尽管去做--无压工作的艺术-第25节

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　　　　“个人主张（如有关价值观的个人陈述）”
　　　　“工作责任范畴”
　　　　“旅行核查清单”
　　　　“每周回顾”
　　　　“培训计划的组成要素”（当推出某项计划时，一切需要处理的情况，从前期到后期）
　　　　“客户”
　　　　“会议核查清单”（当准备召开一个会议时，需要筹备的所有的事情）
　　　　“焦点区域”（生活中的重要角色和责任）
　　　　“我生活/工作中的关键性人物”（定期评估人际关系，以推动事态的发展，捕捉新的机遇）
　　　　“管理图表”（需要管理和维持的输出领域和关键性人物）
　　　　“个人发展”（应该定期评估的情况以确保个人平衡与发展）
　　　　慢慢地习惯于接受各种清单，即要明确，又要持久，并乐于根据要求创建和消除某些内容。合理而恰当地运用核查清单，它们可以成为提高工作效率的非常有用的资产。
　　　　如果你已经收集到生活和工作中所有的未尽事宜的话，并且已经逐项的进行了处理，明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动，，最后还把结果纳入了一个完整的系统（这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的最新概述，无论事情大小），那么你就已经为从轻松提高工作效率这门艺术进入到了下一步——回顾检查阶段作好了充分的准备。
　　　　第8章
　　　　检查阶段：回过头看看
　　　　整个工作流程管理方法的宗旨并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法增进你的工作品质，提高行动的效率。然而为了获取这份自由，你的大脑必须时刻忙碌着。你必须获得这份承诺：目前实施的行动是你必须这样做的，而你未进行的那些工作，对你来说也无关紧要。遵循一定的规律回顾检查你的管理系统，并使其内容不断地更新，功效正常发挥，这是赢得控制权和支配的权的先决条件。
　　　　例如，你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，也就会像以前一样低效率的运转。
　　　　所有这一切意味着，你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮助你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。此外，它还应该从不同的角度针对你的生活与工作进行持续不断并且恰当的评价。
　　　　在这一阶段，你需要处理两种主要情况：
　　　　1、你需要关注哪部分的内容？什么时候？
　　　　2、为了确保整个系统持续运转，解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织管理活动，你需要采取什么行动？多久一次？
　　　　一次真正意义上的回顾检查活动，将使你的思维变得主动、新鲜。这类思维可以是精力集中的产物，也可能源于心血来潮。持之以恒地浏览回顾所有行动和工作的清单，也将刺激这种思维的产生。
　　　　要看什么？什么时候？
　　　　自己的个人管理系统和清单必须包括你希望查阅的行动方案，需要时便可信手拈来。事实上，这只是一些基本常识，但是很少人能够把它做的完美。
　　　　当你的手头上有一部电话和一些可以自由支配的时间，这时你应该至少扫一眼那张你需要处理的电话清单。你可以抓住一件最重要的去处理，也可以做到一个事情都不去碰，总之游刃有余。当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时，花一分钟浏览一下日程上所记录的与他未了的事宜，你会看到自己正在发挥这段时间的最佳功效。当你打算去干洗店取回衣物时，首先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的差事。
　　　　人们经常问我：“你花多少时间来回顾检查你的系统？”我的回答是：“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”在现实生活中，常常是几秒几秒的时间堆积起来的。然而大多数人并没有意识到，从某种意义上来余，我的行动清单就是我的办公室。这如同你的工作台上放着即时贴和电话留言本一样，我的“下一步行动”清单的情况也是这样。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤，这时你很可能只需要在这里或者那里花上几分钟回顾一下你的系统，搜索每天的提示信息。
　　　　只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。
　　　　首先看一看你的日程表
　　　　恐怕，你翻阅最频繁的要数你的工作日历了。你需要确认最为重要而艰巨的工作，并估测一下哪些工作必须搞定。当然，你首先需要了解时间和空间这两大因素。比如，你知道自己从上午8点一直到晚上6点，不得不开上一整天的会，中间只有半小时时间吃午饭。了解了这一情况，你就可以对其他的事情作出必要的安排。
　　　　然后看一看你的行动清单
　　　　当你检查了所有将受到时间限制的活动，并对它们进行了适当的安排之后，接下来你浏览最多的恐怕要数那些在当前条件下可以实施的行动清单了。例如，如果目前你在办公室中，你就可以看一下你的电话清单、需要计算机处理的工作，以及其他办公室内的事务。但是这并不意味着你将完成清单上所有的内容。你仅仅需要把清单上的工作与其他工作进行比较，确保你的最终选择一定是最佳方案。你应该充满自信：自己并没有遗漏任何重要的事情。
　　　　坦白地说，如果你的工作日历清楚明白，那它们将是你管理系统中每隔几天就需要参照的惟一内容。事实上，我已经有许多天没有翻阅任何清单目录了，这是因为在前期阶段，我的日程表早就一清二楚了，我根本不需要再去看清单了。
　　　　在适当条件下，进行适当的回顾
　　　　也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归来，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同经营的家庭事务，这时你当然想看一眼你为对方记录下来的各种日程安排。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题，这显然将大大提高你的工作效率。
　　　　更新你的系统
　　　　为了真正确保整个管理系统值得依赖，关键的技巧就是从一个更高的角度入手，定期地恢复你的心智、更新你的系统。然而，如果你的工作清单早已经被远远的甩到了现实的后面，要达到这一目标就非常困难了。你不能自期期人。如果系统过时了，你的大脑就再一次陷入了低层次的记忆劳动。
　　　　恐怕这是一个最大的挑战。一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意。这时你是不是又能够为了维持这样的状态而采取相应的措施呢？许多年以来，我与许多人共同地研究和实施了这种工作方法，结论是，维持这一过程最神奇而关键的要素就是每周回顾检查。
　　　　每周回顾检查的力量
　　　　大多数人无论最初有多么好的基础，恐怕也不能跟上紧张而快速的生活节奏。我们许多人似乎天性就是这样，总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时，我们把一天的时间安排的满满的，一个会议接一个会议；业余时间里，我们还会有不断的冒出种种想法。我们身不由已的卷入种种纠纷当中，而这些任务同时又具有一种潜在的力量，可以促进我们的创造性思维发生发展。
　　　　正是这种旋风式的生活模式，造就了每周回顾检查的卓越功效，这种功效在捕捉信息、再次评估及重新安排时间的过程中逐渐加强，使你保持平衡。因此，当你试图完成每一天的工作计划时，根本不可能同时完成这个极为必要的再分组活动。（这段到底在说啥）
　　　　回顾检查活动还将在你每周处理新信息时，在直觉上磨练你对重要工作的判断力。你必须学会说不，更快地面对更多的事物，保持举重若轻，轻松自如。划定某一专门的时间段进行全盘思考，这将对简化你的工作大有帮助。
　　　　每一天，你都将吸纳许多机会，这大大超过你的系统的承受力
　　　　什么是每周回顾检查
　　　　非常简单，每周回顾检查就是为了再次清空大脑而必须采取的行动。它贯穿于工作管理流程中的所有阶段：收集、加工、组织、回顾，直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以投入工作。”
　　　　从事情的本质来说，下面的这个练习有助于你达到这一目标：
　　　　散页纸
　　　　搜罗出各样的零碎绝版、名片、收据，以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙中的纸片，把它们统统收入到你的工作篮中，以备处理。
　　　　你的笔记
　　　　检查所有的日志、会议记录和记事本上的内容。适当地开列出有关行动目录、工作、等待事宜、日程表上安排的活动和“将来某时/也许”等清单。然后，把所有的参考资料进行归档整理，制定一个“阅读/更新”的栏目。注意，对自己一定要严格。开始着手处理你所遇到的一切有关交流、工作、新创意、新信息的记录和想法，同时清理掉没用的垃圾。
　　　　前一天日程表上的数据
　　　　仔细检查日程表上已经过时的那些日期，搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。注意，务必做到把你上周的日程表无一漏网地归档保存。
　　　　即将使用的日程表
　　　　游览一下你将来的事情安排情况（长期的和短期的）。掌握那些针对即将发生的事情所作出的安排和准备。
　　　　清空大脑
　　　　以笔录的方式记下一切新工作、行动目录、“等待事宜”、“将来某时/也许”，以及那些你目前还未捕捉到的事务。
　　　　回顾“工作”（和更重要的结果）清单
　　　　逐一地评估所有的工作任务、目标和当前情况，以确保在你目前的管理系统中，每一种情况至少存在一个启动器型的行动。
　　　　回顾“下一步行动”清单
　　　　在已经完成的行动上标记号，检查下面一些行动的提示信息。
　　　　回顾“等待事宜”清单
　　　　记录所有需要跟踪处理的情况，核对已经收回的项目。
　　　　回顾所有相关的项目
　　　　还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢？
　　　　回顾“将来某时/也许”清单
　　　　核查些有可能转入当前运作系统的事情，并把它们移到“工作”目录下，删除所有你不再感兴趣的事情。
　　　　回顾“悬而未决”和辅助资料
　　　　浏览所有处于运行状态中的辅助性资料，有助于激发新的行动方案、促进任务的完成、产生新的等待事项。
　　　　要富于创新意识和开拓精神
　　　　是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头可以添加到你的管理系统之中呢？
　　　　这个回顾检查的程序虽然只是一种基本常识，但是很少有人能够做完善。它意味着我们应该尽可能地定期地恢复头脑的清醒，以保持一种轻松的控制状态。
　　　　“观点”是人们对付当前信息过载问题的一种极为有效的解决办法，这是一个凭直觉处理的过程：摒弃无足轻重的资料，精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点，观点都将成为最罕见的资料。
　　　　——保罗萨福
　　　　在恰当的时间和地点进行回顾
　　　　每周的回顾检查十分重要，因此，你应该培养起良好的习惯，创造一个适当的环境，运用正确的工具加以支持。一旦建立起一个稳定的舒适的区域，你将不再为强迫自己做什么回顾检查而感到烦恼和忧虑，因为它已经成为你个人做事的标准了。
　　　　到那时，你所需要做的就是，每周想办法抽出几个小时，让自己离开事务的干扰，并不是退出这个区域，而是至少升华到“1万英尺”高度。
　　　　如果你还可以享受到独立工作空间的奢侈，逃离一天中人与人之间的应酬的困扰；如果你的工作时间也是周一至周五的固定时间段，那我建议你每周五下午制出个小时的时间，专门用于回顾检查。之所以选这个时间，主要是因为下面三个原因：
　　　　1、对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的剖析和回顾
　　　　2、你总值发现有这样一些事情，它们要求你在工作时间必须立刻找到某些人。这样一来，你还来得及在他们周未外出渡假前与他们取得联系
　　　　3、清理一下精神上的储藏室是一件大好事，之后你就可以安心地享受周末的休闲时光。
　　　　然而，你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。比如