余世维专集 作者:余世维-第14节

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　　（4）会议与报告管理
　　有效的管理者能善于利用会议与工作报告来布置工作、了解情况，并且从来不开无效会议和看无效报告。开会前，他们能做好会前准备；开会时，他们能控制会议时间、进程、气氛，他们能得出结论：什么问题、怎么解决、由谁负责、什么时候完成；会后会进行跟踪或要求及时回馈问题与情况。有效的管理者会要求所有报告与表报文件都应简洁明了（易看）、清楚准确（可信）、生动形象（易记）。
　　（5）备忘录
　　有效的管理者会随身携带一本轻便的备忘录，随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来，然后依轻重急缓编排到工作日程里面去，从而总是把工作做得井井有条、疏而不漏。
　　（6）记忆系统
　　有效的管理者能把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条，随时可以快速取出；能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存，随时提取参考。
　　（7）助理或秘书的运用
　　有效的管理者能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、收集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。
　　（8）检查清单
　　有效的管理者会针对重复性的规律性的工作设计一份份程序清单，到再次做这件事时，则拿出清单“按部就班”，从而提高工作效率与效果。如：出差时用品清单，招聘时事项清单，现场巡查时检查清单等。
　　因此，我们可以得出这样一个公式：有效的工作方式=时间日程管理＋优先顺序管理＋授权与任务管理＋意外干扰管理＋会议管理＋报告管理＋备忘录管理＋检查清单管理＋记忆系统管理＋助手运用管理＋……一切聪明有效的工作方式。
　　2　如何管好下属
　　管理者必须管人，否则不成为真正的管理者。管人是件困难的事情，如果采用人盯人的方法你只能管一个人。其实，管人也可以很简单，那就是用岗位、任务、目标、预算、责任管人。
　　首先是给每一个人一个合适的岗位，明确相关工作内容或任务；同时，清楚告知所要求的目标效果；还有就是在执行任何一项工作时都要求有预算计划。
　　责任心是职场的杀手锏，是做好工作的第一要素，比任何能力都重要。只要有责任心，80％以上的工作都能得到很好的解决。因为有责任心的人工作会很努力、很认真、很仔细，这样就可以确保工作少出错；因为有责任心的人有组织性，他能够顾全大局、以大局为重，能够服从、协调配合把工作做好，这样就可减少许多工作矛盾，并能发挥团队的作用；因为有责任心的人能够在执行工作前做好周密计划与充分准备，从而把工作做得井井有条；因为有责任心的人为人可靠，能够说到做到，有始有终，承诺过的东西就一定会负责到底，值得信赖，减少你对他的监控与担忧，让你们的协作进入良性循环；因为有责任心的人坚韧，不会一遇到问题就打退堂鼓，而是会想尽一切办法去解决问题（如他们会自发成立技术攻关小组去解决品质技术问题，他们会随时跟踪物料到位状况并依此调整工作安排，他们会重新做工序编排与调整人员安排解决生产瓶颈，他们会自主安排人机延时来追赶进度……总之他们会想方设法去提高效率、保证品质、减少浪费；而实在想不出办法、解决不了问题时，他们会第一时间上报寻求协助；绝对不会一碰到问题就找上司并把问题推给上司，且傻等上司的指示。因为做为一个有责任心的管理者会认为这是一种耻辱，因为自己变成了一个传声筒，变了企业的一条寄生虫）；因为有责任心的人会把圆满完成工作当成自己的义务，并为了完成工作会做一切努力，包括努力学习新知识、总结工作经验。他们一切的行为都是为了一个目标，能更有效的完成工作。
　　人员的管理，除了上述方法让下属利用目标自主管理之外，上司适当的控制也是必须的，在中国，信任意味着失控。我们应把信任与监控放在一起来看待，两者是同时并存的；如果把信任与监控割列开来，两者都走不远，最终都无法把管理工作做好。
　　我们通常可以用以下几种方法去调控下属的行为，让我们的工作得到有效控制与开展。
　　工作日程：通过属员的工作日程安排表我们可以知道他要干什么，有什么没有干；工作日程安排与属员的工作职责和工作性质及规律是分不开的。
　　工作日志：通过员工的工作日志（日记）我们可以知道下属工作进度与工作结果；工作日志与工作日程往往是联在一起的。
　　工作表报：一是属员的工作结果的反映，二是属员执行工作的证明。
　　工作指令清单：一式两份，下属一份，助手跟踪一份，是布置与落实工作很有效的办法。　　报备与回馈制度：可分为例行（周期性的、定时的）报备与意外报备，让你随时可以掌握工作的进展状况。
　　检查与稽查：百闻不如一见，你检查工作的过程，一是发现问题与解决问题，二是指导工作鼓舞士气，也还可以与工作布置连同在一起进行。
　　定期述职与考评：一是把你对下属前一阶段工作状况的分析与评估（好的与不足的）回馈给下属，并提出改进要求；二是提出下一阶段的期望（布置工作与明确要求及成长期望）；三是倾听属员的想法、期望、要求、建议，并提供相关的必要的协助与支持。
　　管理制度：通过制定劳动纪律、工作规范来控制属员的工作行为。
　　越级指挥与上报：在必要时合理使用，可使属员在心理上产生微妙的变化，但不能滥用。
　　周工作会议：总结本周工作状况，布置下周工作，听取属员意见、想法、要求等。
　　3　管事的方法
　　不同的事情有不同的完成方法，要用到不同的管理工具。但无论任何事情的完成它都有一个通用管理流程，我们统称为5W3H：
　　工作任务（what）：工作内容与工作量及工作要求与目标。
　　做事的目的（why）：这件事情是否有必要（我亲自）去做，或做这件事情的目的意图是什么。
　　组织分工（who）：这件事由谁或哪些人去做，他们分别承担什么工作任务。
　　工作切入点（where）：从哪里开始入手，按什么路径（程序步骤）开展下去，到哪里终止。
　　工作进程（when）：工作程序步骤对应的工作日程与安排（包括所用时间预算）。
　　方法工具（how）：完成工作所需用到的工具及关键环节策划布置（工作方案的核心）。
　　工作资源（how　much）：完成工作需哪些资源与条件，分别需要多少。如：人、财、物、时间、信息、技术等资源，及权力、政策、机制等条件的配合。
　　工作结果（how　do　you　feel）：工作结果预测，及对别人的影响与别人的评价或感受。
　　要注意的是在制定方案之前必须弄清工作目标活动所需达到的指标或结果；政策工作开展的指导思想与行为准则（即可以怎样做，又不可怎样做）；程序确切方式、行事方法及其时间或逻辑顺序与行为规划。
　　在管事的过程中，通常可以通过关注下列问题确保自己不会被架空：其一是自己要抓住主计划及相关信息；其二是发现（或预计到）问题后要深入到业务中去，深入了解工作的实际状况；其三是要很好的利用目标与指令；其四是关注异常处理状况及相关信息；其五是掌握人事动态及其心理状况；其六是注意项目工作开展状况；最后是注意例外事项的管理。这样的话，自己通常是不会架空在部门业务之外的。
　　自检：假如您是一位中上层管理者，请说出您个人执行力管理绝招。
　　第四章：如何提升个人执行力　　　如何提高下属的执行力
　　我们可以从以下几个方面提高下属的执行力。
　　1　明确负责人，并授权他调度一切
　　企业的每项工作都应确定一个具体的负责人，而且要给予该负责人足够的权力，否则任务的指派人和责任人不能够形成统一，在任务的执行过程中就会遇到重重困难。
　　案例
　　A公司在实施某项目中，指定小王作为工作协调人的角色，主要负责将任务提交，而没有权力监督事情的结果。具体工作进度和相关情况由项目组组长每周直接向公司的直接领导汇报。由于项目成员对现场环境缺乏认识，而且又是第一次进入现场项目组，以前在工作中养成的散漫习惯逐渐暴露。在项目进行了两周后，项目出现了严重的延迟现象。由于小王的职责关系，他无法对项目进行整体掌控。由于小王无法忍受客户的投诉，他最后向公司提出建议并汇报了项目的情况。公司针对现场情况，授权由小王管理和协调现场的人员。于是小王用了一周时间将现场工作和开发的注意事项灌输给项目组成员，存在任何疑问必须立即在项目团队内部进行交流，又过了一周，项目的进展情况终于得以扭转。
　　点评：责任和权力是统一的，只有责任，没有权力，是无法完成好任务的。
　　2　将目标分解成每个人的任务
　　要提高下属的执行力，首先管理者要在制订目标计划时注重科学性和可操作性，采取“派单制”和“布置作业”的方法，在下发目标和安排布置工作时向下属交待清楚，避免工作中的盲目性和随意性，从而有效提高执行效果。
　　其次，要建立科学的执行管理机制的观念。对工作目标和工作计划，要采取“切香肠”的方法，将年度目标分解到每月，每月分解到周，每周分解到天，各部门及时对公司目标计划进行层层分解，将目标分解落实到具体人。
　　3　盯紧每件事，关注“回报”
　　在下属完成任务的整个过程中，管理者应督促下属养成自动“回报”的习惯。在这里，“回报”并不是报答，而是“回去报告”的意思。我们常用“汇报”这个词，“汇报”和“回报”是有区别的，汇报是下属对上级的汇总说明。“回报”强调的是双向的、自动的沟通和反馈。通过下属与上级的沟通，上级可以及时全面的了解任务的完成情况，当下属工作出现问题时，上级可以指导下属不断地进行修正。
　　自检：
　　1．作为上司，您觉得自己在听取下属的“回报”方面有那些不足？
　　作为下属，您是否很及时地进行“回报”？
　　4　杜绝下属只报喜不报忧的行为
　　一些下属报喜不报忧、报忧难的问题相当突出。有的人在向上级汇报工作时，讲成绩、讲好的方面浓墨重彩，极力渲染，对问题和缺点则轻描淡写，讳莫如深，层层截留，大事化小，小事化了；有的对报忧的人横加指责，施加压力，甚至打击报复。这种做法，不仅妨碍了上级对真实情况的了解和掌握，容易形成误导，以至造成决策失误，而且贻误了解决问题的时机，使小矛盾变成大矛盾，小错酿成大祸，给企业造成重大损失。同时，也会使其他员工诱发投机心理，助长虚假之风，败坏企业风气。
　　自检：
　　1．分析一下您在工作团队中听到的汇报，听到的喜人事件与担忧事项所占的比率高于80％吗？您认为比率为多少属正常？
　　2．当贵公司的总经理或各级干部，由于决策失误，给公司造成损失，甚至带来灾难时，你们是如何处理的？
　　总的来说，要提高的下属的执行力，可以分四步走。第一，就是明确任务的负责人，并赋予他充分的权力；第二步，把目标分解成具体的任务；第三步，要求部下不断“回报”；第四步，采取措施避免下属只报喜不报忧的行为，倡导下属尽量地检讨疏失、检讨损害、检讨过错，弄清问题的真相。
　　第四章：如何提升个人执行力　　　个人执行力的弊端
　　某民营企业的困惑
　　有家企业发展速度很快，销售额每年以30％的速度蓬勃发展，但是内部运营系统无法跟上销售的脚步：研发、生产、财务、人力资源系统……企业高管焦头烂额，强调执行力，却效果不佳。
　　这家企业是一家民营企业，企业家和职业高管对于事业非常执着，工作得非常辛苦，常常夜里开会到很晚才回来。他们面临发展快速的企业以及无法跟上的运营系统，感到手忙脚乱，甚至焦头烂额。
　　当他们听到执行力的培训的时候，感觉眼光一亮，仿佛找到了应世良方，立刻组织大范围培训，公司内部大力推行执行力。企业家和职业高管常常大谈执行力，要求各种任务布置下去之后，就应该立即执行；他们感觉运营系统的各种不适应症状应该可以立即消除。
　　时间过去了几个月，这家企业依然是各