重塑心灵 作者:李中莹-第31节
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这种情况的出现并非偶然﹐而是由于长时间忽略了去做一些重要而不急的提升。因此﹐把情况扭转过来﹐需要正确的方法及忠实执行一段日子。
要想成为２１世纪一名成功﹑满足和开心的管理人﹐需要不断地提升本人的办事能力并掌握新的知识和技巧。最有效的方法便是执行这个５０／３０／２０方程式﹕
５０－被动
３０－主动
２０－突破
开始注意工作时间的分配﹐把它控制在以下的比例上﹕
“被动”性的工作（５０％）是指沿用旧的方法去处理的工作﹕每天的例行任务﹔惯性的文件处理﹔十年如一日的会议﹔根据计划或者现有规律和制度而做的每一件事﹐都列入这部分。
“主动”性的工作（３０％）是指针对旧的工作﹑任务﹐使用改变了的做法﹐谋求更佳成绩。例如每周的报告﹑因稍微改变了某些安排而使得能够提前一日完成﹑节省了一小时﹐或者减少某部门的一些工作。只要不断地有改进﹐日积月累﹐整体性的效果自会出现。
“突破”性的工作（２０％）包括任何惯性工作之外的职业行为﹐例如﹕参加某个课程﹔订阅与工作有关的刊物﹔看一本能够提供新概念的书﹔与有经验﹑富有创意的人讨论交谈﹔参加某些促进与其他同事﹑部门﹑有生意关系的公司和本业团体的活动﹔构思新的做法﹑安排制度等。所有找出新的方向﹑更高效率的做法和配合未来需要的行为﹐都列入这部分。
继续“被动”性工作是维持公司运作之必须。为了不断提高效率﹐“主动”性工作甚为重要。“突破”性工作则是公司及个人未来找出突破﹐保证成功的途径。
下面是一个自我检讨练习﹐帮助你在这方面找出这方面的提升机会。
（按﹕５０／３０／２０的比例可以按行业﹑环境及当时需要而加以修正﹐重要的是永远保持“主动”和“突破”性工作的存在。）
５０／３０／２０方程式－练习问题
目前情况检讨 目前 目标
被动性（Reactive）工作占 ％ 50％
主动性（Proactive）工作占 ％ 30％
突破性（Breakthrough）工作占 ％ 20％
100％ 100％
被动性（Reactive）工作
１占我最多工作时间的工作是﹕
２给我最大烦恼的工作是﹕
３最需要重复处理的工作是﹕
主动性（Proactive）工作
１哪些工作有可以被改良﹑简化﹑重新安排﹕
２哪些工作可以被提早策划﹑组织﹕
３哪些工作可以预先与他人商讨进行﹕
突破性（Breakthrough）工作
１真希望我拥有这些能力﹕
２一直都想去学﹑掌握的知识和技能﹕
３很久前便配看的书和报读的课程﹕
14。8 前瞻式思想法
当你在街上行走﹐看到前面有一个醉汉向你左摇右摆地冲过来﹐你会本能地站向一边以避免与他碰撞。当你的手掌放在门边上而你看到某人用力把门关上时﹐你会马上把手缩回来﹐以免受到伤害。这些都是“前瞻式思想”的表现﹕我们大脑的潜意识部分事实上无时无刻不在做前瞻式的推算﹐以使我们避开不理想的结果。我们的大脑会先计算眼下的情况会怎样发展下去﹐会有什么结果等而快速地绘出一幅景象。如果发现不满意﹐便会启动大脑的其他网络线路﹐找出最佳结果的行为模式。
在工作环境中﹐我们有很多方法预料未来会有什么发生。传统上市场销售工作喜欢凭过去的数据去预测未来的业绩。假如市场上的各种因素不变﹐这是有效的。在其它事情中也会运用同样的概念﹕既然这样做在过去的结果良好﹐让我们这次也这样做吧。但是如果环境条件改变了（今天的世界事实上环境条件总是在不断地改变）﹐我们沿用旧的做法便不能取得同样理想的效果了。所以用过去作为引导不一定可靠。
前瞻式思想是往前望﹐找出最有可能出现的变数﹐同时选择最适当的行动去配合它们。一个２１世纪的成功管理人必须具备这个技巧。
１ ３个阶段
任何事情﹐分析它的始末﹐都可以找到３个阶段﹕
过程。所有在这个阶段中出现的事都是最终导致“结果”的产生。
结果。过程的终结成果﹐假如理想的话﹐会等于事情开始时所希望的目标效果。
事后。“结果”所引起的事情。
以参加一个课程为例﹐你做很多的事才能使自己在课程中出现﹐如查资料﹑电话询问﹑寄上报名表﹑付款等﹐这些事都属“过程”阶段。数小时的上课﹐便是“结果”阶段﹐所学到的可与你本来的期望一致﹖课程后你写学习心得﹐或者感到每天做事轻快开心﹐又多了几位朋友﹐便是“事后”阶段。
又以买一本书为例﹐你从朋友那里取得书名﹑作者等资料﹐跑了3间书局﹐终于买到了﹐这是“过程”。回到家里打开来一看﹐越看越不对劲﹐原业书名一字之差﹐内容竟是天壤之别﹐这是“结果”。你憋着一肚子气﹐跑因书局﹐要求退换﹐这便是“事后”。
２前瞻式思想法在处理时的应用
把所有的事情的焦点放在“结果”上﹐努力使结果与原定的目标一致。让目标做所有行为选择的依归﹐怎样思想﹐怎样行为才能实现目标﹖最好的控制模式是采用“目标倒数”方式之类的目标。
良好的例子﹕陈先生从香港移民至加拿大。在启行之前６个月﹐他便制定了一张时间表﹐对所有重要的事情一一列出应该完成的日期。结果是整个过程十分顺利﹐移民引起的不便减到最少。
不好的例子﹕王小姐有迟到的习惯﹐特别是朋友约她吃饭或聚会。本来王小姐出门时有足够的时间让她准时到达的﹐但是﹐她总在途中想起一些“顺便要办”的事情而把时间耽误了。
结果阶段﹕
把注意力放在之一可能出现的事上。努力发出良好的影响（更多机会﹑更多选择﹑更多收获）﹐和避免不良的影响（后遗症﹑需要重做或修补的可能）。
良好的例子﹕几经争取﹐刘先生终于被公司派往美国去参加全球运作电脑化的准备会议。在会议期间﹐他约公司中最熟悉电脑系统的主管吃晚饭﹐建立了良好的友谊﹔他也多方面打听实施电脑化的过程中最容易出现的会是一些什么问题。
不好的例子﹕张先生与他公司最大的客户签了一年的新合约﹐这已经是第三次签约了。他觉得一切照旧便可。回到香港不足一个月﹐他发现因为全球石油的恐慌﹐油价在短短的两个星期里上升了５０％﹐而在刚签好的合约里﹐并没有条款容许因油价上涨而引起的成本增加做成的价格调整。张先生明白未来一年的生意是不会有盈利的了。
事后阶段﹕
把良好的影响发展成为未来的机会﹔把不良的影响以最短的时间﹑最低成本处理掉。
良好的例子﹕美国派来的验货代表对生产过程十分熟悉﹐为人也诚恳友善﹐李先生与他畅快地谈了３个晚上﹐成为好朋友。一年后﹐那个人被美国最大的生产商聘请为亚洲区的总裁﹐他上任后第一件事便是邀请李先生担任中国区的总经理。
不好的例子﹕周小姐负责出口部﹐她认为法国客人对产品品质提出的投诉不合理﹐本来客人要求以减价１５％作为赔偿﹐以解决事情﹐但她迟迟没有答复。３个月后﹐她收到客人的通知﹐明年起不再向周小姐的公司购买﹐所以订单都给了周小姐的最大竞争对手。
３与人沟通的过程中如何运用前瞻式思想法
１问问自己﹐对方的兴趣是在事情的哪一个阶段﹕过程﹑结果还是事后。（很多商业对话中逃避的态度都由此而显得清晰。）
良好的例子﹕
１客人﹕“假如我发现产品质量有问题怎么办﹖”（事后）
销售人员﹕“这是我的名片﹐你可以找我﹐也可以致电我们公司的顾客服务部。”（事后）
２客人﹕“你们可以提供分期付款的方便吗﹖”（过程）
销售人员﹕我们没有这个优惠﹐但是我们可以向你介绍乐意提供这个方便的银行。（过程）
不好的例子﹕
１客人﹕“假如我发现产品质量有问题怎么办﹖”（事后）
销售人员﹕“太太﹐我们的产品经过最严格的制造和测试﹐并且选用最好的零件﹐所以是不会出现问题的。”（过程）
２客人﹕“你们可以提供分期付款的方便吗﹖”（过程）
销售人员﹕“我们的楼宇用料和造工都很上乘﹐所有顾客都十分满意﹐你一定会因为拥有这幢房子而感到骄傲﹐无须考虑分期付款了。”（事后）
２说出你所知道的各种选择的可能﹐同时说出你的看法（哪个选择最可能有效）
良好的例子﹕
朋友甲﹕“我来得及搭乘直通火车去广州吗﹖最后一趟火车什么时候开﹖”
朋友乙﹕“下午５时﹐如果来不及可以在罗湖过境后搭乘深圳到广州的火车。每小时都有一趟快车。约一小时便到广州。另外﹐你也可以考虑罗湖到广州的直通巴士﹐每１５分钟开一趟﹐最后一趟是晚上１１时开。费用最便宜。还可以考虑香港至广州的直通巴士﹐最后一班是晚上７时开出。我觉得直通火车最方便﹐但是如果来不及﹐我会去深圳乘坐巴士。”
不好的例子﹕
朋友甲﹕“我来得及搭乘直通火车去广州吗﹖最后一趟火车什么时候开﹖”
朋友乙﹕“来不及了。”
３设想你的对方﹐预测一个会提的问题。针对你预测的问题提供资料或答案（这点多练习多尝试会变得准确）。
良好的例子﹕
美国客人﹕“我们需要增加订单﹐３０００件深蓝色外套﹐９月底付运。”
出口经理﹕“多谢添加３０００件深蓝色外套。布料染色需３０天﹐故此赶不及９月底付运。最快可心１０月１５付运﹐能接受吗﹖另外有一个办法﹕１万条深蓝色长裤的付运限期是１０月３０日﹐先借长裤的布料去做这３０００件外套。若同意这个办法﹐我须马上安排添订布料把长裤布料从深圳运至上海的厂房。需要你在３天之内作决定。
不好的例子﹕
美国客人﹕“我们需要增加订单﹐３０００件深蓝色外套﹐９月底付运。”
出口经理﹕“多谢添加３０００件深蓝色外套。可是布料染色需３０天﹐故此赶不及９月底付运。”
４在工作中如何运用前瞻式思想法
１想一想下一步会出现的是什么﹐或者这件事做完会有什么出现。例如﹕
“做完了这份报告我要去巡视上水新店的情况﹐还有一个小时﹐让我现在就安排好车子﹐免得一会儿时间浪费在候车上。”
“客人看了这个建议书﹐会有３种可能的反应﹕１没有兴趣。这样我什么都不需要准备。２有兴趣﹐但想有更多的资料帮助考虑－他想要的是什么资料﹐在哪里可以取得﹖３有兴趣﹐决定接受。我需要约见他并和他讨论合约。还是行准备合约初稿吧﹗”
２对重要的事情﹐问问自己﹕如果出问题﹐会是什么问题并且你有什么对策﹖例如﹕
“这次行动﹐一切都准备好了。惟一有可能出错的是司机不熟悉那个地方﹐怕找不到路。还是先把地图传真给司机﹐再通过电话与他谈谈﹐确保他在限期内到达。”
“时间那么紧迫﹐人手那么缺﹐开始了便不能停下来。如果有人病怎么办﹖谁可以做支援后备﹖”
３对拖延了很长时间的事﹐想想什么人﹑什么事能使情况有所改变﹖例如﹕
“再等不是办法。除了他﹐还有谁懂得那套技术﹖还是找朋友谈谈﹐看看香港和广州有谁可以代替。”
“生产部老是做不出客人满意的样板。如果一星期之内样板仍不能令客人满意﹐生产将会延期。还是召集所有有关的人开一次紧急会议﹐商量对策。”
第十五章 人生策划
作为本书的最后一个部分﹐这里介绍的是一些全面策划人生的技巧。这些技巧以整个人生的全面效果为目的﹐本书介绍的所有技巧﹐都能够被运用去配合这部分的策划工作﹐因而达到人生的全面成功和快乐。
15。1 人生成功的秘诀
一个人能够享受到成功快乐的人生，必须在过程中有清晰的方向和目标，并且经常达到这些目标，这需要首先定出正确的目标，然后做有效的行为。因此．人生成功的步骤可以归纳为3点：
1．确定想要的是什么
一个人的成功只可以用白己的标准去量度。用别人定的标准，会感到迷悯、辛苦，而且力竭，我们在成长的过程中已经习惯了与人比赛，每个父母都灌输类似的价值观给下一代。�
