手了。
沟通的头号大敌就是信息的失真。经过专业处理后得到的精巧的图表往往省略了重要信息。今天的时代是一个独特的“混乱”时代，伴随着大量瞬息万变的新因素的不断涌现。管理者要对这样的“混乱”有清晰的认识，即必须对现场所面临的不确定性问题有准确的把握。这就是所谓的“必要的多样化”。你的信息来源必须多样化以适应实际问题的复杂性，否则就会被引导出错误的决策。
然后就是摆在面前的大量数据。我们对数据冲击的猛烈程度的估计过于保守，看看硅谷的一些数据：
技术权威乔治·吉尔德估计，每年你收到的信息量至少是以前的两倍；
未来25年中宽带的沟通能力以每年三倍的速度增长；
据最保守估计，商业信息每三年翻一番，也就是说每1 100天信息量就是以往的两倍。
这意味着你的底线是：至少每1 100天就得加倍提高把信息转化成工作的能力。这非常重要，因为那时你用以筛选、组织、转化、沟通和解决问题的信息量也会加倍。想像一下，如果是最大胆的估计会带来多大的影响！
◆重视与员工的沟通
如果把最高主管的责任列一张清单，没有一项对企业的作用比得上适当的沟通。
——夏皮罗（杜邦公司前执行总裁）
判定一名经理的管理能力，不仅要看企业收益报表上的数字以及服务的顾客与货源单位数量的多少，更重要的是，看他是否具备创造一种企业和员工都需要的工作环境的能力。
沟通的成败，往往就是最高主管未来的命运。
企业中的沟通不良主要来自于两个方面，一个是从上到下的沟通障碍（从管理者到员工），另一个是从下到上的沟通障碍（从员工到管理者）。向下沟通容易出现信息膨胀效应。传递环节越多，越容易出现膨胀和歪曲。
所以，管理者得为沟通不良承担一部分的责任。
下面是管理层对企业中某些情况的想法：
企业的未来计划——我们没有必要告诉员工企业的未来计划。他们只要干好当前的工作就行了，没有必要了解事情的全局，因为我才是整体调度者。
生产率的提高——怎么提高生产率我自有办法，他们要做的只是依据我的指导行事。
人事政策和实行情况——我不能告诉他们关于这些，如果让他们知道了，谁知道会不会引起骚动呢。
与职责有关的信息——员工自己会去弄明白的。
职位提升的机会——这是管理层的机密，千万不能泄露。
外部事件对自己职责的影响——他们到时就会了解的，不必告诉他们。
但是，据《沟通与管理杂志》的一项调查我们得知，上述六条正是员工们最感兴趣的六个方面。
管理者经常会忽略与员工的沟通，过于自信一切都在“控制”之下了。他们常常假定员工是一群跑不掉的听众。这完全是权力观念在作祟，其结果是管理者往往不得不花时间去思考怎么让员工了解公司的计划（例如开发或推出一件新产品上市），结果优秀的员工越来越难找，跳槽率越来越高。在这种情况下，究竟应采取哪一种沟通方式呢？
企业内的沟通对象是最难讨好的一群人，内部沟通绝不能靠强制灌输。聪明的管理者都知道不能靠“控制”来对待下属，更不能操纵对方，他们通常优先考虑员工福利，其次才轮到自己。切记非正式的沟通渠道可能要比正式的沟通渠道更有效。在员工心目中，员工停车场中“主管专用”的牌子的印象一定比挂在口头上的平等口号要深刻得多。要想创造出恰当的环境，管理者必须考虑：“我该怎么做才能维持不断的授权和激励员工呢？”
我们研究的经理中有超过3/4的人认为，沟通是传达公司管理信息的能力，通过沟通员工可以把精力集中在对公司和消费者有利的事情上。只有9％的人认为沟通是分享和利用工作信息。当问及其中的分歧时；领导们大叫：“这是管理，不是沟�
