流金岁月-时间管理艺术-第24节

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　　　　此外，管理者想再添加三点：①花在吃饭上的时间。正式的餐会场合，当然会花上较多的时间，但是，平时则应以时间观念为第一优先。排队等餐，实在是一件很浪费时间的事。所以，无论哪家店的食物再难以下咽，只要不用等，管理者就会进去用餐。②看电影。不会事先安排好看电影的时间，刚好有空，管理者就会买张票进电影院去。即使已经上映一半，或者只剩下最后的30　分钟，管理者也毫不介意。只要能看到片段，就教人满足了，至于没有看到的部分，如果靠着想象力能猜出时，管理者就不会再逗留在电影院里。等电影上映后，才发现那是一部自己不爱着的片子，这时候，管理者就毫不犹豫地走出电影院。不过，若是“这部电影，我还想从头看起时”，管理者就会稍稍忍耐一下，等到影片重新放映。③在书籍方面，某些成套的书，普通人一定会从第一册开始读。但以管理者来说，则是和看电视一样。不管第几册，都可以随时抽出来读。在图书馆借的也好，在书店买的也好，如果没有第一册，就从有的开始借、开始买。若是不影响全书的连贯理解程度，就继续看下去。真有必要时，才把第一册、第二册借或买回来。像这样，如果能够打破固定观念，就可以提高时间效率，时间的密度自然也就能够增大了。

　　　　□利用“片段时间”的价值

　　　　对于真正忙碌的管理者，有必要具备“短时间活用术”和“短时间处理术”。首先，就从“短时间活用术”说起。在每天的生活中，有些时间带并不是很长，也不是一整段完整的时间，只是些剩余、少量的时间。一般都称之为片段时间。举例来说，在车站等公共汽车的时间，等人的时间，在窗口或公用电话前排队的时间，抽烟的时间，搭一站或两站公共汽车的时间，一件工作告一段落，到开始另一件工作之间的时间，谈话中断的时间，工作中断的时间，比预定时间提早完成工作后剩余的时间，附带在工作上的缓冲时间，什么也不做只是呆坐在那儿的时间等等，都属于空闲时间。以时间上来说，空闲时间以二三分钟到10　分钟为宜。偶尔也许会有30　分钟到一个钟头的时间出现。不管哪一种时间，若都将它们合计起来，就是一笔可观的时间量。如果让这些片段时间白白地过去，实在是件极其浪费的事，有一种称为“无为的效用”的时间利用法，可以改变心情或者稍事休息，可说具有积极的效果。

　　　　真正忙得不可开交的时候，这些时间也会变成异常珍贵的时间，若能利用片段时间，确实可做许多事情。现在说明一下短时间活用术的重点。首先，为了活用短时间，应该对于自己做过的工作或公事，花了多少时间，好好整理一番，再加以分类。例如：打电话，写明信片，记录新的预定工作内容，把想法写下来，整理帐簿传票，复印资料。。等等。写一份简单的报告书，看一遍资料，向上级做口头报告，看电视新闻报导，阅读报章，杂志。。等等。即使是需要花长时间才能够完成的工作或公事，如果能够拆开成一部分，或是数个作业单位，使它能够在0—1O分钟之内处理完毕，也可以获得出乎意料的好效果。如果能够这样做，活用短时间的技巧一定会越来越高明。

　　　　为了活用短时间，必须准备些小道具，并常常带在身边。这一点相当重要，如果缺乏小道具，“短时间”将会白白地浪费掉。一些必备的小道具，如铜板、电话卡、明信片、邮票、信封、信纸、笔记本、铅笔（圆珠笔）、便纸条、工作资料、报纸、杂志、稿纸、书、塑胶袋、剪刀、订书机。。其他等等。这些小道具未必全部都得准备，视自己的需要而准备就可以了。准备齐全后，接下来的就是实行。不管在什么时候，在什么地方，忽然间有空档时，就不会无所适从，就能够有效地活用时间了。

　　　　有一位优秀管理者用他自己的例子来提供给各位做一参考。片段时间虽然短暂，却是完完全全的自有时间，因为可以自由自在，不受束缚地全用，所以他非常喜欢。管理者个人便用各种方式来使用片段时间。整理帐簿、传票、整理资料、记录构想、企划构想、打草稿、修改草稿、写信、做摘要、浏览报章杂志、看书、打电话、读跟工作有关的资料、逛逛书店、书廊、文具店等等。看看商店的橱窗陈设、观察四周、小睡片刻。。。

　　　　有很多人都会觉得片段时间太短了，根本没办法看书，但是，脑袋是自己的，脑筋是可以活用的。碰到这种情况，管理者会先翻开重要的文章，找出一两句话，而且牢牢地记住它。这种方法远比漫无边际地读上一两页，还要有效果。

　　　　□高效的“短时间处理术”

　　　　短时间活用术，出发点在于如何巧妙地活用片段时间。因此，不妨将在短时间之内就可以完成的工作，或是准备小道具时，嵌进这些片段时间内，利用这些时间来完成它们。短时间处理术，是开发时间的入门之道。这是对平常所做的事情，找出用较短时间处理的方法。例如收集信息、做企划案、做文书处理、作决定、开会等等。能够将这些事情，在最短的时间内完成，便是短时间处理术。这虽然要费点脑筋，但却能够提高时间的价值。

　　　　在很短的时间内作出决定，不外乎是做到当机立断。但是，往往速度太快，所作的决定的水准就会低落，反而收不到效果。所以，在作决定时，必须兼具速度和正确性。有一种专门技术，可以使这种要求成为可能。那就是“单项重点决定术”。例如以下的两种情况，无论哪一件，都可以在任何一家公司里看见。第一种情况是部属向上司递交企划案时，上司一字不漏地看并听取详细的说明，对于琐碎的细节，也要提出质问。就连错字和漏字，也会挑出来纠正。由于大注重细微处了，以致吹毛求疵，有钻牛角尖的缺点，结果往往使主旨离题千里，都已经花了半天时间，还是做不出结论。决定不了思考的焦点将落在何处，只好在迷途上转，永远也下不了决定。第二种情况是相同的情况，但是，上司在看过企划案的名称后，立刻跳看结论部分，稍加思考后提出问题，要求说明。这其间，上司的关心，一直集中在某一点上。例如：“有必要如此做吗？”“技术上的问题，能否克服呢？”、“这样做合算吗？”等重点上。只对这些重点提出质问，其余的细节问题，一概不予干涉。上述的重点能够解决、明了，那么企划案就此通过。若非如此，企划案将拖到何年何月，才能付诸实行啊！无论哪一项计划，早做决定，便可早日实行。以上两种情况，后者的上司自然是较优秀、较有能力的上司。他所采取的方法，正是“单项重点决定术”。

　　　　善于作决定的人，在面临一个问题时，一定会将焦点放在真正重要的一点上，然后集中思考，专心地加以检查。如果使用这种方法，无论碰到再怎么复杂的问题，也不用伤脑筋了。利用单项重点决定术，将使管理者能在短时间内做出结论。

　　　　□善用“单项重点决定术”

　　　　单项重点决定术在许多的商业专门技术中，可说是数一数二的高级技术。任何人如果能够具备这项技术，都能够成为善作决定的人。数学里面，有一种叫“偏微分”的算法。例如，将q　偏微分dp　时，就会得到p　的答案。又如qx、y、z　用z　来偏微分时，便可得到解答x　y。原本p　qx　y　z　都是属于同质的变数，偏微分时，p　　x　y　就被当成定数来处理。单项重点决定术的想法，跟偏微分有着相同的道理。决定一件事情时，由于各种条件的变动，便会产生好几个变数。例如，时间、距离、人数、产量、营业额、利润等等。如果将这些全部当成变数来考虑，便会得到无数个决定，到后来，究竟哪一个才是真正的决定，反而弄不清楚了。为了不至于徘徊在迷途上，一定要删除很多变数，即将单项重点决定术的众多变数加以偏微分。如此，再复杂的问题，也能够还原成像ax＋b＝0　这样简单的一元一次方程式，也就能够迅速地求出解答，迅速地做出决定了。

　　　　至于怎样做才能够将重点放在单一点上呢？现有六个集中焦点于一点的秘诀：①把不会对大局产生重大影响的条件和要素，当成定数来处理。简单地说，就算对这些条件和要素视而不见也无所谓；②重点摆在问题的出发点和结论上。如果结论本身完美无缺，但出发点却是错误的，那么整个构想就会成为没有根据的纸上谈兵；反过来说，出发点很好，但是却有个马虎草率的结论，就会造成整个企划实行上的障碍；③将众多的要素、变数，依照重要程度、紧急性质，排成优先顺序。其中，列在第一的就是单项重点。例如，在处理以时间因素为第一优先的事件时，便要将焦点集中在时间上再来加以检查，作决定；④在众多的要素、变数中，将焦点放在最能产生效果和影响的变数上；⑤和公司的目标及业绩最有直接关系的条件和变数，为最优先考虑的要素；⑥根据自己的价值观来决定重点。例如，重视构想和思考方式，或者重视分析和具体性的点子，这些都可依个人的价值观来做决定。

　　　　□事到临头的应急方法

　　　　善于使用时间的管理者，和善于使用金钱的管理者，都有一个共同点。善于使用金钱的管理者，一定不会浪费、糟蹋金钱，哪怕是一笔再小不过的开支，也会谨慎处理。不过，一旦到了必要时，善于用钱的管理者，投下再大笔的钱，也不会皱一下眉头。遇到胜负的关键，绝不会珍惜金钱，结果反而大赚了一把。这就是会用钱的管理者跟吝啬的管理者，所不同的地方。

　　　　善于使用时间的管理者，也是同样的情形。他们平常决不浪费无谓的时间。但是，一到关键时刻，也不怕花再多的时间，所以，会不会活用时间的差别便在于此。因此，只知道在小事情上节约时间的管理者，可以称得上是个“赚时间”的管理者，但却不能算是个善于活用时间的管理者。这种管理者，只不过是个时间吝啬鬼，至于活用时间一事，他永远也办不到。那么，怎样做才称得上有效运用时间呢？举个例子：某管理者并没有天天看书，只是偶尔看一看书，不过，一旦翻开书本，就会彻底地读透。经常只花一会儿功夫，就读了一二十册。虽然只是看书，但看完后也往往会跟醉的人一样，头晕脑胀，所有读过的内容，在脑子里相撞、搅拌、混合、溶化，无法理出头绪。有沉淀的，有起泡的，还有发酵的，管理者酩酊大醉。说到酩酊，其实，管理者的喝酒方法和读书方法是类似的。因为在基本上活用时间的原理都相同，方法和结果当然也相同。诸如小酌或每天晚酌之后，心情真是舒服无比。

　　　　睡眠也是。管理者常常有持续半年忙碌不堪的日子要过。因此，睡眠时间总是不够。不管在什么时间、什么地方，只要一有机会就合眼休息片刻，这是个消除疲劳的好方法，管理者都这样做。但是，最有效果的还是“大睡一场”。一个月大概一次，天塌下来都不管地睡上12　个小时或15　个小时。一个月若能烂睡如泥地大睡一次，往后一个月，都能够保持体力。弹弹吉他，跟朋友下下棋，都是偶尔才做的事。但是，一旦开始了，就不会在意花多少时间了，再长也都舍得。

　　　　时间可产生“分散效果”和“集中效果”。分散和集中这两个要点，对开发时间来说，都是必要的条件。不随便将时间浪费在无谓的事务上，但一有必要，也不会吝啬花时间，也会尽量专注。只有这样的平衡感，才能达到开发时间的理想。

　　　　□时间分散和集中技巧

　　　　有些管理者每天过着打卡般的生活。确实是时间管理上的好学生。但是，换个角度来看，这样的人生可说是钟表般的人生。因此，任何感动、梦想、点子等等，他永远也想不出。如果继续过这样钟表般的人生，活在他脑中的经营理念都将枯干。

　　　　相对地，时间管理什么的，一概不管，想到什么，就做什么，这类人的生活或许多彩多姿，有趣刺激。但没有任何预算或计划，只是依当时的心情采取行动，往往会造成不可收拾的后果，而且缺乏时间观念，也会带给他人麻烦。

　　　　以上两种类型的人，都是驾驶着一部只有半边机翼飞机的人。既是如此，飞机哪能飞得起来呢？一个能够产生成效的时间管理法，一定需具备计划性和平衡性。因此，必须将下列两种方法并用，当然，有些时候，也有巧妙地分开使用的必要。

　　　　第一是“时间分散术”。“