尽管去做--无压工作的艺术-第24节
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此外，一个管理良好的“将来某时/也许”清单系统与一个包罗万象的“储物箱”之产，仍然存在着巨大的差异。通常情况下，这个储物箱中的大部分资料需要清理掉，其中的一些应该归入“阅读/回顾”中，另一些可以作为参考资料加以保留，还有一些属于日程表或者备忘录文件夹，以便一个月后或者是下一季度再来查阅。此外，还有一些情况确实需要你安排下一步的行动措施。也有很多时候，当我仔细地清理了某个人的“保存及回顾”抽屉或文件夹后，却发现抽屉中已经是空了。
使日程表成为日后的选择
你的日程表可以成为暂时放置提示信息的一个极为便捷的地方，你也许希望日后再考虑这个事情的对策。我培训过的大多数人并没有能够完完全全地接受他们的日程表，不然他们大概早已经在那里输入更多的信息了。
日程表的三个用途之一就是记录具体某一天的信息。它所包括的事物范围广泛、种类繁多，然而最具有的使用方法是，在那里记录下你希望从大脑中清除出去、日后再重新评估的事情。你会有数不胜数的事情要考虑、下面是其中的几项：
1、激活计划的启动器
2、你可能希望参与的活动
3、促进作出决定的催化剂
激活计划的启动器
如果你手头有一项工作目前的确不需要作任何考虑，但是它又值得你在将来某个时间做出标记。这时，你可以选择一个合适的日期，并把有关此计划的提示信息记入那一天的日程表中。对于那些你希望在某一天得到提醒的事情，应该放入具体某一天（相对于具体某一时间）的日程表中；那么当那一天到来时，你可以阅读这个提示信息，并把它作为当前的一项内容插入你的“工作”清单中。典型的例子可以是：
1、特殊活动，预留一定的是前期准备时间（产品发布，集资活动等）
2、你需要进行筹备的常规活动，如预算回顾、年会、计划活动或者会议（比如，你什么时候应该把下一年的“年度销售会议”添加到你的“工作”清单中去呢？）
3、在一些有关重要人物的重要日子里，你可能打算有所举动（生日、纪念日以及有关节日的礼品赠送等）
你可能希望参与的活动
也许你经常收到有关研究会、会议、演讲和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再作决定。因此，你先确定出一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上设置一个启动装置，如：
1、“明天商会举办的早餐会”
2、“老虎”伍兹的季票今天大减价
3、“今晚8点，公共广播事务局有关澳大利亚的特别报道”
4、“下周六教学举办的烧烤野餐会”
如果你突然想到了任何希望输入系统的事情，那么，现在就行动起来吧。
促进作出决定的催化剂
你可能偶尔需要作出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就决定下来。这没有关系，只要你已经能够断定，你所需要的附加信息来自于你自身，而不是外部（比如，你希望搁置这个问题）。（为了制定决策而需要的外部资料应该列入“下一步行动”或者“等待”的清单之中。）然而，为了获得一张你可以暂不作决定的通行证，你最好撒出一张自己完全信赖的安全网，它可确保在将来促使你对该问题给予恰当的关注。一个日程表的提示信息可以承担这个重任。
如果你决定不进行任何决策的话，这没有关系，只要你拥有一个无需决策判断的系统。
在这个范畴中，一些典型的决定包括
1、雇佣/解雇
2、合并/获取/销售/处置
3、改换工作/职业
我知道，这个话题极为重要，值得多花一些篇幅。但是，你可以继续自省：“我是不是应该为一些重大的决定设置未来的启动装置呢？这样一来，把它们暂放在一旁，就不会令我们感到不自在了？”如果有，那就在日程表中记录下提示信息，以备后查。
“备忘录”文件夹
有一种堪称一流的方法，可以管理那些目前无需行动，但日后可能有此要求的事物，这就是“备忘录”文件夹。它是日程表的一种三维立体版本，允许保留你希望注意记住的东西，不是现在，而是将来。它可以成为一个极端高效的工具，让你建立起自己的邮递系统，“发送”信息给你自己，并在未来某个指定的时间接收到该信息。
近年来，我自己一直在使用备忘录文件夹，如果没有它，那真是难以想像。从本质上讲，备忘录就是非常简单的文件夹系统，允许你安排好书面资料和其它具体形式的提示物，以便它们在日后你希望参阅这些资料的某一天，能够“自动”地出现在你的工作篮中。
如果你有一个秘书或者助手，你至少可以把一部分工作委托给他去做，假设他也同样建造了一个类似的管理系统。典型的例子有：
“在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”
“既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我让我考虑一下。”
“在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”
接下来，在这一周的每一天中，那一天的专用文件夹都会被取出来查阅。只要合适，你可以差遣其他人尽可能多地处理一些事务。我建议，如果你可以使其纳入你的生活轨迹，你一定要坚持保留一个自己专用的备忘文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能，至少你可能希望在助手的责任范围之外，亲自出马来处理一些情况。我利用我自己的备忘录文件夹来管理我旅行时的车票以及确认的信息：一些局面形式的旅行指南、议事日程和地图；从邮件中收取的提示信息；各类导购信息，诸如此类。
概要：你每天仅需花费1秒钟的时间，就可以让备忘录文件夹运转起来。而你从中获取的成就将远远大于个人的投入。
建立一个备忘录文件夹
你需要准备43个文件夹：31天每天一个，注明从“1”到“31”的序列号，另外的12个上面写上一年中12月的名称。把每天使用的文件夹放置在前面，最前端放的那个应该标明第二天的日期（如果今天是10月5号，那第一个文件的编码应该是“6”）。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日子。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份级别文件夹。再往后，是编号“1”至“5”的每日工作文件夹。接着是剩余的月级文件夹（12月至1月）。每天，把第二天的文件中的内容放入工作篮中后，再把这个已经的文件夹排列到后面，重新归档（在那时，它赌注是11月6日，而不是10月6日）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时，（在10月31日你清空每日文件夹后，坚接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的每日文件夹按照“1”至“31”的顺序紧随其后）把它清空，再次排在那些月级文件夹的尾部，它将代表着新一年的11月份。这是一个“永恒不变”的文件夹，也就是说，在任何给定的时间，它都保存着今后31天和12个月的文件夹。（用PDA的话，一个calandar软件就搞定，不用弄的这么复杂，但对某些情况不适用）对于你的备忘录系统而言，采用文件夹的最大好处是，它们允许你存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言）。
为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开这个城市（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须在离开之前确保你将核查在你离开那段时间内的文件夹。
核查清单：富于创造性的提示信息
在个人管理系统中，最后一个值得注意的话题是，关注和补充你的核查清单，这里包含了构成各项工作、事件、价值、兴趣和责任的潜在成份。
通常情况下，在团队或者公司内部进行一次圆满的咨询，将会产生最具创造性的备查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。
当我与客户一起清理他们的工作篮，检查他们记在心上挥之不去的其他事情时，经常会遇到这类琐碎的“自我备忘录”：
“定期进行体育锻炼”
“确保每一次培训时，我们都有足够的评估表格。”
“多抽出些时间来陪陪孩子。”
“为部门准备更多的计划”
面对你内心这些含糊不清的承诺和兴趣，你应该怎么办呢？
首先，理清那些内心深处的计划和行动
对于大多数这类“资料”而言，某一计划和行动仍然需要我们的明确定义。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划（工作）”；和“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况。（实际行动）”。在这种情况下，内在的计划和行动仍然需要进一步的细分以纳入个人管理体系。
然而，还存在一些情况，它们并不完全符合这一范畴。
规划工作和责任范畴内的关键性区域
像“保持良好的身体状况”这类计划也许仍然需要编制成某种清单概要，以便于定期回顾和检查。任何时候，在你的大脑中，都有多个层面的结果和标准在起作用。如果能够掌握这些情况，总不失为一个好主意吧。
我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。对你所承担的重要工作和责任来说。每一级别分别拥有的完整而详细的目录便成为了一个了不起的备忘清单。它可包括
“事业上的目标”
“服务”
“家庭”
“人会关系”
“社区团体”
“健康和精力”
“财政资源”
“创造性的表达手段”
然而，沿着这个级别逐步下行，你也许希望，在工作范畴之内，针对你的责任范围、员工、价值标准等一切关键领域都存在一些提示信息。这类清单可能以下几点：
“团队士气”
“工作流程”
“时间进程”
“人员问题”
“工作量”
“交流沟通”
反过来，所有这些条目全都可以纳入到你个人管理系统的清单中去。根据需要给你提个醒，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。
情况越是异常，控制力越应该加强
我们核对清单和进行外部控制的，与我们对责任范畴的熟悉程序相关。如果你坚持做某一事情已经相当长的时间。而且没有外部压力迫使你进行某种改变，这时，恐怕你只需要施加最小程度的管理措施，就能够保证以平稳的速度向前进。你知道什么时候事情一定会发生，以及如何促使它们的发生，你目前的系统状况良好。尽管事情往往并非如此。
许多时候，你需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点，直到你对情况熟悉起来。比如，如果你公司的CEO突然失踪，你不得不立即填补他的空缺，你就需要立刻过目一些资料，以掌握这项工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中的一些新的责任对你来说相当的陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的动作模式，哪怕只是在最初的几个月也好。
曾经有很多次，我需要暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的一些起任务，直到一切理顺。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些前所末有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。几个月来，我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这个核查清单了。
核查清单功效显著，它使你明白哪些情况不用担心。
各级核查清单
大胆地创建各种形式的核查清单。可能性是无穷的。从“生活的核心价值”到“旅游的有关事宜”。列出清单，特别是当它们出现在你的眼前时，这种方法是你生活中可以实施的最强有力的、同时也是最简单明了的途径。
为了让你的思维迸出火花，下面是我所见到过的并已经采用多年一个核查清单：
“个人主张（如有关价值观的个人陈述）”
“工作责任范畴”
“旅行核查清单”
“每周回顾”
“培训
