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第15节

流金岁月-时间管理艺术-第15节

小说: 流金岁月-时间管理艺术 字数: 每页4000字

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在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话,对他说“请再打电话来。。”,如果他打来电话的时候,碰巧你又不在,那岂不是又浪费很多的时间?如果对接电话者说出要点,他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说,除非必要保密的范围,否则,不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间,不妨把“目的”告诉接电话的人。

    ○请对方在指定时间内打来重要电话

    为了有效地利用电话,不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时,往往会说:“以后,我再打电话给你。”遇到这种情况,一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢?”因为有很多人口口声声地说“以后再打电话给你。。”然而,却是黄鹤一去不复返了。有些人虽然不会食言,仍然会打电话来,但是,往往得等上一二个星期,实在叫人干着急。如果,一开始就请对方决定打电话的时间,他就不好意思食言,一定会按时打来,你当然也不必心急,更不必为了等对方的电话,而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率,不妨活用这种“指定时间”。

    ○从出差地给公司打电话,必须先计划好时间

    在指定时间内打电话或者接电话,对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络,是一件非常重要的工作。反过来说,公司跟出差人员打电话联络,也是一件不可缺少的工作。然而,好不容易打了电话,却碰到对方不在,或者正在讲话,使得简单的目的无法传达。为了防止这类的“麻烦”事件,在出差以前,一定要说好每天往回打电话的时间,以及指定接电话的人。这样,遇到你从出差地往回打电话时,就能够完整地指示部属,同时,部属也会完整地告诉你,在你不在的时间里,有谁打电话来,发生了什么事。如此,就能够迅速正确地做出指示。又如在清晨及夜间,办公室没有人的时候,为了方便联络,都应活用电话录音,以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时,一旦电话中断,效率就会大打折扣。遇到这种情形,不妨使用电话录音的方式。必要的话,可以每隔一段时间,听取电话录音的内容,再给对方打电话,如此才不会怠慢对方。

    ○利用电话监听功能及无线电话,有效率地使用等待时间

    你有时打电话,虽然打通了,但是对方并不立刻说话,或者听电话,则屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时,对方为了调查,或请示上司,常常会发生这一类的事情。而且这种所谓的“稍等”,往往会长达二三分钟。在这个时间内,打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有二三分钟,但累积下来在时间上将会造成很大的损失,等待的人也会坐立不安。

    为此,办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排,一直到对方的声音在扩音机里响起来为止,可以放下受话机,从事别的工作。既然不知道对方何时会“开腔”,你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了监听功能电话机的时候,即使电话铃声响了起来,也不必去管它,一直到扩音机传出来对方的声音、再去接也不迟,非常方便。

    除此之外,使用无线电话也非常方便。例如,你可以一面利用电话跟对方交谈,一面在屋子里自由地走动,到书橱找资料,甚至一面记录对方所说的要点。

    ○使用附有收费显示的电话,可以同时节约时间与金钱

    最近,电话又增设了种种优异的性能,你不妨把它积极加以活用。办公室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机,通话时间与费用就会同时被显示出来,就算你不愿意,也会意识到通话的时间,以及不断上升的费用,这样自然就会很有效率地使用电话了。

    ○电话接通后先报上自己姓名

    拨错电话号码,会令人感到莫名其妙,要是双方都没发觉,等彼此说上好半天才知道打错了电话,不仅造成时间的浪费,而且会弄得双方心情烦躁不安。

    为了避免这种失误,只要电话一接通,你可以先报上自己的姓名。这样,如果打错了电话,对方马上就会察觉到。此外,尽早主动提起对方的姓名、事情内容,即使对方先前没注意到,也会知道打错了电话,可以减少时间上的浪费。懂得打电话的要领,可大大地提高电话使用的效率。

    ○电话要放在桌子左边

    放置电话的位置,也会对工作的流程造成影响。电话放在桌子的左边是最好的。这样可以用左手接电话,使右手永远保持自由的状态。也可以一边用左手拿话筒,一边用右手提笔干别的工作。这时候如果电话放在桌子的左边,就不必特地放下右手的笔,去拿话筒。此外,在桌子的右上方准备好备忘纸,以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在小细节上费点心,将有助于工作的持续进行。

    ○把电话答录机当“备忘录”使用

    电话答录机的最大功能在于在自己外出时,也能知道留言的内容。如果换另一种使用方法,也可以当做自己的“备忘录”。例如,你在家里看报时,从广告上发现一本好书,就可以打电话到办公室,在电话答录机上留话:“请顺便帮我买一本书,书名是。。。”这样,你的秘书就会帮你买回来。此外,一旦突然想到什么好点子,也可以先录在电话答录机上,事后再加以审核。把电话答录机当“备忘录”使用十分方便。

    ○利用“电话答录机”

    电视上有部白酒广告:为了安心享用美酒,把电话收到冰箱的冷冻库。实际上,在埋头做重要工作时,突然受到电话干扰而中断,工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来,使别人打不进来,确实可以免除这些干扰,可是,万一有重要的电话也接不到,往往会因此耽误要事。在这种情况下,可以利用电话答录机。忙碌而无暇接电话的管理者,可以每隔一定时间听听来电的留言内容,马上给对方回电,这样就不会失礼。

    ○电话号码要记在随身手册上

    必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情,堪称特别的代表。这时候,电话服务就可以发挥很大的功用,所以你最好在随身手册上,都记下服务电话的号码。大概有很多管理者都认为:“光靠电话无法获得有价值的信息”。其实,目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务,可以说是高效率的商业伙伴。

    ○巧记电话号码

    百位数的数字,要想在1O 分钟内记下来,你可以应用“有意义的东西比无意义的东西更容易进入脑海中”的记忆原理,在无意义的数字上,加以有意义的记忆线索。例如,把“6167867”想成“溜一溜,去吧溜去。”就可以很快记住。这种变无意义为有意义的记忆法,经常被用来记忆数字。利用这种方法,尽量将工作上常用的电话号码记下来,联络事情时就省得再翻电话薄了。

    □午休使用法

    ○把午饭的时间延缓一小时,就能更有效地活用时间

    “你一个人身兼三职,而且又能在不同职务中,千得有声有色,以致有不少人认为你一定是在废寝忘食地工作”。其实,这是一种误解。除非碰到特别的事情,你三餐照吃不误,否则的话,一夜也睡上将近8个小时。忍着饥饿及困倦,面对着桌上工作,绝对不会有好成绩,注意力只会减退,结果是整体的工作量并不会增加,劳累过度又使健康受损,叫人后悔莫及。因此,不管工作如何地忙,都不应不吃饭。不过,对于中午一个小时的休息时间,却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则,是把中午的休息时间延后一个小时罢了。即把午后1点到2 点,划定为休息时间。大家都明白,中午12 点以后,每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭,有时还得等待呢!根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题,只要把中午的休息时间延后一个小时,就可以获得圆满地解决。到了下午1 点以后,饮食店再也看不到人满为患的现象,不会在慌张的气氛下用餐,也不必找有空位的饮食店,或者等着占位置。正因为如此,进食后将有一段时间可自行支配。这种“时差”的活用,对于规定中午12 点为休息时间的公司来说,或许很难照办。不过,根据各人的情况,可以稍为提早时间休息,或者利用午休时间会客,以达到活用时间的目的。对某些人来说,一向都利用午饭时间会客,或者跟朋友见面。时常跟不同职业的人接触,或者跟老朋友保持联系,不仅可以获得新的信息,又可以从别的角度看看自己,以及自己所从事行业的优势,而且可以使气氛轻松,实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面,彼此也许会感到难以配合,结果呢?只好一拖再拖。如果选中午时间会客,彼此比较容易配合,而且又不必如夜间的交际一般,多喝几杯。因此,可以在不破坏自己生活步调的情况下,跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时,你都会预订一桌的饭菜。这样,客人一到就可以立刻入席,不会浪费时间。宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。

    ○午休是交换信息的黄金时段

    如果你利用午休时间,积极与不同行业的朋友会面,和他们边吃饭,边聊天,其乐融融。这样借机与不同行业的人会面,可以获得各种信息与知识,非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天,有时会自其中获得意想不到的灵感。这是一种宝贵的人际关系,也是十分重要的信息网。想郑重其事地与朋友见个面,往往彼此时间很难配合。不过,如果选择午餐时间,彼此都比较容易挤出时间来。

    ○中午与人会餐时,必须先向餐厅订位

    午餐时间是与不同行业的朋友边吃饭边交换信息的绝好机会。不过,由于一般公司的午休时间顶多只有一小时,如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间,不用说吃饭就连说话也没有多少时间。因此,如果你与朋友准备午餐约会,最好先订位,而且双方都稍早离开办公室,就可充分利用午餐时间,从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。

    二、午餐到下班时段的活用

    □开会省时法

    ○开会的方法

    为了防止开会迟到,不妨活用“零数效果”。管理者由于职业上的关系,不仅要主持自己办公室的会议,有时也得参加外面各种团体的会议。外面的会议一向很长,一小时能够结束的会议已算很短,有些会议甚至长达二三个小时。如果耗费了这么长的时间,内容能达到充实的境地,那就没有话说。糟糕的是,跟主题无关的废话连篇,以致延长了时间。除此之外,会议开始时间不确定,也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念,分明说好下午2 点钟开会,这些老兄往往会延迟1O 分或者15 分钟才到达。使得其他准时赴会的多数管理者,白白浪费了1O~15分钟。如果以1O 个出席者计算,总共浪费2 小时左右,这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间,管理者每逢主持会议时,总要实行几种防止迟到的对策:其一是把开会的时间设定于“2 点15 分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“X 点钟左右”,以致把1 点5O 分,2 点10分都看成“2 点左右”。于是,就加上了“15 分”的零数,这样,开会时刻并非“几点左右”,而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定,老是迟到的老兄,开始变得很积极,顶多只延误二三分钟,这就是“零数效果”。乍看之下,并没有什么特别,然而,效果却是相当的惊人。另外如果有等待迟到者的“前例”,那么,在全体尚未到齐就召开会议的话,势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢?”可是,一旦大家都有这种意识,浪费时间将有增而无减。因此,事前就应该采取上述方式。既然一开始就说清楚,就算在全体尚未到齐之前召开会议,后来的迟到者也不至于抱怨,按时开会者也不会抱怨。同时,准时来的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则,就不会有人迟到。

    ○搞好准备工作,消除冗长会议

    会议进行的方式,有时也存在很大的问题。一般管理者都有一种固定观念,认为所谓的会议,是坐着喝茶而进行的那种“玩意”,而且又一致认为,越是重要的问题,越需要耗费时间讨论。但

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