经理人笔记本-第12节
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有时车上太拥挤，就无法在车上拿出颇占空间的记事本。为此，我就会
定期补充小纸片 （名片或回条等）以供使用。若连这一点都做不到，那就等
下车后再写亦无妨。
2、咖啡店中的备忘录
炎炎夏日，在外头跑了一圈。到有冷气的咖啡店喝一杯冷饮，那可真是
种享受。
坐下来后，可开始整理当天营业成果、打电话给下一个访问对象，或是
恢复体力。因此虽然是在咖啡店里，然而可作的事依旧很多。
还有一点，当心情放松的时候，常会涌现各种意想不到的构想，这时所
写的备忘录就相当具有意义了。
而手头的周刊和报纸上，也可能刊载了珍贵的消息。别吝惜去抄下来的
力气，要把它视为人间至宝般地记下来。重要的是，别太吝啬花费“写”的
力气。
3。一次成像备忘录
这是利用相机来作备忘录。
旅游时，你对名胜古迹的简介，是否看过就丢了呢？每一张相片若能附
加说明，不仅可留下纪念，对相簿的整理也颇有助益。
相信有很多人都有旅行回来后，底片尚未拍完的经验。这时候，若拿来
拍下所搭乘交通工具的时刻表，将会有意想不到的便利。
备忘录并不是什么内容都得用“写”的，也有人带着袖珍型相机以代替
备忘录。而且最近甚至有新上市的携带型影印机，使用上非常方便。这些虽
然都已脱离了记事本这个主题，但有机会的话仍值得一试。
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4。 Tv、报纸的备忘录
电视、收音机、报章、杂志……。
我们身旁的大众传播媒体实在不少。
若只是眼睁睁看着它们从眼前溜走，而不加利用的话实在可惜。因为不
管怎么说，大众传播媒体都是资讯的宝库。
随时都能立刻记下备忘！
前面叙述过，上班途中我常听收音机，而且利用机会以红笔在记事本的
记录栏中写下所听得的资讯。有时听不清楚，就会打电话到电台询问，他们
大多也会亲切地为我说明。例如欲订购电台所推荐的书时，就可以请教对方
书名、作者、出版社等资料。
取自报章杂志的资料别忘了在上面写上日期、出处，因为日后很可能有
需要取用。
5。记录公司的编制图
公司其实是一个相当奇特的场所。根据我个人直接、间接的经验，公司
的好坏都受到某种力量（未必是业绩）的支配。
因此，我常在自己所能掌握的范围内，制作出公司的编制图与人际关系
图（可能的话，可视为社会心理学中所说的交友图式）。随着自己的异动和
晋升，了解整个组织和人际关系的变化。
因为晋升时，编制图就变动得越大。有了异动，人际关系就会改变，藉
此对自己的地位就能一目了然。当然将自己周遭的情报和商品的流程写下，
也有同样的功效。
□其他备忘录
用来整理头绪的备忘录有很多种类型，而其中最为人所熟知的方法就是
KJ法和卡片方式。在此就概略地为各位介绍几种常用的方式。
1。藉KJ法重新审视事物
KJ法这个名称是由国外提出，KJ则为其姓氏之缩写。
首先是在小纸片上，以一张一句的方式写下构想和所注意到的事项。日
后，再将它们加以组合排列整齐成一系统的方法。
人类的思考毕竟是呈直线式的，因此很容易流于录音带式的单程前进构
想。 KJ法就是将经由这种思考方式所产生的东西，再度将之打散，所以具
备可以从不同的观点重新审视的优点。
2。把卡片式备忘录携带在身上
市面上所销售的卡片型式很多，下面就选几种具有代表性的加以说明。
（名片式卡片）
这种卡片虽然记载量较少，但是却具备了携带方便的优点。我都是定期
地放进口袋几张，随时携在身上。
备忘录具有“无论何时何地都存在”的要件。名片式卡片在这方面就具
有备忘用纸的条件，而且也可以直接利用名片簿来整理，在整理上十分方便。
其次是当空白名片式卡片用完时，则可以名片来代替。一张名片与一份
情报 （一件备忘事项）比较起来，何者的价值较高，其结果是显而易见的，
所以不必太吝惜。
（5×3型卡片）
这种型的色彩和版面设计都较丰富，也是最普及的卡片之一。
我多用它来作为与制式每日行程表之间的联系。有一段时间，我常在记
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事本里夹上几张，携带在身旁。但是现在因有感于带两种卡片实在太浪费了，
所以只留下一张。
（B6型卡片）
这种卡片也有各种不同的种类，很多公司都有发售。我以前在写硕士论
文时，就常用B6型卡片整理文献。由于它可借着颜色的区分，使查阅上较方
便，而且纸张的质感和记载量也都相当不错。
此外，这种B6型卡片也有活页纸式的产品。但若用于使用量较少的情况
中的话，则较便于调查结果的统计。
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《滴水不漏——经理人记事本活用本》记事本＋秘书＋妻子让记事本担
任贴心的秘书工作
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一、选择一个“你喜欢的贴心秘书”
在家庭中最好有个好娇妻，在公司最好是有个工作好伙伴，在这种情况
之下，当然也就可以毫无顾虑地投身于工作之中了。
然而可惜的是，事实并非常能如人所愿。在公司里不但常常碰到许多棘
手的公务，家庭里也常会出现一些家庭问题，而这也是一般商界人士所度过
的生活。
因此，不妨把记事本视为妻子或秘书吧！但是要使记事本具有此番的功
能，就必须下一番相当的功夫。因为，记事本也是一个功能组合，可以使你
的生命力为之旺盛起来。要让记事本当成自己真心喜爱的一部分，才会对它
们多投入一点心力。
到此为止，我们都只是做一些简单的说明，现在不妨来看一些较实际的
问题。
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二、“本”不离身
我有个好朋友喜欢水上滑艇的活动。他在出海的时候，甚至会在记事本
外套上一个塑胶套，甚至于去洗澡或上厕所时也都会带在身上。
他的理由是：“有些好构想常会突然地闪现，如果在主意突然涌现的当
儿，没有记事本记下的话，一定立刻就忘记了。不单只是忘了，事后还会后
悔个半死，为了预防这一类的事发生，只好随身携带着记事本了。”
我想每个人都有过这样的经验，当我们紧张、焦虑不堪时，若是不断地
钻牛角尖，倒不如先放松自己的情绪，反而更能想出解决事情的方法。当不
找东西时，想找的东西反而会出现就是同样的道理。
没有任何情况，比我们在急欲想出一件忘记的事时，会有造成更糟的精
神状态。而我那位朋友就是想在即将忘记的当口，把事情先记下来，以免有
上述的状况发生。
将记事本寸步不离地带在身边的最大优点，就是在你需要什么东西的时
候就能立刻找出来。它还有第二个优点，可以说是和第一点互为表里的连锁
反应，当我们看到了记事本中所记录的事项，也会给我们的脑子一种新的刺
激。除此之外，为了确认行程等，随身携带记事本也可带来极大的便利。
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三、一日之计在于晨
要使记事本成为自己的良伴，除了要随身携带之外，更要早晚检视一下
所记载的内容。而这又与白天时间的有效运用有着密切的关连，所以就让我
们先来看看早上的使用方法：大清早，只要翻开记事本，就可以一目了然这
一天应办理的重要事项（日程及今日工作要项）。
如此一来，就可以立刻出发到公司，收集整理并检查一下当日会议及营
业活动的必要资料，这样也可避免发生忘了带资料往赴会议的情形。而在营
业过程当中，也不会发生因忘记东西而无法办事的现象。打电话给客户的最
佳时间也不是早上，特别是与业务员联系，一定要在九点半以前。十点钟一
过，要找到他们就不太容易了。
还有一点，就是可以妥善控制自己的时间。在家里从容的看报时间、早
上在报公室喝咖啡的时间，诸如此类等，一整天的行程安排，我都可以以一
种从容悠哉的态度来面对一整天繁忙的工作。
我有一个小孩，由于孩子通勤上学并不住校。所以自己可运用的时间只
有深夜至清晨的这段时间。晚上几乎都耗在孩子的身上，而早上6点钟以前，
又要带着孩子一起出门。照此情形看来，属于自己的时间当然就只有深夜至
清晨的这段时光了。
因此，我也往往利用夜深人静的时候，对我第二天所要做的事情先做一
番考虑。并采取因应的方法。例如：我需要写一份报告，大约需要3个小时，
那么翌日我就会在清晨3点的时候起床。因为小孩要我和他一起睡觉，所以
我大约10点左右就上床，早上3点左右起床也就一点不为苦了。
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四、夜晚时光
夜晚时间的使用方法，会因为一个人睡眠时间的不同而有所差异。
为了要利用早晨的时光，我们要先估算起床的时间。可是，先决条件是
要有充分地睡眠，所以还得先算出就寝的时间。而下班回家之后到睡觉之前
的这段时间，就是我们所要考虑的夜晚时光。在我来说，“夜晚时光”是为
明天做计划的时间。
为了明天，大致有下列三项工作必须处理。
1。先将当日的一切做个简单的感性记录。
2。预定一些公与私的事项，将必要之事项记入记事本中。
3。为了明日的活动，今天要有充分的休息。
当然，每天的日子并不是一成不变的，有时候千头万绪而难以解决的事
情也不少。
在遇上困难的时候，千万不要勉强自己，不妨将它留到明天继续努力，
要知道凡事太过勉强反而会产生反效果。我也会为自己安排进修的时间；例
如参加演讲及座谈会，参加一些不直接与业务员接触的活动，这对自己的工
作也会有所助益。
与不同生活范围的人谈谈话，也是一种学习吧！
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《滴水不漏——经理人记事本活用本》记事本＋办公设施＝最佳搭配
在前一节中，已经谈过记事本是由数项要素所组合而成的。将这些要素
串连在一起制成记事本时，我们就可以称他为“记事本制度”了。
要使记事本发挥到最大的功效，首先就要使记事本能制度化。但是若再
能活用记事本，其效果更是元以言喻。因为当记事本与办公室中各种现代化
设备一并使用的话，将可构成一个惊人的网路。
在此我们以OA器材（事务机）及个人电脑，其与记事本有关的部分做说
明。
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一、配合复印机
复印机大致可区分为三种类型，一是公务用的个人复印机，及被称为影
印尖兵的袖珍型复印机，还有一种则被称为转印机（快速印刷机）。
复印的方便之处，对爱用制式记事本的人而言，应该是最清楚不过的了。
它可以将所需要的资料复印下来，再打个孔放入自己的记事本中，而成为自
己的资料集。
当然，这种方便并不是只有使用制式记事本的人才可享受，使用其他记
事本的人，也可以复印后贴入记事本之中。记录栏中不需要的部分，亦可用
来当做剪贴处。
如果以资讯的整理之整体情形来看，第一步是妥善统一版面的大小规
格。与其从报纸或杂志切割下来，倒不如去复印来得方便。尤其是该项资料
是两面都需要的时候，利用复印的话更没有后顾之忧了。
