尽管去做--无压工作的艺术-第27节

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　　　　3、安排下一步的工作。
　　　　也许你正忙于解决行动清单上的事情，或者在对付不断冒出来的新问题，或者处理着不断输入的新信息，以决定接下来的安排，要么立刻动手，要么晚些时候再说。
　　　　这原本是一个基本常识，然而却有许多人围绕着第二项活动纠缠不休，似乎对付临时任务更容易一些，而对其他两项置之不理。这种做法对他们大为不利。
　　　　比如，星期一上午10点16分你正在办公室里。你刚刚接听了一个不期而至的电话，是一个颇有潜力的用户打来的，足足谈了半个小时，你还草草地做了长达3页的记录。11点时，也就是半个小时后，你还有一个预定的员工会议需要参加。头一天晚上，你陪岳父母一同外出了，直到现在还感觉有些头晕脑涨、精神不振。（你告诉你的岳父说，你今天要给他带回什么东西来着？）你的助手刚刚把6个电话留言在了你的面前。两天后，你还要参加一个战略决策会议，而你还没有的思路和想法呢。今天早上，在你开车上班的路上，汽油表的警告灯亮了。早些时候，当你在大厅遇到你的老板的时候，她向你暗示，在今天正午3点的会议之前她你谈谈，你对她昨天通过电子邮件发给你的备忘录有什么感想。
　　　　在星期一上午10点26分时，你的系统是不是已经建立起来了，能够最大限度地支持你应付这个局面呢？如果你仍然把某些情况存在头脑之中，如果你仍然在苦苦挣扎，试图拼命抓住你清单中“最关键性”的问题，那么我认为答案便是否定的。
　　　　我已经注意到了，对于某些尚未明了的问题，人们在其组织、管理、回顾检查以及评估时往往感到不能得心应手，反而更容易对付那些突发的、迫在眉睫的事情。人们不知不就卷入了“忙碌”和“紧急”之中无法自拔，特别是当你的办公桌、电子邮箱以及大脑中到处充斥着没有解决的问题时。
　　　　通常，你更容易被卷入到随时冒出来的紧急情况之中，而不是按部就班地去处理你的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。
　　　　事实上，在我的生活和工作中，大多数事情都是在一瞬间冒出来的，通常它们都自然而然地成为了最为紧迫的事情。这对于某些专业人士来说，没有一点的夸张。因为他们的工作性质要求他们能够当机立断地处理那些突然冒出来的新工作和新问题。比如，当你的老板希望几分钟的时间，你就必须予以关注。一位高级管理人员要求你处理某个紧急情况，这一下打乱了你一天的工作安排，成了头等大事。在执行一位大客户的订单时，你发现了一个严重的问题，你不得不立即把情况搞清楚。
　　　　这些紧急的决断都是可以理解的。然而，当你没有对清单上的其他工作进行检查，重新审议时，你的焦虑情绪就会不断增加了。清单上定义出的工作接二连三地被牺牲掉，而只有当你清楚地认识哪些工作还没有完成时，才可能忍受这种牺牲。这就要求对工作篮进行定期处理明确你的工作，并且始终坚持检查预定工作的完整清单。
　　　　如果在出现某些突发事件时立即动手解决，而不是按部就班地按照清单逐项地办理，如果你的选择是根据你的头脑作出的清醒决定，那么你就已经尽你所能地发挥出了最佳水平。然而，大多数人在如何阐明、管理以及重议能力方面还有特进一步提高。如果让自己陷入各种突发事件当中，同时又对没能那些事情仍然耿耿于怀，你一定会精神沮丧、焦虑不安。人们经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”。但如果你清楚地认识到目前的行动和尚未能实施的任务，那么意外事件也就成为了你发挥创造力，展示个人才能的一个好机会。
　　　　如果工作篮和行动清单长时间地遭受冷落，那么，潜伏于这些事情地的某些问题，往往将在日后以紧急情况的面目浮出水面，从而进一步地增加了突发事件，简直就是火上浇油。
　　　　许多人借口处理这些几乎是不间断地出现的、而且必须立即采取对策的事件，逃避他们自己应该安排、管理全部工作清单的责任。当你对个人管理系统失去控制力的时候，往往经不住诱惑，去应付手头上那些并非十分重要的事情，并以此为借口逃避堆积如山的工作。
　　　　这也就是为什么我们需要“知识工作”规则的原因所在。当今世界要求人们规定工作的界限，管理和控制数量庞大的悬而未决的事务，但大多数人并没有在这种环境中成熟成长起来。一旦你培养起这种技能和习惯，对输入的信息进行加工处理，并输送到一个界定严格的系统中去，你就能够更加信赖判断，哪些事情应该去做，哪些应该立刻停办理，而转做其他的工作。
　　　　随时平衡的做法
　　　　当你已经处于“黑带水平”时，你可以像闪电一样从一只脚转换到另一只脚，并再次回到原位，比如，当你处理工作篮时，助手走进来，告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别着急！你的那份工作还在那里，连同其他所有需要处理的事件堆放在一起，当你回来时还可以随手捡起来。在你打电话的等候空隙中，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完电话后可以着手办理的下一步工作。当你等候会议开始时，可以下你随身携带的“阅读/回顾”文件袋。当你与老板的谈话打乱你原有的安排，让你去参加下一个会议前的时间缩短到12分钟时，你仍然可以不费力地把一段时间的功效发挥得淋漓尽致。
　　　　对突发事件置若罔闻（即使有可能做到这一点），这好比在一个缺乏机遇、丧失主动性和多样性的空间里生活，而它们才是构成“生活”的真正元素。
　　　　——（StephenCovey）
　　　　当然你一次只能完成这些工作中的一项内容。如果你停下手头的工作，与办公室中的某一个人攀谈起来，你就无法解决清单上的工作或者处理刚刚出现的情况。这时富于挑战性的问题便是：对自己作出的决定充满信心。
　　　　那么你应该怎样决定呢？这再一次牵扯到你的直觉。与其他工作相比，这件出乎预料的事情有多么重要呢？你能够在多长时间内容忍工作篮不闻不问，对应该检查的工作置若罔闻，却仍然相信自己所做的一切决策都是正确而明智的呢？人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地“消灭”掉刚刚冒出来的新问题，并且将组织管理工作落实到位，充分地利用随时出现的“不可思议的时间空隙”时，你就能够敏捷地周旋于一个又一个任务之中。比如，你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是你必须要学会在多种不同的工作之间跳跃，保持一种健康的平衡。你还可以根据你对工作性质和认识程度加以校正和调整。
　　　　应付意外事件的是你的竞争优势。但是如果你无法加紧弥补耽误的工作，使局势处于你的控制之下，而仅仅被手头上的工作纠缠不清，这将严重地损害你的工作成效。为了弄清楚是否应该停止手上的工作而去处理其他的事情，你需要对这项工作的要求以及如何将它融入其他场合中心中有数。而可以达到这一水准的惟一就是：立足于多个层面，对生活和工作进行正确的评估。
　　　　当特殊的情况出现时，去解决它们。这并不是因为在这条道路上的抵触情绪最少，而是因为相对于其他的事情而言，这是你最需要处理的问题。
　　　　回顾检查的6个层次
　　　　我们已经在第2章里讨论过，工作中的6个层次可以参照高度进行考虑：
　　　　1、5万英尺以上：生活
　　　　2、4万英尺：3~5年的计划
　　　　3、3万英尺：1~2年的目标
　　　　4、2万英尺：责任范围
　　　　5、1万英尺：当前的工作
　　　　6、跑道：目前的行动
　　　　其中每一个层次都应该不断地提高，并与上一级一脉相承。换句话说，所有的事宜应该在这个等级中自上而下地排列。如果你打算打某个电话，而这与你的生活目标或者价值观发生冲突，这时你应该毫不迟疑地维护自己所立场，取消这个行动。如果你的工作安排与你所设立的目标背道而驰，如果你真心希望快速有效地达到目标，就应该重新定义重点和意图。
　　　　让我们一起来看一下有关由下至上管理方法的第一个实例。你需要打的这个电话（行动）事关你目前加紧促成的一批生意（工作）。这个电话关系到提高你的销售数量（责任）。这批生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机。因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的前景）。这将促使你在经济和事业不断地接近你奋斗追求的目标（生活）
　　　　你的工作是发现你的工作，然后全身心地投入基中
　　　　——佛（这个有点恶）
　　　　换一个角度来看，你已经下定决心打算成为自己的老板，发挥你在某一领域中得天独厚的资源和才能。因此，你自己开创了一番事业（前景），并制定了短期内的几个具体的目标（工作目标）。这赋予你一些重要的角色去担当。同时，还需要即刻取得某些成效（工作）。只要时机成熟，以上这些工作的每一项都要求你采取一些具体的措施（下一步行动）。
　　　　达到成功境界最健康的方法，莫过于全面平衡地管理好各个层面的事务。无论处于哪一层次，关键在于立即找出所有不完善的地方以及承诺的责任。如果你不能做到全面地接受现实情况，缺乏对其进行客观的评价，那么，抛开缰绳、奔向彼岸就永远不会是一件轻松的事情。你的自动应答机中都存储了哪些内容？你为孩子制订了哪些计划？你在办公室中的岗位职责包括哪些内容？在今后的几个月或者几年内，激励你革新或者引发你创造的动力是什么呢？这些都是埋藏在你心里尚未问题，尽管人们往往需要进行更深层次的挖掘和透彻的反省才可能确立更为远大的目标，捕捉到内心深处微妙的意向。
　　　　洞察生活中的真实状况是一件令人不可思议的事情，对现实情况的正确观察所能带来的神奇作用总是令我为之震惊。检查一下个人经济状况的细节，搞清楚你打算购买的这个公司的历史资料，或者在一起人际关系的纠纷中了解一下到底谁对谁说了哪些话，即使无法立竿见影地解决问题，也会对你大有帮助。
　　　　取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。
　　　　——CharlesSchwab
　　　　把事情搞定，并且对此感觉良好。这意味着心甘情愿地去认知和管理进入你意识的所有事物。要想掌握摆脱压力、提高效率的艺术，这一点是不可缺少的。
　　　　自上而下地开始工作
　　　　为了能够对你的生活进行高效的调整，不妨尝试从上至下开启思维：想一想，为什么你存在于这个星球上？弄明白什么样的生活和工作方式最有助于你圆满地履行这个合同？哪种类型的人际关系有助于推动这个方向的进程？目前需要把哪些事情落实到位？采取哪些措施后，才能够启动对上面每一个问题的回答？
　　　　你永远不会缺乏阐明任何重要问题的机会。多关注那个召唤你需要的方面。
　　　　实际上，在任何时候，你都可以动手自于任何一个层面的。我总在手头上准备一些可能强化我对各个层面关注的事情。我从不缺乏需要展望的前景，有特重新估价的目标，等候确认或者创建的工作。窍门就是学会如何在恰当的时候对必要的工作予以关注，坚持确保你和你的系统处于平衡状态。
　　　　因为所有的事情最终将受到高一级层面中重要问题的推动，因此，首先在较高层面明确事务的优劣主次是最为有效的方法。比如，如果你花费了大量的时间来区分各项工作的次序，随后才发现这个排序未能体现你原有的意图，你很可能“已经”浪费掉了宝贵的时间和精力。而这些时间和精力原本是可以用来定义另一个渴望完成的工作。问题在于：在实施阶段，如果你感觉不到自己对控制力的话，在内心深处缺乏对自身管理能力的信任感，在这种情况下，由上而下的自我管理往往导致沮丧和郁闷。
　　　　当底层已经陷入失控时，仍然试图按照由上而下的顺序，将有可能成为效率最为低下的方法。
　　　　从一个实用的角度来分析，我建议从下至上地加以推行。我曾经从方向指导和价值待续两个角度对客户进行培训。说实话，让一个人首先紧紧控制住他或者她当前生活中的一切细节，然后再以此为基础，提升工作重点，这种做法效果更显著。
　　　　从下至上开展工作的主要理由是，它首先帮助你充分作好精神准备，允许你把创造