尽管去做--无压工作的艺术-第15节
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，以便随取随用。如果你正打算将某材料归档，却发现打签机不翼而飞了，你往往会把资料又堆到一边。可见，打签机和订书机一样是最基本的工具。
选择质量好的文件柜
文件柜的质量不容忽视。每当你试图拉开一个沉重的抽屉时，却听到“吱吱”的刺耳声，没有什么比这种感觉更糟的了！当你费尽力气地拨动你那仅花了29。95美元买来的特价柜子的滚轴时，往往出现上面的一幕。你的确需要这样一个柜子，即使当抽屉内3/4空间已经被占用时，可以轻松地打开和关闭它。（这个价格在中国已经可以买个过的去的柜子了）
尽可能地消灭悬挂文件夹
有很多人使用悬挂式文件夹。冒着得罪他们的危险，我还是建议你彻底放弃这些设备，选择那些可以独立放置的简朴的文件夹放在抽屉中，后面由可以自由移动的金属板支撑着。悬挂文件夹大大地降低了工作效率，这是因为创立一新的文件夹比较麻烦，另外，对文件归纳系统的限制颇多。（有谁用过，我没见过）
我刚刚收到一位资深经理发来的电子邮件。多年来他一直在使用悬挂式装置。由于当初花费不小他一直没值得更换。但是，最终他还是接受了我的建议。下面就是这个邮件的内容：
你的系统简直太神奇了！我已经彻底地更换了家里和办公室里的所有文件夹，总共用了4天时间。我换掉了所有的潘德弗莱克斯文件夹，选用了淡黄褐色的文件夹，上面只标注了从A到Z的字母，一目了然，妙极了！这一切如此简单。而且我的写字台也变得干净整洁、井井有条，再也看不到那些堆积如山等待处理的资料了。
但是，如果你做不到的话，我建议你：
1、标注所有的文件夹，而不是悬挂托架。这样做你可以带着文件夹去开会、旅行，而不必扛着悬挂托架。
2、每一个悬挂托架只存放一个文件夹。这种方法可以使抽屉看上去比较整洁，从避免了由于多个文件夹堆在一处造成的悬挂托架不均衡的怪异感。此外，在重新整理托架时也会比较简单。
3、在第一个文件夹抽屉的前部储备大量的备用悬挂支架。这样就可以迅速的完成创建和存储新的文件的工作
在现实工作中的“火警区域”，如果归纳某项内容所需要的时间超过了60分钟，那你就不是在归纳文件，而是在堆放垃圾了。
至少一年整理一次所有的文件夹
定期地整理你的文件，可以防止它们变得像黑洞一般无法掌握，此外也为你提供了一个假想的空间：“也许我还会用到这个。”你知道，不管怎么样，每隔几个月你就会评估一下所有的资料，判断哪些值得继续保存，哪些不是。正如我所讲到的，每当我打电话中途等待的时候，或者是电话会议磨磨蹭蹭拖延的时候，总会动手整理我的文件夹。
我建议所有的机构都建立一个个人整理日，在那一天，所有的员工都穿着休闲的衣服和鞋子，把电话切掉，动手清理他们所有的库存物资。每个人都可以花费一整天的时间来进行大扫除。而个人的整理日，即可以安排在节假日、年未，也可以在春节前申报税金的期间，因为到那时，你可以把前一年的财务数据合并存档。所以说，这个个人整理日是一件大好事。
最后一件需要准备的事
你已经专门固定了一个时间段，开辟了一个新的区域，准备了一切基本的工具。一切就绪，就等着开始实施这个管理计划了。而现在你又应该做些什么呢？
如果你已经决定花费一定的时间来建立自己的工作流程体系，要想获得最佳成效，你还需要做一件事情：必须首选解决在那一个时间段内你需要处理的具体事务。
假如你确实需要同某人通过一次电话，或者你的秘书必须要代你处理某件事情，或者你有事情想要同你的配偶商量一下，马上就动手处理吧。要么你自己首选确定具体的处理时间，并且妥善地保存好提示信息。也就是说，为处理手头上工作作好充分的精神准备，这一点至关重要。
当我坐下来开始培训学员时，毫无例外，即使他们安排了一个固定的时间，付给我大笔金钱向我请教，在课程结束前，他们还是会手忙脚乱地不断应付这样或者那样的事情，而且还没把这些情况纳入到他们的归档系统之中―――“噢，是的，我今天必须要给这个用户打一个电话”，他们说，或者“我必须同我的先生确认一下，看看他是否已经拿到了今天晚上的入场券”。这么多精明教练的专业人士竟然日复一日地地某些责任和义务视而不见，这表明我们的企业文化显然存在着一些漏洞。那么你是否已经解决了这些问题呢？好极了，现在我们应该开始把你可能遭遇到的、所有问题的代表性事件归纳到一起来看看了。
第五章
收集阶段：填充工作篮
在第2章里我已经介绍了收集资料的一些基本程序。在这一章中，我们将详细讨论如何将你所有的未尽事宜、零乱的资料归拢到一起过程――放进“工作篮”。这即是通往“心静如水”境界的关键的第一步。只需要比当前的习惯做法多搜集一些信息，你就会体验到一种积极良好的感觉。如果能够坚持百分百地落实这个收集信息的环节，你的生活将会发生富有戏剧性的变化，为你全面有交地控制自己的工作和生活提供一个全新的参照点。
尽管这一阶段通常要花1－6个小时的时间才能够完成，但当我对某一个委托人针对这一环节进行培训的时候，却整整用去了20个。如果你下定决心对所有的工作和物品进行全面的清查，这需要花费相当长的一段时间，而且往往超出你的预想――这意味着严密地搜寻每一个地方，绝不放过任何一个偏僻隐蔽的角落。如果你拥有汽车、游艇和其它住宅，也不能置之不理。
你尽可以放心，只要你抽出至少几个小时的时间来处理这个问题，就可以首选抓住事物的主干。然后在对付其余的情况时，你甚至只需要创建一些相关的提示信息代表一下就足够用了，例如“清理存放游艇的船坞”和整理走廊中的壁橱“。
现实生活中，任何人都无法保证自己能够时刻百分之百地控制住所有的事物。如果工作应接不暇，你根本不可能把各式各样的想法和承诺统统地从头脑中转移出去。然而，这的的确确是一个完美的行动准则：调动自己的积极性，始终如一地坚持“大扫除”，清理生活和工作中的一切分散注意力的事情。
预备，各就各位！
在你动手处理有，搜集一切信息资料。这样做的原因是非常现实的：
1、这有助于你认识到自己面对的工用量。
2、同时让你清楚“隧道的终点”在哪你
3、当开始加工处理这些环节时，你并不希望自己在心理上还对某些可能藏匿于“某处”的、尚未确定的事情纠缠不休。一旦你已经把所有的吸引注意力的事务归拢到一起，就会自然进入到思想高度集中的状态，并具有良好的控制能力。
一下子捕捉到所有未完成的事务并归纳到位。这个想法恐怕会让人觉得不切实际。这主要是因为，大多数问题过去和现在都不是“如此重要的”，正是它们之所以一直被弃之一旁的原因了。它可能是一张放入钱包里的名牌，你可能希望将来某个时间再同此人取得联系；也可能是一个掉了某个零件的机械小装置，一直闲置于抽屉中的角落里；还可能是一台打印机，你一直提醒自己要重新安排它在办公室中的位置。这些事情一直让你大伤脑筋，但你还没有下定决心：是马上动手还是让它们从你的清单中彻底消失呢。还是把它们从你的清单中彻底清除掉。由于你心里一直对它们念念不忘，生怕自己忘记了，因此这些事一直占据着你的大脑，耗费着本不应该消耗的精力。只有当你清清楚楚地认识到哪些事情自己没有，才有可能不再为它们烦恼不止。是动手的时候了。拿出一叠白纸准备记录，然后，让我们。。。
开始！
具体的收集工作
第一步是搜索你周围的环境，检查一下哪些事物没有到位，把它们放入工作篮。开始收集那些不完善的，以及那些已经确定行动方案，正在等待执行的事务。把它们全都扔到工作篮，以便日后随时调用。
训练自己发现那些没有到位的事情
原地不动
要想干净利落地哪些资料应该纳入工作篮，最佳的方法是：清清楚楚地了解哪些资料不应该惧。对于下面的4类情况我们可以原样保留：
1、供应品
2、参考资料
3、装饰物
4、设备
供应品：
包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具，名牌，邮票，订书机、记事本、电池，橡皮筋，这些物品都符合这些条件。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉，里面有纸巾、糖果之类的物品
参考资料：
是你需要保存，以备随时查询的信息。比如结软件的使用掼，某个熟食店的菜谱，孩子的足球训练时间表，你的通讯录，与你的工作、计划和项目有关的的信息以及像辞典、百科全书等
装饰品：
像照片，艺术品、小饰物和植物等
设备：
电话、电脑、打印机、家俱等
你肯定有不少属于这4类的物品，基本上这包括了你所有的工具和个人衣物。除此之外的其他一切必须纳入工作篮。有许多物品，你最初可能把它们定义为供应品，参考资料，但也许它们还有待完善。
比如，许多在写字台的抽屉、书柜里和公告牌上存放着大量的参考资料。这些资料要么早就过期了，要么整理一下，存放在别的地方。那它们也就应该放到“工作篮”里。同样地，如果对存放供应品的抽屉推动控制，里面塞满无用的，杂乱物品，那么这也是一项等待完成的工作，孩子的照片是否是最近照的呢？墙上的艺术照片、工艺品你是不是还喜欢？总之，如果这4类物品并不是处于理想的、应有的状态的话，那你还是要将它们扔到工作篮中去的。
有关收集的问题
当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：
1、收集的内容过多，一个工作蓝装不完。
2、可能偏离到清理和组织管理的环节中。
3、可能碰到一些已经收集和整理过的情况。
4、可能碰上一些紧急的事情。
如果某一项工作的内容过多而无法装入一只工作篮时，你应该怎么办呢？如果你不能把它们放到一只工作篮，可以用一纸写下来，比如门后放了一张海报，你只用在白纸上写下门后的海报，然后就可以扔到篮子里去了。
此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。比如你交给你助手处理的即时贴便条，你从主意信箱中以便条上的信息，以及与某一位用户通电变得坚韧随手记下的零星笔记等。花很少的时间获取极其有价值的信息，这确实是一个值得我们培养的好习惯。
如果不同项目的资料过多，也无法装入工作篮时，应该怎么办？
一般人都不可能只靠一个工作篮就装完所有的资料，把它们堆到篮子旁边，甚至放在地上也可以。最终加工处理的时候，这些堆积如山的资料将会被清空。但请注意，这些资料要和别的东西严格开。
立刻倒掉
如果某一资料一眼能就断定是没有价值的，立刻扔掉它们。对于我的一些客户来说，这个工作标志着他们第一次动手清理写字台中间位置的抽屉！
如果你对某样东西的价值感到犹豫时，把它放入工作篮。日后进行清理阶段工作时，可以进一步考虑再作决定。你当然不希望自己一味的把精力纠缠在这些琐碎的东西上。干脆先把它们都扔到工作篮里。收集阶段的中心目标是以最快速度把一切装入到工和篮。这样一来你就节约了时间，“划清了界限”。
提防清除和组织管理的干扰
许多人在清理办公室（或者家里）的各个不同区域时，都受到“清除组织管理病毒”的袭击，如果你也遭遇到该病毒的侵袭，只要你能够确定一个时间段对整个管理流程进行检查和回顾，就不用过分地担忧（就像你至少还拥有一个星期的时间呢）。否则，你必须把它们分散开来，当做零碎的事情或行动加以处理，并把提示信息纳入你的系统之中，就像“清理抽屉”或者“清扫办公室的橱柜”。
如果终日埋头于清理整顿，疲惫地奔波于支离破碎的势必工作中，自然无力再去推进整个行动管理计划的实施。这样耗费的时间可能会超过你的预想。你希望追求最具有价值的目标，�
