流金岁月-时间管理艺术-第25节

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


两种方法并用，当然，有些时候，也有巧妙地分开使用的必要。

　　　　第一是“时间分散术”。“将所有工作，全部设定时间完成。”设计这种格律，并加以实行的就是本杰明·富兰克林。他并不是将计划写在纸上，而是下了很大的功夫，发明这个方法。他的方法是将“一天24小时行动计划表”记在小手册上，然后依照这个计划表，来做时间管理，结果效果显著。这是个简单而又有秩序的时间计划表。尤其清晨就确立好当天的目标，到晚上再加以反省地系统化，可说是一种既优越又具独创性，而且还可以防止计划被破坏的系统。为了能够巧妙地使用时间，这是个可供参考的计划表。计划表的成果究竟如何呢？富兰克林曾说：“当我着手实行这个自我反省的计划时，偶尔也会发生中断的情形。但是，哪能够马上再继续下去。在实行的过程中，我发现错误居然多得令人吃惊。不过，值得欣慰的是，这些错误也能够慢慢地减少。”计划表的效果，从这里就可以看出来，像这样将时间分散所产生的效果，管理者将它称为时间的“分散效果”。富兰克林说过：“偶尔也会发生中断的情形”，这句话对管理者来说，实在是意义非凡。像他那样意志坚定的人都会如此，何况管理者呢？重要的是：中断了以后，还要能够继续下去；不管中断多少回，只要能够重新不断地再接再励，不因挫折而退缩，总有一天会成功。

　　　　此外，也有重视中庸、绝不勉强，跟富兰克林的主张不同的时间管理方法。这种管理方法是只要碰上了自己关心的事情，一定得努力埋头苦干，不论花再多的时间也不犹豫，只全神地贯注在事情上。像这样的“时间集中术”，也有实行的必要。虽然周围的人会认为这是个毫无道理、超出常轨的使用时间法，但它却具有相当大的“集中时间效果”。

　　　　东罗马帝国的悠士底亚尼斯大帝，就是这种类型。他因制定悠士底亚尼斯法典而著名。他在位时，武力强盛，文化昌明，称得上是治世。而且声威远扬，分别击破了贝鲁西亚、涅达鲁、东哥德。大帝笃信宗教，人格完美；他体力超群，过着禁欲的生活；他那股强韧的意志力，使这些都成为可能。悠士底亚尼斯大帝，经常绝食两昼夜，以遵从戒律。此外，睡眠时间也是伸缩自如，有时候只睡一个钟头，就起床散步、读书，直到天亮。由于大帝超人般地刻苦自律，因而能够具备音乐家、诗人、哲学家、法律家、神学者的涵养。将以上两种方法并用，将时间加以区别。一方面使时间计划化，另一方面集中性地对大课题、大工作挑战。并用作战方式，将使业绩有惊人的发展，人也将有所成长。

　　　　□应用时间集中的技术

　　　　如果将时间集中化后使用，时间效能和时间效率都会提高。这是个有效的时间管理方法，同时，也是个能够提高个人对时间感受的方法。

　　　　现在，列举四种时间集中比的专门技术供各位管理者参考：

　　　　第一，培养“顺便思考”的习惯，并实践它。“顺便也看看那个”、“到这儿来了，顺便跟他见个面”、“顺便也把这事查一下”，用这种方式来思考，就称做“顺便思考”。这种思考法，可以促进时间集中化。将事情一件一件个别分散处理，做每件事情的时候都重新起个头的方法，效率实在很差。每当管理者因工作的需要，必须到市中心办事时，就会整理出六七件事情，一起处理掉，这也是采用“顺便”的方式。碰到开会，就会在会议前后，到书店去看看书，或看个人画展，到附近的公司找找朋友。一有空闲，就把当时所看所想的写下来。如果这些事都一样一样分开来个别处理的话，光是花在交通上的时间，就不知道要多出多少了。办事情的前后，又浪费掉一些时间，而且还得多花一笔可观的交通费，实在很不划算。

　　　　第二个专门技术是决定出“时间集中日”。不管是工作或者其他计划，都将它们集中在某个特定的日子里完成。这是更进一步运用“顺便思考”，而能更积极更有计划地让时间集中的方法。当你定了一个要与人会面的特定日子，在这一天中，顺便要将所有有关的工作完成，而且完全当做自有时间，确保另外一天能集中全部精力，向最重要的工作挑战。

　　　　第三是将一天中的某几件事，或者其他需要完成的事连贯起来。这一点跟顺便思考不一样，它是一种在计划阶段就妥善安排时间的方法。例如，现在有开会、接待访客和制作文书等三件事情需要完成。首先就将各项事件所需要的时间，以及准备的时间计算出来，然后将它们连续地安排在一起。有时候在安排时间计划表时，会将“对方是否方便”列入考虑。因此，往往会产生许多空闲时间和片段时间。一天中，或者是一个礼拜之内，有很多空闲时间的管理者在安排时间计划表的阶段时一定就有问题，在考虑如何活用空闲时间或片段时间之前，就该先考虑如何安排计划，才不会产生这些空闲时间。在这方面下功夫是非常必要的。

　　　　第四是不要浪费时间去做毫无意义的事情。让事情集中在特定日一次完成。有意义或有价值的事情，当然可以每天持续地做。但是，如果像毫无目的的看电视这类事，或者晚上到外面喝酒等，就没有必要持续进行。最好选定某一天，彻底地大看一场，痛饮一番。各位管理者是否可以采取这种方式呢？相信这种方法可以让每天的日子产生起伏，对活用时间、改变心情、精神健康等也将有助益。

　　　　时间集中化的专门技术，可以应用在各种事情上，就让管理者来想想这两项工作：①新闻记事的裁剪、分类以及粘贴；②印制资料的整理成套、装订以及放入信封中。先说第①项，把一篇报道剪下，然后分类，再贴在剪贴簿上算是完成。完成了一篇后，再去处理第二篇，等第二篇完成，再处理第三篇。。。象这样的做法，效率实在很低。碰到这种事，首先应该将想归集的全部剪下，然后再将它们分类。分完类后，就可以一块儿粘贴了。像这样，将每个步骤，分别集中完成，跟前一种方法比较起来，可节省1/2　到2/3　的时间。第②项的方法也是同样的。如果要整理成套，就先将所有资料整理成套，之后，再做其他的步骤，这才是正确方法。有一位交游甚广的大企业的董事长，每当到了岁末年尾时，便要赶场应酬，一连好几天都疲于奔命。这位董事长想，这种事情一定得解决，他终于想到了好点子。这个点子就是租借饭店的场地，开一个年末晚会，虽然需要增加若干开销，而且几乎大半都得自掏腰包，但这个方法，却可以使所有的人齐聚一堂，他也只需要应酬一次，就全部解决了。这也属于时间集中化的专门技术。时间并非金钱可以买得到的。这样，不是很值得吗？

　　　　□顺着律调提高集中力

　　　　集中力跟时间的律调有很大的关系。顺着律调，思考可以流畅，行动效率也能够提高。顺着律调，头脑和身体都能够集中。这时候人将和时间一体化，密不可分。

　　　　顺着时间的律调，就容易集中精神，时间价值和时间效率也会提高，这样就能够开发时间了。时间和集中之间，存在着如此的相互影响关系。如果将律调破坏了，一定会造成集中困难。美国职业篮球比赛中，有一位超级巨星——乔丹，拥有敏锐的第六感觉，每每事情危急时，便能发挥超乎常人的集中力，化险为夷。一旦他顺着律调来行事，几乎没有人是他的对手。再也没有一个对手，能够让所有的对手那样头痛、束手无策了。无论是谁，在面对乔丹时，总是绞尽脑汁，试图封锁他的跨越，但是，往往都是看到投篮命中的结局。如果能够破坏他的律调，就可以解决问题了。但是，从来没有人想出破坏的方法。不过，天公不负苦心人，这个方法终于被想出来了。这个方法的灵感是从舞蹈的韵律上得来的。这种韵律就是慢、慢、快，或是快、快、慢。如此，封住了乔丹的投篮，破坏了他的律调，使他站在场上时，无法集中，也就没有办法发挥打击力了。

　　　　集中力究竟会带来什么样的影响，从这个例子，就可见一斑，为了能够集中，为了能够有效地使用时间，顺着律调，可说是最重要的事。以工作为例，让自己能够顺着律调的第一步就是，从自己喜欢的事、有兴趣的事、能够保证获得成功的事做起。这样可以顺着律调，产生愉快的情绪。如果能够从事某种程度的机械性工作，单纯地反复地依循固定化的途径，不要多加思考，而且能够迅速地处理，自然可以顺着律调了。这层意义就是说，在自己所有的工作中，有必要确保单纯作业性的工作。如果能顺着律调，集中力便可提高，工作的积极性也能够达到最高水准。在这个时候，就能够将事情做连续性的安排，然后不断地完成它们。由于产生了加速度，工作便会意外地顺利开展。这种形势若将它中断的话，实在是一大损失。

　　　　在进行集中时，有必要考虑到外界环境的干扰，避免其破坏律调，使律调无法保持平衡。因此遇到需做决断时，最好能独处，与外界隔绝，集中精神投入思考中。如果不能与外界隔绝，采用四个方法，也可以收到类似的效果：①每当集中精神时，便在桌上摆“工作中”、“请勿打扰”的牌子；②外来的访客或是电话，一概拒绝，可称说人不在办公室；

　　　　③利用空着的接待室、会议室、资料室等；④无关紧要的事情，可暂时延缓或者取消。

　　　　□发挥时间分散化效果

　　　　和时间集中化相反的是“时间分散化”的专门技术。时间集中，未必适合每种情况。能够活用时间分散化，有时也会出现令人意想不到的好效果。现可以举出六个例子：①主体过于庞大的事情；②主体数量过多的事情：③向性质互异的主题、工作、作业挑战的事情；④有时间限制的事情；⑤一天或一个星期内，包含了太多片刻时间或休闲时间的事情；⑥适合“习惯化”的事情。

　　　　主题的内容太大，或是个数太多时，即使集中两三天，也无法完成。如果是在特殊的工作场所工作，哪能允许你投入一个星期，甚至十天半个月呢？碰到这种情况，就该分割主题，分配数量，采取一天完成一件的方法。

　　　　再谈到面对性质不同的工作的事情，例如，将印刷资料装订成套，整理、分类、装订、放入信封里头，都是性质各异的工作。像这类工作，采用分散处理的方法也可以，只要稍微有一点时间，就可以拿来利用，一件一件地完成，当然这个事情，将整理成套，用订书机装订等等的步骤，一个一个分开集中来实行，也可提高效率。

　　　　第⑥项适合习惯化的事情，可以从乐器的练习、健康管理等例子来说明。特别是健康管理，并不是一件可以集中在某一天、拼命活动筋骨的事情，不如分散时间，采取一天只做几分钟，但天天都做的运动方式，更能够发挥效果。

　　　　在工作或人际关系上，也有类似的情况。例如学习语言，学习专门技能等等，跟朋友碰面时，会打个招呼；像这类事，根本就不需要花费什么时间，它是一个应该养成的习惯，是时间分散化专门技术的应用。这是将复杂的业务和单纯的业务相互配合的专门技术，它的构想来自于组合性质相异的工作，而让时间分散。实行这个技巧，将会收到意外的好效果。

　　　　从事企划和系统技术的工作者，经常会用脑过度，而且分秒都处在紧张状态中，以致患神经衰弱症的比率非常高。曾经有一位管理者建议他不妨采用情绪转换法，并且将性质单纯而相异的工作组合一下，再来行动。这两个建议，虽然不是什么了不起的方法，但却意外地获得效果。

　　　　假设目前手边有一些问候、致谢、近况报告等信件和电话要写、要打、要处理，如果依张数、件数来集中管理的话，较具有效率，但是，数量一多，可就累人了。再说，有些事情若是集中处理的话，往往会错过适当的行动时机。所以，不适合集中处理的事情，不妨利用片段时间或空闲时间来分散处理，较为妥当。处理电话跟信件，能够迅速地寄出，或是挑个好时机寄出，对管理者来说，着实是一项非常重要的专门技术。

　　　　□让速读能力发生效用

　　　　开发时间和开发能力之间存在着密切的关系。开发时间可以促进能力的开发，而能力要是被开发，时间也就能够被充分地开发了。开发时间必须具备各式各样的能力。从分析力、综合力、判断力，一直到想象力、直观力，