流金岁月-时间管理艺术-第23节
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有些人在制订计划时，将突然介入的事设定为零，这样的计划可说是对现实认识不清，订了这么一个计划，一旦突然介入的事件发生时，就无法妥善处理，反而拖延了原本预定的工作开展。第二个方法是，采用安全系数，在制订计划时，也附带考虑缓冲时间。因此，订立计划，要以在原定时间内完成工作为前提，再进一步地假设某种程度的中间介入，以及时间上的拖延。对一个正确的计划，附加若干的安全系数是必需的。至于安全系数的标准，大致可分为下列三点：①需要花一天功夫来完成的工作，必须加上半天的缓冲时间。②需要花一个星期才能完成的工作，则需加上一天的缓冲时间。③需要一个月才能完成的工作，则需加上一个星期的缓冲时间。如果能够利用这个方法，即使碰到各式各样的突然介入事件，也不会影响工作的流程。工作便会如原订计划按时完成了。
此外，还有一种“隐形的杀手锏”。如果照着前述的方法来行动，却仍然赶不上计划进度时，就得“加班”了。在计划阶段，不可以一味地依赖加班。而应该将它当作是“最后的杀手锏”，非到不得已，绝不轻易使用。
□做好工作间联系
为了让工作的流程顺畅，做好前置作业和后续工作的联系，是不可欠缺的条件。公司的工作，几乎没有一件是完全独立的。管理者的工作，是前置作业和后置工作两方面的结合。若非如此，工作的流程就不会顺畅了。
如果举生产线的例子，就可以很明确地明白这种流程了。例如，汽车的生产流程。一部汽车的完成需经过车体→涂装→组合三阶段。以涂装线来说，车体是前置作业，而组合就是后续工作。至于领导工作，就不像营业工作，有那么明确的单方向流程。不过，若以一项工作来看，在这其中，仍然有前置作业和后续工作的区别。不过，在意义上跟营业工作稍微不同。
例如，营业部委托企管部检查“营业事务的OA 化”。此时的工作，就出现了营业部→系统部→营业部这样的流程。和营业工作比较起来，企管部门可说具有中间桥梁的性质。
如果已经知道自己的工作究竟处于何种位置，接下来就应该用心地接触一下前置作业和后续工作。但如果漫无目的地发生什么处理什么，依旧是没有任何效果的。所以，平时必须在信息交换等事情上努力，以密切联系。
巧妙地与前置作业联系的方法，有以下四点：①明白前置作业的方针、想法；②大致了解他们的业务流程、业务内容；③对于新的动向，尤其是会对自己的工作产生影响的信息，必须掌握；④将自己希望的事项、要求、特殊事项等传达给对方。
以上任何一点，都是相当重要的。因为，前置作业的方针、业务内容和工作进度等，对后续作业将有决定性的制约作用。若是前置作业出了问题，事后再来抗议，也无济于事了。为了不被对方的步调所左右，就得取得先机。因此，平常和前置作业部门要取得充分的协调。必须事先让对方知道管理者自身的希望，好让对方将管理者的希望，计入他们的工作中。同样地，对后续工作也应该采取四种方法：①事先通知对方，让对方知道自己部门的方针、想法等；②把握住对方接受的态度和准备情况；③充分地接纳对方的意见以及要求，反映在工作上；④详细说明业务的流程以及内容，今后便能获得对方部属的理解及帮助。
不管自己的部门进行得如何顺利，但若在后续工作上发生纠纷、困难，也会导致前功尽弃。继承、发展自己的工作，就是后续工作。他们的失败会反映在结局和前置作业上。以前置作业的立场，它必须提供充分的信息给后续作业，让它有万全的接受准备，能够继续顺利地将工作开展下去。这种努力是管理者必须做到的。因此，顺利地将球交到他的手上，是必要的。
二、开发未来的时间
□最大限度地发挥时间
时间可分为“纵的时间”和“横的时间”。所谓“纵的时间”，就是从过去到现在、未来，像单行道一般地流通的时间；而另一方面，在相同的时刻里向世界各地扩展、充满在世界中的时间就是“横的时间”。
“横的时间”，拥有强大的扩张力，从管理者的周围一直到遥远的彼方，都充满这种时间。因此，如果管理者能够将时间向横的方向推展，那么，被限制的时间便会大幅度地扩张开来，因此，也就可以开发时间了。这种方法，不妨称之为“横的开发时间法”。现在，分为三点来说明这种专门技术：
第一点是积极地向不同的世界挑战。不同的世界并不限于外国，像自己不知道或不曾去过的场所，都算是不同的世界。不同的世界也不只限于场所，诸如性质完全不同的工作，行业完全不相关的人，未曾读过的书，未曾做过的游戏，第一次尝到的菜肴。。等等。这些无论哪一件事，都是不同的世界。跟不同的世界接触时得到的体验，会给管理者带来强烈的刺激。它就像一阵清爽的风，吹过平静的心，吹落蒙在眼上的翳障。它将让滞停已久的时间，起死回生。同样的一个钟头、一个日子，将因此而灿烂辉煌，充满信心与充实感。曾经受过挫折的人，不灰心，不沮丧，置身于另一个新天地，在那儿一切从头开始，最后，终于获得成功。像这种事情，在现实社会中经常发生。他为什么能够在新天地里成功发达呢？不只是靠意志和决心。在新天地里，旧时间流走，新时间开始。新时间使他复生、改变，进而引导他迈向成功。像这样，出现在新的场所，跟人做新的接触，品尝新的体验等，都能够扩张时间、开发时间。
第二点是团队精神。如果能够好好运用“团队精神”这种专门技术，管理者所能活用的横的时间，便会飞跃性地扩张。
第三点是运用现有的便利的机器、道具，让时间横向扩张。像电话、复印机、电脑、传真机、VTR、照片、录放像机等等。这些工具可以缩短纵的时间（钟表计时），像利用电话，就可以很快地跟不同的世界或相隔很远的人通话。如果用复印机，就可以让更多的人，同时阅读到拷贝的文件或信息，还可以做为开发横的时间的硬件设备。希望管理者都能善用这些工具。
□不要无谓地浪费时间
常常口里嚷着忙呀忙的管理者，经常把时间浪费在一些无意义的事情上，而本人却完全没有察觉到。
举一个例子，从前有一家综合商业公司的经理，在上海遭到绑架，报纸、电视、杂志宣传好几天，大肆报导这条新闻。在整个事件的过程中，管理者发现到，不仅和这件事有关系的人关心事情的发展，还有很多毫不相干的人，也一丝不漏地阅读、收看这件事的新闻报导。当管理者发现这个事实后，感到非常地吃惊。这不外乎是一种“窥视兴趣”在作祟。和整个事件有关系的人，自然另当别论。至于旁人，为何一定要对这件事追根究底呢？管理者真是一点儿也搞不懂。或许是出于“关心”、“同情”，但这是讲好听的，其实，说穿了是出于好奇心。
从这种窥视性的好奇心，管理者可举出一些象征性的例子来做说明。有一位张先生，曾经是大众传播的焦点人物，按照惯例，电视、周刊杂志，一定会把他从头到脚详细地报道。同时，也会有很多人，一字不漏地看这些报道，读这些报道。但是，自从他被关进监狱以后，报道的内容就慢慢地减少了，最近几乎已经销声匿迹了。由于监狱是个连记者也无法探知、窥视的地方，既然无法窥视，大众传播和一般民众也就没有兴趣了。反过来说，对于这种新闻报道之所以有兴趣、想知道，完全是受到这种“窥视兴趣”所支配的。从电视演员、电影明星和谁结婚，什么时候离婚，为什么住院，体重多少等等，都属于同类的窥视性新闻。对于这类的新闻报道有非看不可、非读不可的心理，都是窥视兴趣造成的。窥视兴趣会越来越浓厚，最后就养成一种恶习。经常寻找这种报道，然后受其左右。可说是花时间在毫无意义地看报纸、看电视以及读杂志上。
嘴里常说很忙的管理者，事实上是忙于“窥看”。把时间浪费在“窥视”上，而忙得晕头转向，当然是没有必要的。为了对时间的感觉能够敏锐，首先，一定得跟窥视兴趣断绝关系。无论是那位人士的绑架事件，或者是某某的事情，其实，只要略知一二就可以了。只要看看新闻的标题，就可推想出整个事件的大概。例如，如果知道了那位人士已经获救：“啊，谢天谢地，太好了！”。能用这种淡淡的态度来面对它，是最明智的。另外，不要把时间浪费在毫无意义的事情上。
□剖析忙碌不堪的原因
乍看之下，相当忙碌的管理者，都有下列两个共同的问题：①毫不关心时间的价值；②不清楚为什么要利用时间。也就是不明白活用时间的目的。如果真是如此，那么一辈子也无法从事于开发时间。
忙碌不堪的人，为什么会如此忙碌呢？如果具体地探索一下，就可找出几点原因：首先是说话技巧有问题。说话不得要领，没有明确清楚的主题，总是东拉西扯，离题脱节，说了半天还不知道结论是什么等。对事物不加以取舍选择，不论什么事都答应，都自己承揽。例如，一个无关紧要可去可不去的应酬，却仍然准时参加。对活用时间没有正确的观念。因此，反而将很多的时间，花在一些时间价值很低的事情上。其次，没有制订完成目标所需要的时间。换句话说，对于“什么时候完成？”、“几分钟之内完成？”等等，完全没有规定，没有打算。凡事都是碰上了再说。于是，时间就像被干沙吸食的水一般，消失得无影无踪。像这种看似忙碌不堪的人，嘴里嚷着忙得要命，奇怪的是，电视的篮球转播和连续剧，他们却是每场必看，而且从头到尾，甚至连广告时间，也不肯放过，可见他们有多傻！看书时也是从头到尾，字字仔细地阅读。因为他认为只有这样，才能体会到书中的内容。于是，也不管是杂志或消遣图书，一旦买了，就会从头读到尾，一字也不肯漏掉。打电话时，讲得久久不停也是一例。最近，不仅是女性，连男性跟朋友通电
话时，也要讲上一两个钟头才肯罢休。这实在是令人难以置信的事。开会时，也常有无意义或冗长的时段。很多人都是因为不好意思不参加而参加的。有一半的会议时间，只是呆坐在椅子上，光在嘴里嚷着会议太多，所谓“忙碌不堪”的情况，就是如此。
忙碌不堪可分为两种：一种是名副其实，高品质的忙碌不堪：另一种只是表面性、低质量的忙碌不堪。大部分管理者的忙碌不堪属于后者。如果能够更巧妙地运用时间，忙碌的时间都可以解决。举说话的例子来看，不妨养成先说结论的习惯，将会收到很大的效果。经常把结论放在最后才说的人，总会先来一段说明：“如此这般，如此这般”后，才说“结论就是什么”。这种方法一定得修正。最好一开头就说：“好，让我先说出结论”。
□生活时间的节省方法
首先，从看电视做起。管理者在心中早就设定“这儿是有趣的”，“只看这儿”的想法。决不从头看到尾，浪费时间。假设看一个钟头的电视，管理者会常常转台，将各家电视台最有趣的节目看过。这就是所谓的“全部电视节目同时收看法”，这种做法，就能够成为一个相当好的开发时间法。杂志或漫画，也只看想读的部分，即使是自掏腰包买的书，也是同样的情况。看书时，采用速读法。不要存有一字一句完全读到的念头。
电话：除了电话访问等较为需要的场合外，绝不要把时间浪费在日常的联络上。管理者有大约80％的电话，都是在30 秒～l 分钟内结束的。
会议：说话说到脱节离题，开始无意义的议论时，管理者就会睡觉。对管理者而言，会议的脱线时间，就等于睡眠时间。重要的议题结束后，接下来也没有什么有趣或重要的议题时，管理者便会提早离开。
此外，管理者想再添加三点：①花在吃饭上的时间。正式的餐会场合，当然会花上较多的时间，但是，平时则应以时间观
