建筑工程文件组卷要求-第1节

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2008…01…25　
　
（一）立卷原则和方法
　　　　1、组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案保管和利用。
　　　　2、组卷前要详细查检工程文件是否按工程文件归档范围收集齐全、完整。
　　　　3、达不到质量要求的文字材料和图纸一律重做。
　　　　4、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
　　　　5、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
（1）工程准备阶段文件可按建设程序、专业，形成单位等组卷。可分成七大类，即
　　　　①工程立项文件
　　　　②征地（建设用地、征地、拆迁）文件
　　　　③规划设计（勘察、测绘、设计）文件
　　　　④招投标文件
　　　　⑤开工审批文件
　　　　⑥财务文件
　　　　⑦建设、施工监理机构及负责人
（2）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。一般按阶段分为三大项：
　　　　一为工程准备阶段文件（监理规划、实施细则等）
　　　　二为施工过程文件（监理月报、例会会议纪要、监理通知、监理日记等）
　　　　三为总结文件（专题总结、工程竣工总结、质量评价报告等）
（3）施工文件按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷，对于专业程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部工程分别单独组卷。而如何具体划分立卷更好，应结合实际工程制定施工文件组卷的具体方案。
（4）竣工图可按单位工程、专业等组卷。一般分成两部分，一是综合竣工图部分，二是专业竣工图部分，专业竣工图又按建筑、结构、给排水、电气、智能化等顺序排列。
（5）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。一般分三部分：第一部分为竣工验收时的记录文件，包括工程竣工验收时的竣工验收报告、证明书和工程质量竣工验收记录等；第二部分是竣工验收备案材料，包括竣工验收备案表及各种验收文件、专题验收认可文件等；第三部分为有关财务文件，有竣工程交付使用财产清单、工程决算等材料。
6、依据工程文件数量多少组成一卷或多卷。
（二）立卷要求
　　　　1、案卷不宜过厚，文字案卷不超过20mm，图纸案卷不超过30mm。
　　　　2、案卷不应有重份文件；不同载体的文件（如照片、声像材料等）、不同形式的工程档案（如缩微品、电子档案等）一般应按国家和地方有关规范、标准分别组卷。
　　　　3、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
　　　　4、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
　　　　5、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
　　　　6、组成工程档案的案卷，其卷内构成排列顺序为：内封面、目录、文字（图纸）材料、备考表。
　
（三）案卷编目
　　　　1、卷内文件页号的编制
卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编写页号，页号从“1”开始，直到文件材料的最后一页。单独书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。案卷封面、卷内目录，卷内备考表不编写页号。编写页号使用号码机，使用的油墨应符合档案要求。
　　　　2、卷内目录的编制
卷内目录应采用的国家标准《建设工程文件归档整理规范》（G/T50328…2001）推荐的格式，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注。
　　　　（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。
　　　　（2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
　　　　（3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
　　　　（4）文件题名：填写工程文件标题的全称。
　　　　（5）日期：填写文件形成的日期，应填写年、月、日。文件形成日期可能为某日或某一个阶段，竣工图填写竣工图章（标）上的日期。
　　　　（6）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
　　　　（7）备注：填写本份文件须说明的问题。
3、卷内备考表的编制
　　　　卷内备考表应采用的国家标准《建设工程文件归档整理规范》（G/T50328…2001）推荐的格式，主要包括卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），立卷单位对案卷情况的说明，以及立卷人、审核人和时间。填写页（张）数规定使用阿拉伯数字，说明主要对卷内文件复印情况，页码错误情况，文件的更换情况，主要文件缺少情况等说明，没有需要说明的事项可不必须填写说明。
4、案卷封面的编制
　　　　案卷封面应采用的国家标准《建设工程文件归档整理规范》（G/T50328…2001）推荐的格式，内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
　　　　（1）档号、档案馆代号由档案馆填写。
　　　　（2）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位名称、单位工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
　　　　（3）编制单位应填写案卷卷内文件的形成单位或主要责任者。对于工程档案来讲，工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位，勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。
　　　　（4）编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。编制日期书写采用阿拉伯数字。
　　　　（5）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
　　　　（6）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328…2001）附录A。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
　　　　（7）共几卷、第几卷为组成单位工程档案案卷的总数及案卷排列序的编号。工程档案总卷数和顺序编号均应当用阿拉伯数字填写。
5、案卷内封面、卷内目录、卷内备考表应采用70G以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
　
（四）案卷装订和装具
　　　　1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料卷必须装订。既有文字材料；又有图纸的案卷应装订。图纸卷一般不装订。
　　　　2、装订应采用线绳三孔左侧装订法。具体做法是装订线距左侧20mm，上、下两孔距中孔80mm，线绳的结打在背面。
　　　　3、案卷内不能有金属物和塑料制品，因此在案卷装订前必须剔除金属物和塑料制品，装订用的物品也不得使用金属和塑料制品。
　　　　4、凡立卷的工程文件（包括文件材料和图纸）小于A4幅面的，一律采用A4幅面的白纸衬托，衬托一般采用5点衬托法，即四角和非装订面的中点。
　　　　5、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609。3…89）统一折叠成A4幅面（279mm×210mm），成手风琴风箱式，图标栏露在外面。
　　　　6、案卷装具一般采用卷盒和卷夹两种形式。立卷后的档案存放在装具内。本馆一般选用无酸纸制作成的卷盒，厚度为20mm、30mm。