经理人笔记本-第4节

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　　　　　　“使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为　

单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。　

　　　　　以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，　

运动或文化的星期三，旅行的周末等，已相当一般化了。　

　　　　　所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在　

星期几最好能看书或上课，好不容易才拍下的录像带该在哪一天看……，给　

每一个日子，一个独特的个性。　

　　　　　通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即　

可。　

　　　　　你的一周，是怎样的呢？　

　　　　　□月计划就是模拟安排各课题的时间表　

　　　　　通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。　

　　　　　如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也　

就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话，由于必须尝试一些　

模拟或错误，可以随心所欲多用几张，会比较方便。　

　　　　　所以如何活用月计划用的设计纸，同样也是安排时间表上的诀窍之一。　

　　　　　你只要在这一张月计划设计纸上，用荧光笔将例假日标出，再将并排于　

上部的月份标出，就可以随你的需要，去安排许多不同的月计划。　

　　　　　你也可以依计划来做时间表，或分公与私来安排，这样你就可以打破一　

个月一张时间表的概念，想出一些新的用法。　

　　　　　但月份计划表，绝不能成为行动的计划表。　

　　　　　这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时　

间的预定，每天的行动仍应思考。　

　　　　　请不要忘记，明日时间的情况与充实时间，是完全不同的。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　三、以年计划来掌握宝贵的光阴　



　　　　　　“年度计划指引”的重要性是出人意料的。　

　　　　　一年有53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活　

也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。　

　　　　　这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个　

年度计划及一周或一天就足够了，其他的设计纸没有也无妨。　

　　　　　因此，我们在笔记中，准备了这个年度计划指引。　

　　　　　这个年度计划指引详细地标出了例假日等，使我们能好好掌握住一年的　

时间。　

　　　　　我们可以边注视这个年度计划指引，重组我们对时间的笼统印象。在这　

附近该做这件事，又快到了该做那件事的时候了，在这周休假怎样呢？……　

以这种方式将一年的时间计划，区分出来。　

　　　　　只要去思考一下，就会明白的。结合计划与时间表，能赋予抽象的概念　

一个具体的形式，一个行动性的印象，使时间能更有效地被运用。　

　　　　　请将一年，这一个长而抽象的时间，与今天一天的行动这个具体概念相　

结合。在其中亦可使用月或季，甚至更短的周等时间的单位。　

　　　　　而如何取时间的单位，与如何使各单位连络，就是结合计划与时间表的　

秘诀所在。　

　　　　　我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许　

多个人性的问题。　

　　　　　这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的　

生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”　

或去创造它，就是善用时间的秘诀。　

　　　　　所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。　


…　页面　30…

　　　　　　　　　　　　　　　　四、时间表有两种形式可灵活地加以运用　



　　　　　某一天我的电话铃响了。“几月几日，我有事想与你商谈，你有空吗？”　

　　　　　看自己的时间表。那天有必须做的工作。但那并不是非在几点到几点做　

不行的那种“毫无弹性”的工作时间。　

　　　　　我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工　

作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻　

记到时间表上，事实上也不可能如此做。　

　　　　　相反地，与人见面，或在特定场所　（如摄影或录音等）进行的工作，或　

与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是　

不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。　

　　　　　所以，事实上时间表是有两种形式的。　

　　　　　也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的　

事列出的日计划时间表及周计划时间表。　

　　　　　要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完　

成一些事情。　

　　　　　忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。　

　　　　　掌握是为了使你充分运用时间。　


…　页面　31…

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　五、时间表管理之道　



　　　　　□有效地安排时间　

　　　　　与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就　

可以将日期及时间记入记事本中了。　

　　　　　翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得　

满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没　

有的月份……。　

　　　　　如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程　

表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏　

味呀！　

　　　　　至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”　

两个部分。　

　　　　　□使自己不要太匆忙　

　　　　　所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部　

分。　

　　　　　第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。　

而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在　

　　　　　自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非　

撵鬼似地忙成一团。　

　　　　　虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空　

间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点　

绝对必须考虑。　

　　　　　1。长期、中期、短期的日程表具有互动关系。　

　　　　　2。非做不可的工作要列于表首。　

　　　　　3。结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。　

　　　　　4。由自己所订定的约会，要配合对方的时间。　

　　　　　5。来自对方的约会，也要配合自己的时间。　

　　　　　不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约60　

天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不　

如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。　

有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左　

右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己　

喜欢的旅行吧！　

　　　　　工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什　

么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。　

　　　　　□利用颜色及记号区分　

　　　　　这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。　

　　　　　一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内　

容，就必须有相当的工夫。　

　　　　　1。善用色彩。　

　　　　　2。利用自己设计的记号及代号。　

　　　　　3。定期的重要事项等，记下已知的时间。　

　　　　　4。例行性的事项，不要全盘记录其中。　


…　页面　32…

　　　　　5。要能区别已处理及未处理的事项。　

　　　　　6。尽量选择横向书写方式。　

　　　　　在记录行程表时，利用4色原子笔，公私事件即可一目了然　（公事用蓝　

色、私事用红色。另外2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以　

颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。　

　　　　　此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的　

笔记入，对预定行程的变更可一目了然。　

　　　　　□时间管理的技巧　

　　　　　1。作可同时进行的事。　

　　　　　2。保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。　

　　　　　3。发言需和行动有所关联，而且要简洁。A。避免下列发言：纯为解释、　

重复不变、和行动无关的发B。不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、　

　“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4。不　

要想一个人独立解决问题。A。积极请教专家；B。积极地授权；C。有效活用别　

人的时间。5。不要积聚工作。6。有效利用等待的时间、零碎时间。　

　　　　　□以速度管理时间　1。集中全力于工作之中。2。除非时机不好，否则便　

当场决定并付诸行动。3。勿囤积工作（未处理之文件）。4。不要漫无计划，　

事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5。主动打电话联络。□以核心　

思考管理时间1。在短时间内掌握核心及骨架。2。尽早以当事人的姿态融入核　

心。　

　　　　　3。明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的　

地方。　

　　　　　4。加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情　

报。　

　　　　　5。情况虽混乱，也不要中断。　

　　　　　6。提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。　

　　　　　7。当场转换思绪，集中精神。　

　　　　　□确定时间表　

　　　　　·一天的时间表　

　　　　　日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记　

在一页或两页之中。　

　　　　　但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常　

常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用　

处　（例如：旅游等）。　

　　　　　然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是　

公司保存业务报表的一种。　

　　　　　大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦　

即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。　

　　　　　我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日　

应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分　

述如下：　

　　　　　1。预订事项记录于周志日程表。　

　　　　　2。本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。　

　　　　　3。应完成事项记载于别表。　


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　　　　　日志一天需要一张纸，一个月就要3O张。但是以我们的方法，则只要5～　

6张即可。　

　　　　　但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能　

会有困难，因此这是它最大的缺点所在。　

　　　　　·作记录有趣的一面　

　　　　　前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。　

现在，就让我们再深入地谈一谈。　

　　　　　在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才　

记录的。　

　　　　　而且，一天过去了，事情也结束了……而摘要记录栏内却还记着当天的　

事情。　

　　　　　经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易　

就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后　

参考之用，实在具有相当大的价值。　

　　　　　不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的　

新工人培训、冬天时间的防霜害准备……等等。这时候，因为有了往年的记　

录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。　

　　　　　这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。　

　　　　　日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作　

为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别