办公室成功地图-第5节
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（3）第一个进入会场。
作为会议的操办人，你应比其他参会人更早进入会场，具体的说你至少要提前15分钟到达会场。其主要原因是：一方面，作为会议的组织人，你应赶在其他参会人到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水等是否已经准备就绪。另一方面，如果参会人员先于你到达会场，却未发现任何要开会的迹象，则很可能对会议通知或自己的记忆产生怀疑而引起不必要的混乱。特别是当会议召开的时间与通知发出的时间间隔较长，或会议通知曾出现过变动（如曾变更过会议的时间或地点等）的情况下更是如此。
（4）做好会场的组织工作。
当参会人员陆续到达时，你的主要任务是签到和发放会议材料，必要时还要安排或引导参会人员就座。签到的主要作用一般有两个：一是对于某些重要会议，其签到表将作为会议资料的组成部分归档备查；二是作为人员到会情况的统计，对于大多数会议来说，后者的作用大于前者。因此，在签到过程中应及时统计人员到达情况，对未按时到达的应及时催找，在会议开始前的几分钟应向主持人报告人员到会情况，以便主持人作出是否准时开会的决定。
（5）应对意外情况。
对于办会人员来说，最令人头痛的大概就是开会时间到了而参会人员却不能到齐。打电话催人也就成了办会人员的重要任务，但电话催找的最大问题是你无法确定对方是将开会的事情忘记了，还是正在赶来的路上，或是临时有了什么特殊情况。如果催促的电话打得早了，被找的人可能正在路上，明明可以在开会前赶到的，如今被你电话一催就如同真的迟到一般，难免会令对方心生不满。如果真的等开会时间到了再打电话，则会直接影响到会议的正常召开，又会引起领导对你的不满。因此说，最好的办法还是如前面所说的，在会议开始前半小时到一小时的时候，对所有参会人员再提醒一遍。这种情况下，即使真有人未能按时到达会场，你也可以明确地告诉主持会议的领导对方很快能到，让主持人心中有数。
会议开始后，办会人员的主要任务是做好会议记录以及在必要时向会议提供相应的服务。会后的工作也不少，根据每个会议的内容和领导的具体要求不同，会议的收尾也不尽相同，但一般不外乎会议纪要的撰写、会议资料的整理归档以及会议议定事项的督办落实等几个方面。严格说来，这些工作已超出办会范畴，在此不再详述。
下次再聊，祝工作顺利。
我参加了五人协调小组
老生常谈
这段时间实在太忙了，每天至少要工作十三四个小时以上。每次见到枕头的那种亲切感比当年高考冲刺期间还有过之。因为——
＇＇我参加了五人协调小组
第5封来信第5封来信我参加了五人协调小组
老同志：
这些天里没有了我的催逼，你的心情想必轻松了不少。可对我连续多日不回信的行为，您一定会颇为不满吧？甚至会怀疑我对您的教程不似开始时那样上心了？我向您保证：绝对不是。一方面，我这段时间实在太忙了，每天回到宿舍时都已是半夜时分，人早已疲倦得不行，实在顾不上看您的来信；另一方面，我一直觉得读您的来信需要有充裕的时间、安静的环境和良好的心情，独坐在电脑前细细地倾听您的教诲，享受您的关切，品味您的睿智……这些天里，我虽不止一次打开您的邮件，但总是看看那充满诱惑力的题目《办会的细节——百密不可一疏》便强忍着退出来，生怕匆忙间无法领会其精要，辜负了您的一片苦心。
说了半天，我还没告诉您这些日子我到底在忙什么。最近由于国家对几种外贸商品的出口退税政策进行了重大调整，我们这家大型国企首当其冲地受到影响，而这种影响不仅仅是表面上的利润指标问题，而且要深远和复杂得多。对此，国家经贸部门专门成立了一个调查小组进行专题调研，我们公司就被确定为调研的对象之一。根据调查组的要求，我们公司从有关部门中抽调了五名人员组成临时协调小组配合调查小组开展工作，五人中有四人是四个部门的副部长，而第五个人就是我这个屁事不懂的小丫头。您可不要以为我能够进入这个五人临时协调小组意味着什么，其实原因很简单，前面四个人是负责协调的，而我则是负责跑腿的。当时，这个跑腿的名额给了我们总裁事务部，而部里的每个人手头都堆着一大摊子事，只有我是个闲人，领导就把我派了出去。
去之前也没觉得有什么，反正在哪也是打杂跑腿呗，可报完到，才发觉事情远非想象的那样简单：一来其他四人除了协调调查工作外，自己本身还都有一大摊子事，所以只是有事的时候才露露面，大多数时间根本不见人影。我不仅成了唯一的常驻代表，而且还担负起调查组与协调小组之间的联络员职责。二来调查组人手少，调查内容复杂，加之上级限定的期限又非常的紧，所以大家每天的工作时间都在十个小时以上。我负责的工作包括：根据调查组开列的题目到公司有关部门收集各种调研资料、各种会议的记录、各种文字材料的整理打印装订、各种文件资料的管理，以及为调查组端茶倒水整理房间等相关的服务。
您是内行，一定可以想象得出这是多大的工作量了，最要命的是我在此前对这些工作几乎一无所知，工作起来的难度就更大了。所以说，其他人每天的工作时间一般不少于十个小时，而我每天的工作时间则至少要在十三四个小时以上。每天工作结束后回到自己房间，见到枕头的那种亲切感甚至比当年高考冲刺期间还有过之。
工作忙我倒不怕，最叫人头疼的莫过于根据调查组的要求向公司各部室收集有关资料的工作了。由于此次调查涉及范围较广、层次较深，再加上调查组与公司看待问题的角度差别较大，调查组开列的题目公司回答起来都颇感吃力，所以遇到的阻力都比较大。要么一拖再拖，要么敷衍了事，我这个小姑娘就成了钻进风箱的老鼠——两头受气。催得紧了，人家根本不买你的账，时间拖得长或答复得不像那么回事，调查组这边又交不了差。真是难死人了！有时我真想问问您该怎么办，可想想您发来的邮件都没时间看，问了又能怎样呢？幸好财务部的那位副部长（是五人协调小组成员之一，本来他在组内的工作最多，可由于忙把大部分工作也都推到了我身上）见我可怜，在每次遇到难题时都会帮我出出主意，甚至亲自出面帮我搞定，才使我不至于太狼狈。
虽然这期间冒傻气的次数不少，但总算完成了这次任务。在调查组撤离之前和公司领导座谈时，还大大地表扬了我一番。后来回到部里，部长也说我任务完成得不错，甚至还放了我半天假以示奖励。
现在终于可以静下心来读您的信了。真没想到上封信里刚对您讲了我在会议签到时“犯傻”的事，您今天就调整了讲述计划，为我讲解了办会的细节，而且是绝对地量身订做。如此的苦心，实在令小爽感动不已。感动之余也终于体会到了什么叫“百密不可一疏”，原来即使这样一个小小的会议，组织起来也有这么多的讲究，以这样的标准来衡量，自己要学的东西实在太多了。其中最令人感到震惊的是您关于会议通知发出后再确认，以及会前再提醒的细节描写，真不知道原来工作是应该这样做的。同时也发现了自己的百密一疏——如果不是恪守自己订立的这些破框框，强行将这封信推迟到此刻才读的话，也许我这一周多的工作会更加圆满一些的。
书到用时方恨少，这一周多的经历使我学到了许多东西，也使我对您的讲述有了更加深刻的理解，当然也就更加渴望及时得到您的教诲。您的“傻瓜教程”进度还是再快些吧。
祝全家好！
确认与反馈（1）
小爽
杜绝“大脑进水”最有效的办法是你在接受任务时要先确认。
赢得领导信任的最好途径是完成任务后及时反馈。
＇＇确认与反馈
第4封回信第4封回信确认与反馈
小爽：
信收到。在这封信里我重又感觉到了你那份固有的自信，用你自己的话说，工作中虽然仍不时地犯点傻，但看得出你做起事来已经越来越得心应手了。是不是可以说，至此，我们的小爽已经基本走完了从在校学生向职场白领过渡的第一个阶段——恐慌无措期。既然如此，我们关于工作的讨论又可以继续向纵深挺进了。
根据你的要求，从今天起我们就聊聊有关做事的一些细节——这也正是你很长时间以来一直期待的话题。一般说来，做事是一个较大的概念，大概人类所有有目的的活动都可以称之为做事。但这里探讨的做事只局限于工作中的一些具体方法和原则。
确认——帮你杜绝“大脑进水”的法宝
看电影引出来的确认法则。
我们这个年龄的人，小时候最高级的娱乐活动莫过于看露天电影了。在电影有限的题材中，数量最多也最令我们感兴趣的当属战争题材了，抗日战争、解放战争以及抗美援朝战争等。我甚至形成了“战争片”情结，成人之后，在电视中仍不止一次地重温这些早已稔熟的片子。但就在不知第几次重温这些片子时，一个早已熟视无睹的情节却引起了我的注意。在多部“战争片”中都有一个非常类似的情节，就是在指挥员布置完任务后，接受者都要当面重复一遍，即使在战斗最激烈的时候也是如此。
最初我只以为这不过是个习惯而已，并没有什么。后来想想不对，打仗可不同别的，流血乃至胜败往往只是顷刻之间的事，在这分秒必争甚至是千钧一发的时刻，如此重复（啰唆）岂不是浪费时间？导演如此安排是否有些做作？但后来随着阅历的增长，才明白这个情节非但不是做作，而且是极其必要的。因为只有这样，才可以确保执行者全面准确地理解指挥员的战略意图，避免双方理解上的偏差（重复有助于你加深对命令的理解，而对方也能从你的复述中及时发现自己的漏洞或你理解上的偏差，加以修正）。在分秒必争的时候，尚且不能省略复述确认这一环节，可见其何等的重要了。
什么时候需要确认？
在日常工作中，需要你复述确认的地方是很多的。当领导向你布置任务后，你需要以最精练的语言将其复述确认后再去执行；当你接到一个电话（如会议通知），你应当在挂断电话前向授话人复述一下电话内容；当你以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后，应主动向对方确认是否收到、是否完整清楚、有无疑问等。
确认需要技巧。
话好说，但实际操作起来困难却不小。一是容易忘，特别是当任务紧急或手头工作非常多的时候，就常常顾不上了。对此没有更好的办法，只能靠习惯的培养。二是当对方并不习惯复述确认这种工作方式的情况下，容易被认为是多此一举甚至可能会给对方留下行事拖泥带水的印象。这说明我们在复述确认时还是需要讲究一些技巧的。
——当领导向你布置工作时，如果内容非常简单，你可以不留痕迹地进行确认：“我知道了，叫×××下午3点半之前把会议通知发出去。”“您要近三年的公司生产完成情况统计资料，我现在就去找。”当领导布置的工作内容较多或要求较为复杂时，你在进行复述确认时既要力求精练且富于条理，同时还应加入自己对交办事项的理解，准备采取的主要措施、方法等内容，“这件事我初步想这样办，您看行吗？”这样不但不会使领导感到啰唆，还会使他对此后的办理效果更加心中有数。
——当你接到电话通知时，由于授话人关注的焦点正是接收方能否全面准确地理解自己讲述的内容，所以当你主动要求复述一下通知内容时，对方会很乐意听的。关于接电话的礼仪和技巧等问题在这里还想再多啰唆几句。当你办公桌上的电话铃声响起后，要尽快接听。要注意养成左手拿话筒的习惯，因为这样当接收的电话内容需要记录时，你的右手可以很方�
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